Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на основании первичных учетных документов, подразделяющиеся на три группы, и подтверждающие:

• — факт выдачи целевого аванса;
• — факт совершения сделок;
• — использование целевого аванса.

Далее классификацию расчетов с подотчетными лицами целевому признаку следует разделить на наличные (аванс выдан из кассы организации) и безналичные (аванс получен путем списания денежных средств со специального карточного счета).

К первичным документам, подтверждающим факт выдачи целевого аванса относятся: в случае наличных расчетов — расходный кассовый ордер (форма № КО-2), а случае безналичных расчетов — документы на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет [Текст]: учебное пособие, — М.: ЮрайтИздат, 2011. — 955 с., 524 с.

К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (независимо от формы расчетов) относятся:

• — в случае совершения сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета фактуры, чеки ККТ;
• — в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры и чеки контрольно-кассовой техники;
• — в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы подотчетного лица (оплату найма жилого помещения и билеты на проезд), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществление командировочных и представительских расходов, — еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

После использования денежных средств, выданных в подотчет или по возвращении из командировки, или после проведения представительского мероприятия (но не позже срока выдачи подотчетных сумм), сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1) со всеми необходимыми оправдательными документами и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства. Если подотчетное лицо пользовалось корпоративной картой — то она сдается в бухгалтерию.

Авансовый отчет — это унифицированная форма первичной учетной документации, едина для всех целевых авансов, применяется юридическими лицами всех форм собственности.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, на лицевой стороне — информация о сотруднике и о полученных и израсходованных суммах, которые отражены в таблице находящейся на обратной стороне, где записывается перечень документов подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Затем авансовый отчет подписывается лицом, и вместе с приложенными документами сдается в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет утверждается руководителем (или уполномоченным лицом) и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета формируются бухгалтерские проводки, и производится списание подотчетных сумм в установленном порядке Бабаев Ю. А. Бухгалтерский финансовый учет [Текст]: учебник для вузов, — М.: Вузовский учебник, 2009. — 650 с., 345 с.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, используется основной, расчетный, активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он может иметь развернутое сальдо, при этом дебетовое сальдо, отражает сумму задолженности за одним подотчетным лицом, а кредитовое — показывает долг организации другому подотчетному лицу.

По дебетовой стороне счета записи отражаются на основании первичных документов (расходный кассовый ордер, слипы и квитанции банковской карты, накладная на получение материалов и др.). Приведенные бухгалтерские проводки по увеличению дебиторской задолженности за подотчетными лицами представленные в таблице 1.1 Керимов В. Э. Бухгалтерский учет: учебник / В. Э. Керимов; 5-е изд. изм. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2012. 776 с., 436 с.

Таблица 1.1 Отражение увеличения дебиторской задолженности по расчетам за подотчетными лицами на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

По кредитовой стороне счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются все виды списания задолженности с подотчетных лиц, независимо от способа оплаты административно-хозяйственных, служебных и представительских расходов. Основанием для записи является утвержденный руководителем авансовый отчет с приложенными документами. Бухгалтерские записи, отражающие списание долга с подотчетного лица представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Списание задолженности по расчетам с подотчетных лиц по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Детализация учетной информации по расчетам с подотчетными лицами обеспечивается организацией аналитического учета по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе сотрудников организации, кому выдаются деньги в подотчет, и по каждой авансовой выдаче в разрезе месяца Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учебное пособие / - М.: ИНФРП-М, 2009. — 592 с., 375 с. .