Организация первичного, синтетического и аналитического учета труда и заработной платы

Рыночные отношения предоставили предприятиям и организациям различных форм собственности и хозяйствования максимальную самостоятельность в вопросах оплаты труда при условии, что оплата осуществляется за счет их собственных средств без выделения на эти цели ассигнований из бюджета. В результате на предприятиях появились понятия: «фонд потребления», «средства, направляемые на потребление», а также идентичный ему термин «фонд заработной платы» .

Основными задачами учета расчетов по оплате труда являются:

учет расчетов с работниками организаций, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ;

контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, оплаты труда и фонда потребления;

правильное отнесение начисленной оплаты труда и отчислений на социальные нужды на счета издержек производства и обращения и на счета целевых источников.

В соответствии с ТК РФ [6] зарплата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца. Для этого работодатель вправе использовать авансовую систему оплаты труда (когда за первую половину месяца выдается аванс, который подлежит к удержанию при начислении заработной платы за вторую половину месяца) или безавансовую (когда зарплата за первую половину месяца начисляется и выплачивается исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда).

Выдача зарплаты по договоренности между работником и работодателем может быть произведена наличными денежными средствами, безналичными перечислениями на счета в учреждения банка или готовой продукцией в счет натуральной оплаты труда.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма № Т — 1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Форма №Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Личная карточка работника (Форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (Форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу. Штатное расписание (Форма № Т-З) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации [19].

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета рабочего времени и для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени используется табель учета использования рабочего времени (Форма №Т-13), который составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий труда делаются на основании соответствующих документов (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей, листок о простое, списки лиц, работавших сверхурочно). В табеле за каждый день фиксируются условные обозначения видов затрат рабочего времени и количество часов по ним.

Табель типовой формы №Т-12 принимается не только для учета и контроля использования рабочего времени, но и для расчета заработной платы.

В условиях автоматизированной обработки данных бланки табеля с частично заполненными реквизитами, содержащимися в справочнике условно-постоянной информации о работнике, могут быть созданы с применением средств вычислительной техники.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ [6] работнику ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск, по уважительным причинам — отпуск без сохранения заработной платы; в некоторых случаях предусматриваются дополнительные выходные дни, а также денежные компенсации. Лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом.

Отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков (Форма № Т-7). Для этого издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Форма № Т-6, Т-6а) составляется записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма № Т-60).

При направлении работодателем работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы, а при направлении с отрывом от работы в другую местность — производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

При временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральным законом. Расчет пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается в рабочих дня. Размер пособия зависит от непрерывного стажа работника.

При расторжении трудового договора работникам предусматриваются выходные пособия и компенсации за отпуск.

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника либо не позднее следующего дня после предъявления увольнения уволенным работником требования о расчете. При расторжении трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (Форма № Т-8,) а также записка-расчет (Форма № Т-61).

При приеме на работу заполняется личная карточка работника (Форма № Т-2), ему присваивается табельный номер, который проставляется в документах учета кадров, использования рабочего времени и расчетов по оплате труда. На каждого работника на основании первичных документов о приеме на работу в бухгалтерии организации открывается лицевой счет (Формы №Т-54 и Т-54а), в котором указываются фамилия, имя, отчество; цех, отдел; категория; табельный номер; количество детей; дата приема и т. д., суммы ежемесячно произведенных начислений и удержаний из заработной платы. Данные лицевого счета используются при расчете среднего заработка [24].

Сумма заработной платы к выдаче работнику равна разности между суммами начислений и удержаний заработной платы. Результаты расчетов заработной платы фиксируются в лицевых счетах работников и в расчетно-платежной ведомости (Форма № Т-49), которая применяется не только для расчетов, но и для учета выплаты заработной платы всем категориям работающих (в основном средним и малым организациям). Крупными организациями для учета расчетов заработной платы применяется расчетная ведомость (Форма № Т-51), а для учета выплаты заработной платы — платежная ведомость (Форма № Т-53).

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Для этой цели используется, как правило, расчетный листок, форма которого утверждается работодателем самостоятельно.

Заработная плата выплачивается работнику по месту работы либо перечисляется по желанию работника на пластиковую карточку или на счет в банк. Место и сроки выплаты заработной платы в не денежной форме определяются коллективным или трудовым договором. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего рудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала [21].

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, кроме установленных законодательством случаев, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

Синтетический учет расчетов с работниками организации по всем видам оплаты труда, премиями, пособиями, пенсиями работающим пенсионерам, по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате» .

По кредиту счета отражаются суммы начислений по оплате труда, поощрительных, гарантийных, социальных и компенсационных выплат. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной заработной плате. По дебету счета отражаются выплаченные суммы заработной платы, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств);

Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

Дебет других счетов издержек (28, 44, 45, 91, 97);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Кредит счета 50 «Касса» [21].

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты с депонированным суммам»). Депонированные суммы должны сдаваться в банк на расчетный счет организации.

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет [25].

Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» .

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов» ;

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

При журнально-ордерной форме учета синтетический учет расчетов с рабочими и служащими осуществляется в ряде журналов-ордеров.

Операции, связанные с начислением заработной платы, отражаются в журнале-ордере № 10. Операции по выплате заработной плате и удержаниям из нее отражаются в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом 70.