Предложение по совершенствованию существующей системы управления на примере ООО «Эскиз» (производственно-технического отдела)

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По дисциплине: Управление строительством

Тема:

Предложение по совершенствованию существующей системы управления на примере ООО «Эскиз» (производственно-технического отдела)

Выполнила студентка: Говтван Екатерина Александровна (ИСТАС-IV-3)

Руководитель проекта: Петрова Светлана Николаевна

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Расчетно-пояснительная записка

Предложение по совершенствованию существующей системы

управления на примере ООО «Эскиз»

(производственно-технического отдела)

Руководитель: Петрова Светлана Николаевна Разработала студентка: Говтван Екатерина Александровна Факультета: ИСТАС курса: IV

группы: 3

Москва 2010

• 1 Введение
• 2 Общее описание деятельности ООО «Эскиз»
• 3 Основные технико-экономические показатели
• 4 Узкие места и предложения по усовершенствованию существующей системы управления
• 4.1 Узкие места в существующей системе управления. ООО «Эскиз»
• 4.2 Предлагаемые изменения в существующую систему управления ООО «Эскиз»
• 5 Дерево целей ООО «Эскиз»
• 6 Организационная структура
• 7 Механизм функционирования организации и функциональная структура
• 8 Производственно-технический отдел
• 8.1 Положение по производственно-техническому отделу
• 8.2 Должностная инструкция начальника производственно-технического отдела
• 8.3 Документооборот производственно-технической подсистемы ООО «Эскиз»
• Заключение
• Список литературы

1 Введение

Целью данной курсовой работы является подробное изучение существующей системы управления ООО «Эскиз».

Исследование системы управления данной организации производилось по этапам:

— изучение общей характеристики деятельности организации, её основных прав, экономической политики, технико-экономических показателей, внешних связей организации;

— изучение структуры управления организацией (организационная структура — упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого и направленных на достижение цели), а также функций и задач тех подразделений, которых входят в состав данной организации. Выделение управляющей (органа управления) и управляемой (объекта управления) подсистемы. Построение организационной структуры предприятия;

— построение дерева целей организации (для отображения множества целей и их взаимосвязей), которое соответствует организационной структуре. Для этого сначала выделялась основная цель, которая в свою очередь разбивалась на подцели. Всем подцелям присваивались коэффициенты важности в зависимости от важности и значимости цели;

— изучение механизма управления организацией. Для этого строилась функциональная структура организации, где указывалась взаимосвязь функции управления, которая реализована в существующей системе управления организацией и видов выпускаемой продукции;

— Построение функциональной матрицы, в которой отображается документооборот организации;

— выбор отдела, по которому должны были разрабатываться предложения по усовершенствованию существующей системы управления (для дальнейшей автоматизации этого отдела). Затем в этом отделе изучался документооборот до автоматизации, т. е. название документа, кто ими пользуется, входные, выходные и промежуточные формы документов, откуда они поступают и куда отправляются эти документы. Приводились контрольные примеры по заполнению этих форм;

— после анализа существующей системы управления ООО «Эскиз» были выявлены сильные и слабые стороны данной организации, а также узкие места, которые мешают эффективному функционированию и развитию организации в условиях современной экономики;

— после выявления узких мест ООО «Эскиз» разрабатывались предложения по совершенствованию существующей системы управления.

2 Общее описание деятельности ООО «Эскиз»

Полное наименование организации: общество с ограниченной ответственностью «Эскиз».

Компания ООО «Эскиз» основана в 1995 году и на сегодняшний день является динамично развивающейся строительной компанией, выполняющей весь комплекс общестроительных, отделочных, сантехнических, электромонтажных, вентиляционных работ, стабильно работающей на объектах Москвы и Московской области, а так же в других регионах РФ.

Компания имеет сертификаты соответствия ISO 9001:2000, ISO 14 001, OHSAS 180 001, а так же имеет свидетельство некоммерческого партнёрства «Центр развития строительства «ОборонСтрой» саморегулируемой организации о допуске ко всем видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, лицензию МЧС, и лицензию на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

На протяжении всего периода своей деятельности фирма «Эскиз» работает в основном по договорам с бюджетными и силовыми структурами, такими как Министерство Обороны РФ, ФСБ РФ, МВД РФ, Управление Делами Президента РФ, Правительств Москвы, Правительство Московской области и другими.

Основные виды деятельности компании:

Ш Осуществление функций заказчика-застройщика Ш Осуществление функций генерального подрядчика Ш Выполнение всего комплекса строительно-монтажных работ Ш Реконструкция и капитальный ремонт Ш Выполнение специальных видов работ на объектах военной инфраструктуры Ш Проектирование и сопровождение проектов по всем видам строительно-монтажных работ Компания «Эскиз» сотрудничает также с крупными коммерческими организациями: Philips, Toshiba, Siemens, сеть салонов по продаже автомобилей РУСЛАН и многими другими. При строительстве крупных объектов привлекаются субподрядные организации и поставщики как из Москвы и Московской области, так и из других регионов: Санкт-Петербурга, Смоленска, Иркутска, Владивостока, а также из стран ближнего и дальнего зарубежья.

