Документальное оформление поступления товаров

Порядок приемки товаров и документальное оформление зависят:

от места приемки;

характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Поступление товарно-материальных ценностей оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями и содержать обязательные реквизиты: наименование документа, код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц (ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления), личные подписи и их расшифровки. В необходимых случаях в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Движение товара от поставщика к получателю груза оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В случае поступления в организацию товаров без товаросопроводительных документов поставщика или их частичного отсутствия (неотфактурованной поставки) приемка товаров не приостанавливается. В этом случае составляется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ- 4), а на стоимость полученной тары —"Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика"(форма № ТОРГ- 5).Поступившие товары и тара принимаются на ответственное хранение. Акты в двух экземплярах составляет приемная комиссия (в составе, установленном приказом по организации, с обязательным участием материально ответственного лица).

Первые экземпляры актов передаются в бухгалтерию.

Вторые — остаются у материально ответственного лица.

При отгрузке товаров со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является «Товарная накладная"(форма № ТОРГ- 12), которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации. Товарная накладная № ТОРГ-12 отличается от товарно-транспортной накладной тем, что в ней отсутствует транспортный раздел. В товарной накладной указываются номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без учета НДС. Товарная накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя.

Количество экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т. д.

Товарная накладная при получении товара на складе поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

Если товары материально ответственное лицо получает вне склада покупателя, то необходимым документом является «Доверенность» по форме № М- 2, подтверждающая право материально ответственного лица на получение товара. Форма доверенности установлена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (в ред. постановления Госкомстата РФ от 21 января 2003 г.

Доверенности на получение товара выдаются только сотрудникам организации-получателя. Выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не допускается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и заверяется печатью организации. Если товар получает представитель организации-покупателя по доверенности (с печатью), то печать организации-покупателя на товарной накладной не ставится. При доставке товаров автомобильным транспортом оформляется «Товарно-транспортная накладная» (ТТН).ТТН состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к ТТН могут прилагаться другие документы, следующие с грузом. Так как Госкомстатом России (в настоящее время Федеральная служба государственной статистики) форма товарно-транспортной накладной не утверждена в качестве унифицированной, каждая организация должна утвердить ее своим распорядительным документом. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает «Железнодорожная накладная», к которой могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Счет-фактура для торгового предприятия выступает основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Для оплаты поступающих товаров оформляется Счет (не путать со счетом-фактурой для НДС). Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе, удостоверяющего количество или качество поступивших товаров. Если при приемке товаров по количеству и качеству нет расхождений между документами поставщика и фактическими данными приемной комиссии, то оформляется «Акт о приемке товаров» по форме № ТОРГ-1. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке товаров прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте. Акт по форме № ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Один экземпляр акта остается у покупателя, а другой передается поставщику. В акте записываются реквизиты поставщика, изготовителя и получателя товара, номер и дата акта, место приемки, реквизиты договора, вид транспортного средства, доставившего товар, данные о сертификате соответствия на закупаемый товар (номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия) и другие сведения.

На последней странице акта члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя. В акте выделено место для записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации и другие лица, предусмотренные в условиях договора. В случаях, когда при приемке товарно-материальных ценностей установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика, приемной комиссией оформляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ- 2) в двух экземплярах (один — для учета движения материальных ценностей, другой — для направления претензионного письма поставщику).

Если при приемке импортных товаров установлено их ненадлежащее качество, некомплектность и недостача, составляется «Акт об установлении расхождений в количестве при приемке импортных товаров"(форма № ТОРГ- 3).Товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем в конце акта делается отметка:

«По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Количество экземпляров составляемых актов и комплектность документов обосновываются реальной ситуацией. Обычно акт по форме № ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, а акт по форме № ТОРГ-3 на импортные товары — в пяти экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендовано вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке). Во всех случаях, когда при приемке груза от органов транспорта устанавливается повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, а также во всех иных случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, получатель обязан потребовать от органа транспорта составления «Коммерческого акта"(отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта — при доставке груза автомобильным транспортом), порядок составления которого закреплен в соответствующих уставах органов транспорта, Правилах перевозок грузов в прямом смешанном сообщении, Правилах составления актов. К товарным потерям относится также завес тары (разница между фактическим весом тары из-под товара и ее массой по трафарету). Все товары, по которым может быть произведен завес тары, регистрируются в «Журнале регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» (форма № ТОРГ- 7). Записи в журнал производятся бухгалтером на основании приемных товарных документов.

Завес тары оформляется «Актом о завесе тары» (форма № ТОРГ- 6), составленным в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. В случае, если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе продажи товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

Учет возврата товаров

Покупатель имеет право возвратить товар в случаях, когда:

продавцом не переданы принадлежности и документы, относящиеся к товару;

продавец передал меньшее количество товара ;

продавец передал товар иного ассортимента ;

существенно нарушены требования к качеству товара;

получен некомплектный товар ;

передан товар без тары и (или) упаковки либо в ненадлежащей таре и (или) упаковке.

Пунктом 1 статьи 223 ГК РФ установлено, что право собственности на товар переходит к покупателю после отгрузки. Но стороны могут предусмотреть особый порядок перехода права собственности, например, после отгрузки, получения и оплаты товара.