Теоретические основы бухгалтерского учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

Правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетное лицо — это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации под отчет на административно-хозяйственные, представительские и командировочные расходыКондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник, — М.: Проспект, 2011. — 504 с., 219 с.

Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель организации, согласно п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Для этого руководитель издает приказ, в котором ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет.

Подотчетные суммы можно выдавать сотруднику двумя способами: наличными деньгами из кассы и при помощи банковской карты.

Первый способ выдачи денег в подотчет предусмотрен пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в РФ (№ 40 от 20.02.1996 г.), при котором суммы можно получить:

— с текущего банковского счета и выдать из кассы организации (указания ЦБ РФ от 20.06.2008 г. № 1843-У пункт 2);

— за счет выручки поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), за исключением платежей в пользу третьих лиц.

Второй способ — выдача сотруднику для выполнения служебного задания корпоративной банковской карты, которая используется для оплаты командировочных и представительских расходов, а так же других подотчетных операций (пункт 2.5 положения ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П). Однако передача карты сотруднику — это еще не выдача подотчетных сумм. Моментом выдачи денежного аванса является, когда сотрудник воспользуется картой (снимет и неё деньги или оплатит расходы) и деньги спишутся со специального карточного счета организации.

При выдаче денег под отчет необходимо соблюдение двух требований. Во-первых, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги. Во-вторых, сотрудник не может передавать полученные под отчет деньги другому подотчетному лицу Порядок ведения кассовых операций в РФ (пункт 11) № 40 [от 20.02.1996 г]: офиц. текст в ред. последних изменений // Гарант [Электронный ресурс]: СПС. — Электрон. дан. и прогр. — М., 2011.

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления подотчетного лица, в котором сотрудник указывает (пункт 213 Инструкция к единому плану счетов № 157н): назначение аванса, расчет (обоснование размера аванса) и срок на который выдается аванс.

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс, Сумму аванса следует рассчитывать с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат. Она должна покрывать затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием. Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

Организация возмещает сотруднику: расходы на проезд до места командировки и обратно, а так же по проезду из одного населенного пункта в другой (если командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов (пункты 11, 12 и 22 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749) входит:

• — стоимость проездного билета транспортом общего пользования;
• — стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
• — расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
• — взносы на обязательное страхование пассажиров на транспорте.
• — стоимость проезда до места отправления в командировку, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Кроме того, при направлении сотрудника в загранкомандировку ему дополнительно возмещается: оформление загранпаспорта, обязательной медицинской страховки, уплату обязательных консульских и аэродромных сборов и других обязательных платежей и сборов Постановление Правительства РФ. Об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 [от 13.10.2008 г.] (п.23): офиц. текст в ред. последних изменений // Гарант [Электронный ресурс]: СПС. — Электрон. дан. и прогр. — М., 2011.

Если сотрудником не представлен документ на проезд, то руководитель организации может принять одно из двух решений: либо не возмещать расходы, либо возместить в определенной сумме не основании заявления, составленного в произвольной форме с указанием: даты проезда, вида транспортного средства, стоимости билета и причины утраты документа.

Порядок возмещения расходов на наем жилья и суточных во время командировки организация определяет самостоятельно внутренними документами (приказом, коллективным договором и т. п.), что определено ТК РФ (ст. 168) и положением № 749 (п. 11, 13, 14,21).

Расходы по найму жилья возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте назначения, включая 50% расходов по бронированию места в гостинице, на основании подтверждения документами:

• — бланками строгой отчетности, соответствующие требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.;
• — счетами-фактурами (постановление Правит. РФ № 914 от 02.12.2000г);
• — квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовыми чеками и т.т.д.

Если сотрудник во время командировки проживал в арендованном организацией жилье, то расходы по найму жилья не возмещаются.

Суточные возмещаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Суточные не облагаются НДФЛ (п. 3 ст.217 НК РФ) в пределах:

• — 700 руб. в день — при командировке по России;
• — 2500 руб. в день — при загранкомандировке.

Иногда сотрудник направляется в командировку по России, откуда он может возвратиться к постоянному месту, то суточные ему не положены. При зарубежных командировках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из Росси и вернулся обратно в один и тот же день. Размер их должен составлять 50% от норм суточных, определенных локальными нормативными актами организации.

Кроме того, сотруднику в командировке возмещаются представительские расходы, междугородние переговоры, приобретение справочной литературы для производственных целей и др., которые должны быть документально подтверждены.

Сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, организация возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

Срок пребывания сотрудника в командировке фиксируется в служебном задании (форма № Т-10а), приказе о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), которые выдаются командированному лицу с приложением командировочного удостоверения (форма № Т-10) при регистрации в «Журнале учета работников, выбывших в служебные командировки из командирующей организации».

Максимальные сроки командировок предусмотрены Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Согласно этого документа срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, срок не должен превышать одного года Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке// Система Главбух [Электронный ресурс]: БСС. — Электрон. дан и прогр. — М., 2011.

Представительские расходы — это расходы (п. 2 ст.264 НК РФ) на проведение деловых встреч, приемов, презентаций и т. п., состоящие из официального приема и обслуживания, транспортного обеспечения, услуг переводчика во время проведения мероприятия. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Для подтверждения экономической обоснованности представительских расходов необходимо иметь Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов // Система Главбух [Электронный ресурс]: БСС. — Электрон. дан и прогр. — М., 2011.:

• — смету (перечень расходов) на проведения мероприятия, утвержденную руководителем;
• — приказ руководителя на расходы для представительских целей;
• — отчета о проведении мероприятия, в ходе которого были произведены представительские расходы с указанием: цели и результата мероприятия, дата и время проведения, состав участников и сумма затрат;
• — акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации.

Кроме того, все расходы должны быть подтверждены первичными документами, согласно требований изложенных в письмах Минфина России от 01.11.2010 г. № 03−03−06/1/675 и от 22.03.2010 г. № 03−03−06/4/26. Норма представительских расходов, включаемых в прочие доходы и расходы в 2011 составила 4% от расходов организации на оплату труда сотрудников за отчетный период, эта норма сохранилась и в 2012 году (п. 2, ст. 264 НК РФ).

За счет подотчетных сумм сотрудники (водители) предприятия на АЗС приобретают ГСМ за наличный расчет, которые в бухгалтерском учете отражаются по фактической себестоимости и включаются в состав либо материальных расходов, либо прочих (п. 1, ст. 264 НК РФ).

За счет подотчетных сумм сотрудник может приобретать имущество (основные средства) материалы, товары, работы или услуги, факт поступления которых должен подтверждаться первичным учетным документом, в котором выделяется сумма НДС и прикладывается счет-фактура. учет бухгалтерский расчет дебиторский.

В зависимости от выполнения условий принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, «входной НДС» можно:

• — поставить к вычету;
• — включить в стоимость приобретенных товаров, материалов и т. д.;
• -списать за счет собственных средств организации.

НДС ставиться к вычету только при соблюдении следующих условий.

• — налог предъявлен поставщиками (п. 2 ст.171, п. 1 ст.172 НК РФ);
• — товары, материалы (работы, услуги) приняты на учет;
• — на купленные (товары, материалы, работы, услуги) есть счет-фактура.

Подотчетные лица при использовании наличных денежных средств должны соблюдать лимит расчетов в сумме 100 000 руб., установленный банком России (Положение ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У). Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей. При расчетах посредством корпоративной банковской карты, этот лимит не применяется Независимо от целей получения денег из кассы предприятия под отчет или на получение перерасхода подотчетных сумм, выписывается расходный кассовый ордер (форма № КО-2), содержащий все необходимые реквизиты для передачи сумм в подотчет (Постан. Госкомстата №.88 от 18.08.1998 г.) Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо/ Система Главбух [Электронный ресурс]: БСС. — Электрон. дан и прогр. — М., 2011.

Для целей налогообложения операции по передаче денег в подотчет рассматриваются как выдача аванса. До того момента пока не будут получены товары (работы, услуги и т. п.) расходов у организации не возникает, и подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14, ст. 270, п. 3 ст.273, п. 2 ст.346.17 НК РФ) не влияют на расчет ЕНВД (п. 1ст.346.29 НК РФ). На суммы, выданные в подотчет не начисляются взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы (услуги), с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч.1 ст. 1, ч.1 ст. 7, закон № 212-Фз от 24.09.2009 г.). На суммы, выданные в подотчет не начисляются взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.) Как выдать деньги под отчет / Система Главбух [Электронный ресурс]: БСС. — Электрон. дан и прогр. — М., 2011.

НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается, так как деньги, выданные под отчет не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника. Только при отсутствии первичных документов в авансовом отчете и не возврате не использованных сумм, они подлежат обложению НДФЛ по ставке 13%.

Рис. 1.1. Направления использования подотчетных сумм