В настоящее время на объектах «Эскиза» работает свыше 1000 высококвалифицированных специалистов. Для высокопроизводительной работы на объектах создан участок малой механизации, в котором насчитываются десятки единиц строительных механизмов: компрессоров, подъемников, перфораторов и прочих механизмов. Для обеспечения объектов материалами в «Эскизе» создана автомобильная колонна, насчитывающая свыше 30 автомобилей: «КАМАЗов», «МАЗов», «Газелей». В парке строительной техники имеется башенный кран, 5 автомобильных кранов, 4 экскаваторов, 3 бульдозера. Строительная техника и автотранспорт располагаются на производственной базе, где расположены ремонтные мастерские и складские помещения.

За последние три года объем строительно-монтажных работ, выполняемых строительной фирмой «Эскиз», возрос в 3,5 раза и продолжает увеличиваться.

За 15 лет существования «Эскиза» выполнены большие объемы работ по реконструкции корпусов госпиталя им. Бурденко, госпиталя МВД, госпиталя ФСБ. Построено два физкультурнооздоровительных комплекса на ул. Касаткина и ул. Корнейчука. Введены в эксплуатацию сервисцентры фирмы Toshiba и Siemens. Построено 8 сооружений на территории Военного Дома Отдыха «Пахра». Выполнены серьезные государственные заказы по реконструкции объектов оборонного назначения на Дальнем Востоке и под Иркутском.

В 2006 году «Эскизом» осуществлена большая жилищная программа по вводу в эксплуатацию трех жилых домов для Министерства Обороны и Министерства Внутренних Дел общей площадью свыше 48 тысяч квадратных метров, что дало возможность улучшить жилищные условия более чем 600 семьям офицеров и служащих.

Помимо объектов, строящихся в Москве и Московской области, «Эскиз» ведет строительство в Смоленске, Иркутске, Владивостоке, Сочи. Разрабатывается проектная документация для начала строительства объектов в Санкт-Петербурге.

Для обеспечения объектов строительства проектной документацией в 2002 году в ООО «Эскиз» образовано свое проектное бюро, которое возглавили опытные проектировщики, что позволяет решать комплексно проблему строительства от создания проекта до ввода его в эксплуатацию «под ключ». Проектное бюро ООО «Эскиз» оказывает услуги в области проектирования строительства, в том числе:

· Разработка предпроектной документации (эскизный проект, ТЭО, обоснование инвестиций)

· Разработка проектной документации на стадиях «Проект», «Рабочий проект», «Рабочая документация»

· Разработка совместно с Заказчиком строительства технических заданий и заданий на проектирование

· Участие в разработке исходноразрешительной документации (ИРД) необходимой для проектирования и начала строительства

· Согласование предпроектной документации и проектной документации в эксплуатирующих и инспектирующих организациях, в т. ч. Государственной экспертизе

· Авторское сопровождение проектов в период выполнения строительных и монтажных работ.

3 Основные технико-экономические показатели

Информацию о положении дел в ООО «Эскиз» может дать оценочный анализ показателей деятельности организации. Нам для исследования предприятия будет достаточно знать следующие оценочные данные показателей деятельности организации:

1) За 2009 год выручка от основного вида деятельности — производства общестроительных работ — составила — 56 млн. 222 тыс. рублей.

2) Себестоимость проданных работ составила 43 млн. 997 тыс. рублей.

3) Управленческие расходы — 4 млн. 517 тыс. рублей.

4) Прочие расходы — 95 тыс. рублей

5) В результате хозяйственной деятельности за 2009 год была получена прибыль в размере 9 млн. 653 тыс. рублей

За счет постоянного спроса и наличия не малого числа заказов предприятие довольно удачно осуществляет свою деятельность.

Появление конкурентов на данном рынке услуг может привести к замедлению развития предприятия. Но на данный момент круг конкурентов очень мал и не представляет опасности развитию предприятия.

Прибыль организации на 2010 год планируется с незначительным превышением периода 2009 года в связи с ухудшение положения других строительных организаций на рынке спроса из-за кризиса и благодаря стабильному наличию заказов от Правительства.

4 Узкие места и предложения по усовершенствованию существующей системы управления

4.1 Узкие места в существующей системе управления. ООО «Эскиз»

В процессе изучения структуры, функционирования и системы управления ООО «Эскиз» было выявлены следующее узкое место:

слабая маркетинговая политика.

4.2 Предлагаемые изменения в существующую систему управления ООО «Эскиз»

Предлагаемое изменение в существующую систему управления ООО «Эскиз»

— Заключение договора с маркетинговой фирмой.

