Применение ЭВМ в экономических расчетах

Бухгалтерский учет в «Промтехмонтаж» на следующий момент ведется с использованием средств вычислительной техники на базе электронной бухгалтерии «1С» и системы автоматизированного учета «БЭСТ». Это универсальные бухгалтерские программы.

Электронная бухгалтерия «1С» ориентирована на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения осуществляться самим пользователем.

Основные особенности электронной бухгалтерии «1С» .

• · ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• · получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• · полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок, систему аналитического учета, формы первичных документов;
• · возможность печати первичных документов при вводе проводок

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии «1С», месте с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы, с частности:

• · оборотно-сальдовая ведомость по счетам и/или субсчетам;
• · анализы счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;
• · сводные проводки — итоги по всем используемым корреспонденциям;
• · анализы счета по датам — остатки, обороты корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;
• · журналы — выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;
• · карточки счетов — все проводки с данным счетом;
• · отчеты производственной формы разработанной пользователем для детального изучения хозяйственных процессов.

Организация аналитического учета позволяет в электронной бухгалтерии «1С» отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товарно-материальных ценностей, выполнение договоров, расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами и т. д.

Как вспомогательная бухгалтерия на предприятии используется система автоматизированного учета «БЭСТ» версии 1.2.

Профессиональная бухгалтерская система «БЭСТ» представляет собой комплекс программ для IBM-совместимых компьютеров, предназначенный для автоматизации бухгалтерского учета всей хозяйственной деятельности предприятия, анализа его финансового состояния, выявления тенденций развития и выработки управленческих решений.

Система может эксплуатироваться на предприятиях весьма широкого круга с численностью от 5−15 до 2010;2500 человек, различных форм собственности и направлений производственной деятельности. За основу может быть принят производственный, бюджетный или банковский план счетов.

По своему функциональному назначению система «БЭСТ» объединяет функции собственно бухгалтерского учета, и оперативного учета (модуль управления продажами). Таким образом, отдельные подсистемы могут использоваться не только работниками бухгалтерии, но и администрации, коммерческого отдела, отдела снабжения и т. д.

Структурно система «БЭСТ» выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей, объединенных в одно целое используемыми данными.

Набор модулей (подсистем) может изменяться в зависимости от версии программы и потребностей пользователя. В состав комплекса входят около 15 подсистем, автоматизирующих отдельные участки бухгалтерского учета (например, учет кассовых операций, расчеты с банком, учет материальных ценностей и т. п.) или объединяющие вспомогательные утилиты программы (модуль настройки, генератор отчетов пользователя и т. п.). В качестве минимально необходимого набора выступают модули настройки и ведения главной книги. Система может эксплуатироваться как на одном компьютере, так и в локальной сети.

Система «БЭСТ» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. В рамках своих бухгалтерских функций программный комплекс обеспечивает автоматизацию деятельности бухгалтерии по всем аспектом деятельности предприятия, вплоть до генерации главной книги и набора документов государственной отчетности (баланса, отчета о финансовых результатах, справок о налогах и т. д.).

На основе обобщения данных об учетных операциях она выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности, формирования отчетности и выработки управленческих решений. Именно в силу многофункциональности комплекса он и получил торговое название БЭСТ (Б-бухгалтерия, Э — экономика, СТ — статистика).

В соответствии с определением бухгалтерского учета программа осуществляет:

• а) Сплошной учет, т. е. учет всех аспектов хозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, для отражения любого акта хозяйственной деятельности в программе имеются адекватные средства описания в рамках системы.
• б) Непрерывный (во времени) учет, т. е. обеспечивается ввод данных о хозяйственной операции в момент ее совершения. Ввиду ограничений, накладываемых техническими средствами, непрерывный процесс ведения учета делится на расчетные периоды.
• в) Взаимосвязанный учет, т. е. осуществляемый на едином поле данных. Хотя система разделена на отдельные участки учета, операции, совершаемые в одном из них, немедленно отражаются на другом. При этом каждая операция вводится однократно, а необходимые сведения передаются в те наборы данных, где они нужны.

