Делегирование прав на продажу авиаперевозок агентствам, контроль продаж, взаиморасчеты с агентствами

Важным моментом в работе с агентской сетью является организация взаимодействия между агентствами и авиакомпанией.

Взаимоотношения между независимым агентством и перевозчиком строятся на основе заключенного агентского соглашения — договора, согласно которому авиакомпания делегирует агентству право на продажу авиаперевозок на собственные авиалинии и на линии других авиакомпаний, на которые данная авиакомпания вправе оформлять перевозки на своих перевозочных документах.

Агентское соглашение предусматривает как обязательства Перевозчика (Перевозчик обеспечивает Агента необходимым количеством перевозочных документов, справочно-информационными материалами, расписанием, своевременно извещает Агента об изменении расписания, о замене типа ВС, обеспечивает вход в систему бронирования авиакомпании), так и обязательства Агентства (Агентство выполняет от имени перевозчика бронирование и продажу перевозок, несёт ответственность за ненадлежащее хранение БПД — в случае использования авиакомпанией бумажных БСО).

Зачастую при предоставлении агентству стока перевозочных документов авиакомпания требует от агентства наличия финансовых гарантий, называемых обеспечениями, для снижения кредитного риска. В качестве обеспечения может выступать депозит, размер которого зависит от таких факторов, как финансовое положение в стране расположения авиакомпании и агентства, маршруты перевозок авиакомпании, средний уровень тарифа и т. д. Роль обеспечения может также играть банковская гарантия, при этом банк указывается перевозчиком. Наличие обеспечения выступает гарантией для возврата и сохранности БСО, а также денежных средств от реализации авиаперевозок.

Получение БСО авиакомпании производится на основе заявки агентства по приходно-расходному ордеру.

Авиаагентство должно обеспечить условия для безопасного хранения БСО и штампов валидаторов.

Согласно типовому Агентскому соглашению, Авиаагентство будет нести ответственность за ненадлежащее хранение перевозочных документов, когда они находятся в его распоряжении, и будет отвечать перед авиакомпанией за их порчу в пределах стоимости каждого документа (~2 USD) и за утрату в пределах оценки потенциальной стоимости каждого БСО (~1000 USD).

При обнаружении пропажи БСО, числящихся за агентством, оно должно немедленно известить авиакомпанию и заполнить «Уведомление об изъятии из обращения перевозочных документов».

Утраченные БСО должны быть срочно занесены авиакомпанией в «блэклист», с целью предотвращения их использования. Даже если взлом, кража или хищение предоставляются маловероятными, о факте пропажи БСО незамедлительно уведомляются правоохранительные органы.

В случае кражи или утраты штампа валидатора агента Авиакомпания назначает агенту новый цифровой код, а цифровой код утраченного штампа аннулируется.

Авиакомпания периодически устраивает проверки, выполняют ли Агентства требования безопасного хранения. В случае, если Агентство систематически не выполняет указанные требования, то Авиакомпания может изъять свои БСО и валидаторы.

В соответствии с условиями агентских соглашений, авиакомпания выплачивает агентствам базовое комиссионное вознаграждение, которое представляет собой плату за оказание агентством услуги и идет на покрытие расходов агентства, связанных с организацией продажи перевозок. Некоторые агентства используют часть базовых комиссионных для предоставления скидок корпоративным клиентам. Наиболее распространённым методом начисления базовых комиссионных является процентная ставка, её уровень может зависеть от класса обслуживания и направления перевозки. Базовое комиссионное вознаграждение устанавливается в процентах от тарифа, по которому продана перевозка, исключая все прочие сборы (аэропортовые таксы, страховые сборы, топливные сборы, и пр.). Как правило, комиссионные выплачиваются путем удержаниям комиссионных сумм из выручки агентства за отчетный период.

Агентство ежедневно или ежедекадно (в зависимости от условий соглашения) перечисляет выручку за проданные перевозки и ежедекадно или ежемесячно отчитывается перед авиакомпанией в соответствии с требованиями, предусмотренными заключенным агентским соглашением.

Выручка перечисляется на счет авиакомпании платежными поручениями за минусом агентских комиссионных, размер которых обусловлен соглашением. При этом оформляется отчет о продаже и реестр документов, который направляется в авиакомпанию с приложением соответствующих оправдательных документов.

