Процесс планирования закупок

Для успешной деятельности логистики закупок важно знать, какие именно материалы являются необходимыми для производства, нужно сформировать план закупок, который обеспечивает координацию действий всех отделов и должностных лиц организации по решению следующих снабженческих задач:

• · анализ и выявление потребности, определение количества заказываемых материалов;
• · выбор метода закупок;
• · согласование цен и заключение договора;
• · контроль за количеством, качеством и сроками поставок;
• · организация размещения товаров на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики закупок позволяет также решить задачу сглаживания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и уменьшения запасов на складе.

Определение потребности в материалах

При планировании закупок чрезвычайно важно определить:

• · какие материалы требуются производству;
• · количество этих материалов;
• · время, когда они будут востребованы;
• · возможности поставщиков, у которых потенциально могут быть куплены материалы;
• · необходимые площади помещений складов;
• · затраты на закупки;
• · возможность изготовления некоторых материалов непосредственно на предприятии.

Потребность в материалах может бать рассчитана при рассмотрении определённой программы производства конечного продукта. При этом речь имеется в виду зависимый спрос, который определяется посредством технологии MRP I (планирование потребности в материалах) Джонсон Д. Современная логистика. / Д. Джонсон, Д. Вуд, Д. Вордлоу. — 7-е изд. — М.: Вильямс, 2002. — 624 с. — С. 83. Принцип данной технологии заключается в следующем: исходная точка — это предполагаемый или известный спрос на конечную продукцию. Формирование конечной продукции из приобретаемых и производимых материалов закрепляется в списках. В этом случае необходимо, чтобы было известно время поставок материалов и время производства их в организации. Затем выявляется брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю.

Далее брутто-потребность преобразуется в нетто-потребность при учёте:

• · наличного запаса;
• · заказанных материалов и запланированных в собственном изготовлении;
• · заказа, предназначенного для предыдущей серии продукции.

По результатам расчёта определяется время выполнения заказа, которое представляет собой время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

Достоинство использования методики планирования потребности в материалах состоит в том, что происходит планирование и закупок, и производства согласно потребностям в конечном продукте.

Когда происходит колебание спроса потребителей, то нужно использовать метод сглаживания этих колебаний.

Применение данного метода является целесообразным при возникновении регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт (например, сезонных).

В логистике применяются и другие методы определения потребности в материалах, например, детерминированный, стохастический, эвристический.

Детерминированный используется в случаях, когда конкретный период выполнения заказа и потребность в материалах по числу и срокам известны. Стохастический применяется тогда, когда базой для расчёта служат статистические методы, позволяющие получить ожидаемую потребность. Посредством эвристического метода потребность выявляется исходя из опыта работников.

У всех этих методов нахождения количества, времени и периодичности закупок есть свои преимущества и трудности, например, с точки зрения точности, временных затрат, стоимости услуг или определении материальной потребностей. Выбор метода, в конечном счёте, зависит от профиля организации, возможностей заказчика, типа продукции, структуры складов, системы контроля за состоянием запасов.