Ученые операции в системе «БЭСТ» построены так, что вводится сам первичный документ (набор важнейших реквизитов), производится его котировка и, далее, сохраняются как документ, так и проводки, им порожденные. Этим достигается ясность представления информации в компьютере, простата поиска, модификации и проверки данных.

Важнейшее требование к бухгалтерскому учету — ведение операций в различных измерителях. Система «БЭСТ» полностью отвечает этому требованию, так как позволяет вводить с первичных документов как в натуральных, так и в денежных измерителях. Номенклатура натуральных показателей произвольна и зависит только от самого объекта учета. В качестве денежного измерителя выступает национальная денежная единица, называемая основной валютой. Вместе с тем, пользователь может вводить данные в валюте совершения конкретной операции (список валют практически не ограничен). В этом дополнительно указывается курс данной валюты по отношению к основной валюте. Далее, выходные формы могут быть получены как в основной валюте, так и в валюте совершения операции.

Система «БЭСТ» строится с учетом приближения к зарубежным стандартам бухгалтерских систем. В частности, в качестве отдельных разделов реализованы блок учета закупок и учета продаж (реализации), которые, как частный случай, включает расчеты с поставщиками и покупателями. Кроме того, введены некоторые формы отчетности, применяющиеся в зарубежных системах, например GeneralLedger (Главная книга).

Интегрированная система «БЭСТ» представляет собой достаточно большой и сложный программный продукт. Он выполнен в виде набора взаимосвязанных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При этом следует иметь в виду, что при всех условиях необходимо наличие модулей настройки и ведения главной книги, поскольку только они осуществляют привязку программы к данному компьютеру и настройку системы счетов.

На предприятии установлена также справочная компьютерная система «Консультант-бухгалтер». Справочная система «Консультант Бухгалтер» представляет собой удобное справочное средство для работы с текстовой информацией. Информационный Банк системы включает в себя нормативные акты, регламентирующие бухучет и налогообложение, а также консультации квалифицированных специалистов по наиболее часто встречающимся в практике бухгалтеров вопросам налогообложения и бухучета. Информационный Банк системы пополняется новыми нормативными актами и консультациями, что позволяет пользователям Справочная Система «Консультант Бухгалтер» не заниматься утомительной работой по сбору необходимой им в работе информации, весь Информационный Банк разбит на две независимые базы. В первую (нормативные документы) включены документы, представляющие собой нормативные акты различных ведомств, регламентирующие бухгалтерский учет и налогообложением. Во вторую (Вопросы и Ответы) — материал, содержащий ответ квалифицированных специалистов на вопросы, часто встречающиеся в бухгалтерской практике.

Информационный Банк поддерживается в актуализированном виде, т. е. в нем отражаются все изменения в нормативных актах (как непосредственно их текстов, так и реквизитов), это позволяет пользователю при необходимости работать только с последними редакциями всех документов, многоуровневый рубрикатор, базирующийся на Общественном классификаторе отраслей законодательства, облегчает поиск документов в Информационном Банке.

Режим гипертекста или перекрестных ссылок между документами помогает отслеживать их юридическую взаимосвязь. Папки документов позволяют длительно хранить сформированные подборки документов по некоторым тематикам.

Использование средств вычислительной техники на базе электронной бухгалтерии «1С», системы автоматизированного учета «БЭСТ» и справочной системы «Консультант Бухгалтер» позволяет добиться в работе бухгалтерии своевременного и качественного составления финансовой отчетности предприятия; строить работу на актуализированной правовой информации и тем самым избежать серьезных ошибок. При использовании средств вычислительной техники экономится огромное количество времени необходимое для рутинных операций и бухгалтер может больше времени уделять аналитической работе.

Как недостаток автоматизации бухгалтерского учета в «Промтехмонтаже» можно отметить использование устаревших версий программ автоматизации бухгалтерского учета.

Видится более целесообразным использование на предприятии не двух устаревших версий программ автоматизации бухгалтерского учета, а комплексную программу автоматизации бухгалтерского учета вместе с модулем финансового анализа.