В соответствии с типовым Агентским соглашением, отчет агентства по продаже перевозок включает следующие разделы:

• 1. Движение БСО;
• 2. Продажа и аннулирование;
• 3. Возврат;
• 4. Итоги по валидаторам;
• 5. Формы оплаты.

В разделе «Движение БСО» отражаются все операции, проведенные Агентством с БСО данной формы в отчетном периоде.

В раздел «Продажа и аннулирование» должны быть занесены все БСО, включая льготные и бесплатные, проданные и аннулированные Агентством в отчетном периоде. Информация группируется по возрастающим номерам валидаторов, а внутри группировки по валидатору — в порядке возрастания номеров БСО.

В раздел «Возврат» заносится информация по каждому документу (купону), принятому Агентом к возврату в течение отчетного периода. Раздел заполняется аналогично разделу «Продажа и аннулирование».

«Итоги по валидаторам» — в данном разделе указываются суммы по операциям «Продажа», «Возврат» и «Штрафы» раздельно для каждой валюты оплаты и валидатора. «Продажа» — общая сумма выручки Авиакомпании за отчетный период; «Возврат» — общая сумма, подлежащая удержанию Агентством с авиакомпании за возврат авиаперевозок; «Штрафы» — общая сумма штрафа за операцию возврата, подлежащего удержанию с пассажиров и перечисляемая в авиакомпанию. Отдельной строкой «Итого» указывается разница по операциям «Продажа», «Штрафы» и «Возврат» по данному валидатору.

В разделе «Формы оплаты» указывается реестр оправдательных документов с формой оплаты, отличной от оплаты наличными. При оплате наличными раздел не заполняется.

При продаже перевозок применяются следующие формы оплаты: предварительная оплата, продажа в кредит, продажа по безналичному расчету.

Предварительная оплата авиаперевозки осуществляется наличными деньгами, чеками, ордерами разных сборов (МСО), извещением о предварительной оплате перевозки (РТА).

При международных перевозках применяется также оплата в кредит, которая имеет следующие основные формы:

• -оплата по системе СС («Charge collect») применяется при перевозках груза, когда стоимость перевозки взыскивается при выдаче груза с грузополучателя;
• -оплата кредитными карточками, когда перевозчик или агент проверяют кредитоспособность предъявителя кредитной карточки и оформляют специальную квитанцию, на основании которой предъявляется счет кредитной фирме. Различают кредитные карточки коммерческих организаций, банков и авиакомпаний.

К кредитным карточкам коммерческих организаций относятся, например, карточки «American Express», «Diners», «Eurocard», «Visa International» и т. д.

Широко известны такие банковские карточки, как «Bankcard New Zealand» и «Discover Card».

Некоторые авиакомпании разработали и успешно применяют собственные кредитные карточки, к числу которых относят: «Air Canada en Route», «American Airlines Personal Credit Card», «Delta Air Lines Credit Card», «Japan Airlines Card», «Lufthansa Senator Card», «Northwest Airlines Personal Card», «Pan Am Credit Travel Plan Card». Кроме того, существует совместная кредитная карточка авиакомпаний UATP (Universal Air Travel Plan).

Продажа по безналичному расчету применятся при перевозках пассажиров, багажа, грузов, почты и оформляется только на основании соответствующих документов правительственных, международных, общественных или других организаций. Такими документами могут быть правительственный запрос, ваучер туристической организации, платежное извещение ООН или других организаций о перечислении сумм на счет авиакомпании или его агента и др.

При оформлении продажа авиаперевозок соответствующий вид оплаты указывается в авиабилете, квитанции платного багажа или грузовой накладной:

CASH — плачено наличными или «travel» — чеками;

CHECK — оплачено прочими чеками, кроме «travel» — чеков;

PT — извещение об оплате производится через РТА. Далее следует указать форму оплаты РТА. Например, при оплате кредитной карточкой «American Express» указывается «PT/AX» (AX — код American Express");

GR — правительственный запрос, по которому оформляется перевозка, и его серийный номер;

UN — транспортный запрос ООН с указанием форм и серийного номера;

NONREF — означает, что возмещение ограничено. Используется во всех случаях продажи в кредит, включая в продажу по «PAY LATER» (оплата позже), при обмене и прочих случаях, когда другой код формы оплаты неприменим, а возмещение ограничено;

AGT — это код указывается на билете, если он оформлен от имени или в обмен на документ, оформленный агентом по продаже;

MS — это код применения при любых формах оплаты, кроме указанных выше;

CREDIT CARD CODES — указывается двухбуквенный и цифровой код кредитных карточек. Например, «American Express» имеет код «AX».

