Автоматизация учетно-аналитической работы на примере организации ОАО «Надежда»

В системе бухгалтерского учета процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. Данный процесс включает документирование фактов хозяйственной жизни, систему группировки первичных данных в регистрах аналитического и синтетического учета, формирование на этой основе документально обоснованной и системно обобщенной информации, обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. То есть в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности на предприятии формируется и обрабатывается учетная информация.

Итак, определив назначение каждого вида учета в системе управления предприятием, следует отметить, что учетная информация является основой процесса управления и предметом функционирования автоматизированных информационных систем.

В процессе преобразования информации в условиях применения автоматизированных систем важнейшей частью технических средств являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных посредством соответствующего программного обеспечения. Применение компьютеров в процессе обработки информации позволяет выделить следующие характерные признаки:

• 1) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации учетного процесса;
• 2) компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации: сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;
• 3) обеспечение оперативности при передаче учетной информации, а также при обработке учетных данных;
• 4) возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа фактов хозяйственной жизни.

В процессе преобразования учетной информации с помощью компьютеров в системе бухгалтерского учета решаются задачи обеспечения оперативной обработки информации, автоматизации синтетического и аналитического учета, а также автоматизированного формирования всех видов отчетности, предоставляемой внешним и внутренним пользователям. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все эти элементы составляют автоматизированную систему бухгалтерского учета предприятия. Автоматизированная система бухгалтерского учета (АСБУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам, т. е. имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях.

Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АСБУ включают целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, по-разному реализованные в программном обеспечении. Особенности реализации моделей определяют специфику технологии использования программного обеспечения, а также его функциональные возможности.

Таким образом, математические средства, а также совокупность моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, относятся к математическому обеспечению АСБУ.

Обзор основных АСБУ, имеющихся на российском рынке, показал, что для ведения учета на предприятии используются различные компьютерные программы, которые отличаются функциональными возможностями, способами отладки, интерфейсом, но построены по одной модели. Ее суть заключается в унификации данных и представлении их с использованием метода двойной записи. Такая модель, как правило, усложнена и дополнена специальными вспомогательными деталями, необходимыми для отражения специфики учетного процесса.

В автоматизированных системах бухгалтерского учета реализуются несколько способов ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях на счетах.

Способ ручного ввода операций/проводок достаточно гибок, т. е. позволяет указывать любые значения реквизитов и формировать любые проводки. Специальные справочники, используемые в АСБУ, подготавливаются ответственными за методологию учета работниками на предприятии.

При вводе данных и автоматизированной генерации бухгалтерских проводок многократно повторяющиеся операции учетной работы в компьютерных программах называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете.

При автоматической генерации бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов применяется программный язык, используемый для описания этого алгоритма, который, как правило, достаточно сложен и не рассчитан на конечного пользователя.

К рассмотренным способам ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях на счетах можно добавить некоторые особенности современных АСБУ. Например, в системе программ «1С» существует возможность отмены функции проведения документа, т. е. формирования корреспонденции счетов. В этом случае сумма по сформированной корреспонденции счетов не учитывается в расчете бухгалтерских итогов.

В современных условиях сущность моделирования учетных процессов заключается в адекватном выборе АСБУ, которая позволит эффективно автоматизировать учетный процесс на предприятии.

Применение системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета как готового решения предоставляет возможность ввода корреспонденций счетов, расчета остатков и оборотов счетов, а также формирования того или иного набора выходных форм, отражающих данные о движении средств на счетах. Однако реализация более специфичных задач, таких как расчет себестоимости списываемых материалов на производство, начисление амортизации основных средств, расчет курсовых разниц и т. д., программой не обеспечивается, так как в системах автоматизации (как готового решения) не реализован соответствующий алгоритм. Следует отметить, что программные средства обеспечивают правильное выполнение учетной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета, т. е. чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений, необходимо строго соблюдать методические рекомендации разработчика программного продукта. При внедрении готовых программных средств в эксплуатацию часто требуется изменение принятой на предприятии методики ведения бухгалтерского учета.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего — это настройки типовых операций и правил котировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение.

Многие программные продукты могут быть дополнены недостающими функциями пользователем, специалистами по внедрению или разработчиком. Поэтому пользователю сначала нужно определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, затем выяснить конкретный набор решаемых учетных задач и далее при отсутствии решения необходимых задач изучить возможности расширения функциональности выбранной системы.

По архитектуре технического обеспечения АСБУ классифицируются на локальные АРМ и информационные системы с сетевой архитектурой обработки данных.

Локальные АРМ позволяют решать отдельные учетные задачи наряду с другими автоматизированными информационными системами. Существуют программные продукты, предназначенные только для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета, которые позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета.

Следует отметить, что технология обработки учетной информации в АСБУ и модель организации учетного процесса представляют автоматизированную форму бухгалтерского учета.

Построение автоматизированной формы учета осуществляется на тех же методических принципах, что и ручной учет, т. е. в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета.

Современные технические средства автоматизированной обработки учетной информации развиваются на следующих принципах:

• — рационализации форм учета;
• — системности;
• — целостности;
• — адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде;
• — организации базы данных;
• — автоматизации документооборота;
• — автоматизации учетных функций.

Соблюдение данных принципов позволяет более рационально организовать технологию обработки учетной информации.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета отражает системный подход к описанию учетного процесса в условиях автоматизации в зависимости от выбранных вариантов моделей учета, технических средств и программного обеспечения. На основе выбранных вариантов моделей осуществляются процедуры получения совокупности учетных записей, которые служат исходной базой для составления аналитических и синтетических регистров, а также формирования бухгалтерского баланса и отчетности.

Также следует отметить, что методологические правила и технологические аспекты, отражающие обработку информации, остаются без изменений в условиях применения любой техники, которая делает более эффективной технологию бухгалтерского учета. Для обеспечения практического использования представленной модели необходима дальнейшая ее конкретизация в направлении моделирования информационных процессов и алгоритмизации обработки данных на всех участках учета.

В условиях автоматизации значительное совершенствование техники учета характеризуется расширением аналитических и контрольных функций на основе методологического единства данных первичного учета и основных учетных регистров. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет автоматизировать элементы метода бухгалтерского учета, а именно документацию, ведение счетов, двойную запись, оценку, калькуляцию и др.

Специфические особенности, связанные с технологией регистрации, накопления, обработки учетных данных и формированием отчетности, позволяют обобщить и выделить следующие преимущества автоматизированной формы бухгалтерского учета (табл. 5.1).

Автоматизация бухгалтерского учета не только предоставляет указанные преимущества, но и частично вносит следующие изменения в методику бухгалтерского учета:

• — при автоматизированной модели документирования появляется возможность одновременно с созданием документа формировать типовые корреспонденции счетов, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;
• — повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
• — ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических операций, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному использованию большого перечня статей;
• — ускорение процесса и неограниченная частота формирования бухгалтерской отчетности, а также повышение достоверности и аналитичности отчетности.

Итак, автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на методологии бухгалтерского учета и охватывает решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного и технического обеспечения.

В ОАО «Надежда» используется автоматизированная система бухгалтерского учета. Используется программа «1"С» предприятие: 7.7.".

Таблица 5.1 Преимущества автоматизированной формы бухгалтерского учета.