Обязательные реквизиты первичных документов, Учетная политика организации в части документального оформления хозяйственных ситуаций и внутренней бухгалтерской отчетности

Обязательными реквизитами первичного документооборота являются:

• 1. наименование документа;
• 2. дата составления документа;
• 3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4. содержание факта хозяйственной жизни;
• 5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты остались практически теми же, но ранее можно было указывать одно из единиц измерений — либо натуральное, либо денежное.

Теперь в обязательном порядке нужно указывать ещё и инициалы (кроме фамилий) должностных лиц.

Также необходимо указывать лицо, ответственного за правильность оформления документа.

Хотя в законе 402-ФЗ не сказано об указании иных реквизитов экономического субъекта в первичном документе, вроде ИНН, ОГРН, адреса и банковских данных, то на наш взгяд, их стоит привести для более полной идентификации экономического субъекта (предпринимателя).

Юридической основой хозяйственной ситуации является документ, который может быть составлен в одно-, двухили многостороннем порядке. Документ является основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Документы закрепляют гражданские правоотношения, возникающие в гражданском обороте. В рамах гражданского оборота между его участниками заключаются сделки, представляющие собой выражение их согласованной воли и именуемые договорами. Договоры могут быть публичными и негласными, носить возмездный или безвозмездный характер. Форма конкретного договора устанавливается законом, а при отсутствии такового определяется соглашением сторон. Условно договор состоит из преамбулы, предмета договора, дополнительных условий договора и прочих условий договора. При составлении договора руководитель, юрист и бухгалтер взаимодействуют, применяя методы налогового планирования и оценки рисков неисполнения обязательств для того, чтобы сделка была выполнена в срок и принесла желаемый финансовый результат.

Договоры принимаются к бухгалтерскому учету как документы, оправдывающие отражение операции в учете. Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня:

Первичные учетные документы — документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет; они фиксируют факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета — предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность — представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

По составу документы подразделяются на входящие, исходящие и внутренние.

Входящие документы — это документы, поступившие в организацию.

Исходящие документы — это официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам (официальным документ является, если создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке).

Внутренние документы — это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Данная классификация позволяет оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности организации (рассчитав соотношение единиц входящей и внутренней информации), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы можно разделить на:

Распорядительные. Это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Исполнительные. Это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции (например, приходные ордера, акт приемки-выбытия основных средств и т. п.). Такие документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления (например, начальник цеха, заведующий складом и т. п.).

Комбинированные. Это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными (например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц и т. п.).

Документы бухгалтерского оформления. Это документы, которые составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов либо при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов (например, расчеты резервов, справки, ведомости распределения и т. п.).

Бухгалтерские документы можно разделить на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периоды в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Эти документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации. Примерами таких документов могут служить лимитные карты на отпуск материалов, месячные наряды на работу и т. п.

Бухгалтерские документы также делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (например, счет-фактура на поступившие в организацию материалы или на отгруженную покупателю продукцию).

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных сводные документы отличаются тем, что последние составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительные документы — это первичные, составляемые постепенно. Примером сводных документов могут служить расчетно-платежные ведомости, учетные регистры, а также бухгалтерская отчетность как конечный сводный документ.

Остановимся более подробно на первичных документах.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, который обрабатывается с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне, и составляется на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами. Если организация подчиняется данному отраслевому министерству или ведомству, то она обязана использовать утвержденную им форму первичного документа. Если же не подчиняется, то может использовать эту форму в случае ее соответствия своим потребностям. В остальных случаях организация должна сама разработать форму первичного документа, причем так, чтобы он в достаточной степени отражал хозяйственную деятельность организации, полностью обеспечивал необходимой учетной информацией и соответствовал требованиям ст. 9 Федерального Закона РФ от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Так, не предусмотренные в Альбоме унифицированных форм документы должны содержать следующие реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.