К отчету прилагаются контрольные и аннулированные купоны БСО перевозочных документов, иные оправдательные документы и расчетно-финансовые документы. Также прилагаются копии приходно-расходных ордеров на все операции, связанные с получением или передачей БСО; уведомления об изъятии из обращения БСО; войдированные полетные купоны перевозочных документов; оригиналы РТА, принятые в качестве оплаты перевозки или обмена; полетные купоны перевозочных документов, принятых к возврату; оригиналы требований, талонов и доверенностей, принятых при оплате по безналичному расчету, копии банковских поручений о перечислении сумм на счет авиакомпании.

Принятые в оплату перевозочные документы, а также оригиналы РТА, прилагаются к соответствующим контрольным купонам вновь выданных документов.

К каждому реестру прикладывается копия платежного поручения со штампом обслуживающего банка об исполнении перевода на счет авиакомпании суммы, соответствующей сумме по реестру, уменьшенной на сумму агентских комиссионных.

В Агентском соглашении предусмотрена ответственность сторон. В случае несоответствия финансового отчета авиаагентства требованиям перевозчика, последний имеет право вернуть отчет на исправление. Исправленный отчет должен быть возвращен авиаагентством в течение срока, установленного Соглашением; в случае нарушения данного срока агентство выплачивает перевозчику штраф, установленный Соглашением.

ЦВР авиакомпании контролирует следующие виды ошибочных отчетов агентств:

• 1. Опоздавший отчет — отчет о продаже, не отправленный в Авиакомпанию в срок, оговоренный Агентским соглашением;
• 2. Неполный отчет — отчет, в котором отсутствует хотя бы один из реестров или оправдательных документов. В случае не предоставления агентством в отчете войдированных купонов БСО, перевозчик начисляет штраф (например, в размере 100 USD за каждый купон);
• 3. Использование БСО, не отраженного в отчете — выявление Авиакомпанией случаев оформления Агентством авиаперевозок на БСО, не указанных в отчете о продаже в качестве использованных. При обнаружении перевозчиком полетных купонов, проходящих по отчетам агентства как не проданные, агентство выплачивает перевозчику стоимость проданной перевозки с дополнительной выплатой штрафа в размере, установленном агентским соглашением (например, 50% от всей стоимости проданной перевозки). Соответствующие контрольные и агентские купоны должны быть обязательно включены в следующий отчет агентства.
• 4. Несвоевременное перечисление — задержка Агентством перечисления выручки от продажи относительно сроков, оговоренных в Агентском соглашении. За каждый день просрочки платежа Агентству могут начисляться пени в размере от 0.05 до 0.5% от суммы к перечислению в Авиакомпанию.
• 5. Ошибочные действия — действия агента, в результате которых Авиакомпании нанесен материальный ущерб (например, неправильный расчет тарифа, продажа перевозки на авиакомпанию, с которой нет соглашения по Interline, ошибки при продаже по кредитным карточкам и т. д.). В этом случае Агентство может нести материальную ответственность в размере фактически причиненного ущерба с дополнительной выплатой штрафа в размере, установленном агентским соглашением (например, 50% от понесенных убытков).

Авиакомпания также может предусмотреть максимальный процент аннулированных агентством документов (например, не более 15% от числа выписанных). При превышении этого процента взимается минимальный платеж (например, USD 50.00) и определенная сумма (например, USD 1.00) за каждый следующий документ.

При нарушениях типа 1, 2, 3 Авиакомпанией могут быть предусмотрены следующие дополнительные платежи:

Первый случай USD 100.00.

Второй случай USD 200.00.

Третий случай USD 500.00.

Каждый следующий случай USD 1000.00.

За нарушение сроков перечисления выручки и предоставления отчетности свыше одного месяца авиакомпания может приостановить выдачу БСО.

Ежеквартально стороны производят сверку взаиморасчетов с составлением соответствующего документа — акта сверки.

При внедрении системы электронного документооборота Перевозчик определяет структуру, формат и технологию передачи отчетности Агента о продаже перевозок в электронном виде с использованием электронно-цифровых подписей.