5 Дерево целей ООО «Эскиз»

Дерево целей ООО «Эскиз» изложено на листе № 2 «Дерево целей ООО «Эскиз».

Основной своей целью ООО «Эскиз» является Увеличение объёмов работ предприятия за счёт максимального привлечения заказчиков. Эта цель достигается при выполнении пяти целей второго уровня. Целями второго уровня являются: Повысить качество строительства, Снизить себестоимость продукции, Проведение политики предприятия, связанной с привлечением максимального кол-ва заказчиков, Обеспечить организацию специалистами и рабочими высокого уровня, Создание благоприятных условий работы для аппарата управления и рабочих. Каждая из этих целей имеет свой коэффициент важности, который определяет насколько важна цель и какой её вклад в достижении главной цели. Для глобальной цели коэффициент важности будет равен единице. Для целей второго уровня будет составлять 0,3, 0,3, 0,2, 0,1 и 0,1 соответственно. Рассмотрим подробнее условия выполнения каждой из целей второго уровня.

I. «Повысить качество строительства»

«Повысить качество строительства"(0,3) можно, если «Внедрить службу качества"(0,01), «Контролировать выполнение СМР"(0,02), «Контролировать качество покупаемых материалов"(0,02), «Контролировать качество эксплуатируемого оборудования"(0,01), «Осуществлять проверки арендуемых машин и механизмов"(0,01), «Контролировать выполнение технологических процессов"(0,15), «Контролировать функционирование системы качества"(0,05), «Разрабатывать корректирующие и предупреждающие действия"(0,01), «Оценивать эффективность корректирующих и предупреждающих действий"(0,01).

Это осуществляют заместитель генерального директора, главный механик, начальник участка и начальник отдела МТС.

II. «Снизить себестоимость продукции»

«Снизить себестоимость продукции"(0,3) можно, если «Снизить затрат на строительные материалы"(0,15), «Снизить затраты на эксплуатацию и ремонт машин и механизмов"(0,1), «Эффективно использовать энергоресурсы"(0,05),

Для снижения затрат на строительство необходимо «Покупать материалы оптом»

(0,5), «Эффективно использовать материалы"(0,5), «Осуществлять поиск поставщиков с минимальной ценой на материалы"(0,5).

Для снижения затрат на эксплуатацию и ремонт машин и механизмов необходимо «Осуществлять поиск поставщиков с минимальной ценой на машины и механизмы"(0,02), «Снизить риск поломки машин и механизмов"(0,04), «Максимально загружать машины и механизмы"(0,04).

В свою очередь снижение риска поломки машин и механизмов включает в себя «Своевременную закупку новых машин и механизмов"(0,01), «Аренду машин, механизмов с небольшим сроком использования"(0,01), «Своевременный ремонт"(0,02).

Это осуществляют главный механик, начальник отдела МТС и начальник участка.

III. «Проведение политики предприятия, связанной с привлечением максимального количества заказчиков»

Для того чтобы «Провести политику предприятия, связанную с привлечением максимального количества заказчиков» (0,2) необходимо «Стимулировать выбор заказчиком нашей организации"(0,1), «Провести маркетинговую компанию"(0,05), «Обеспечить выпуск конкурентноспособной продукции"(0,05).

Для стимулирования выбора заказчиком нашей организации необходимо «Установить умеренные цены на продукцию"(0,01), «Максимально удовлетворять требования заказчиков"(0,04), «Обеспечить своевременность выполнения планов строительства"(0,05). Для установления умеренной цены на продукцию необходимо «Определение политики ценообразования"(0,01), которая включает в себя «Определение цены на продукцию"(0,005) и «Систему изучения спроса на строительную продукцию"(0,005). Для обеспечения своевременности выполнения планов строительства включает в себя необходимо «Обеспечить своевременную поставку материалов"(0,025) и «Контролировать выполнение планов строительства"(0,025).

Для проведения маркетинговой компании необходима «Организация рекламы"(0,025) и «Выявление потенциальных заказчиков"(0,025).

Для обеспечения выпуска конкурентноспособной продукции необходимо «Постоянно определять требования заказчиков к продукции"(0,03) и «Усовершенствованные технологии строительства для выпуска продукции максимально соответствующей требованиям рынка"(0,02). Постоянное определение требований заказчиков к продукции включает в себя «Анализ продукции конкурентов"(0,015) и «Анализ спроса на продукцию"(0,015).

Это осуществляют 1-ый зам.ген.директора, генеральный директор, финансовый директор, начальник отдела МТС и нанимаемая маркетинговая компания.

IV. Обеспечить организацию специалистами и рабочими высокого уровня

Для «Обеспечения организации специалистами и рабочими высокого уровня"(0,1) нужно «Обеспечить аппарат управления и объекты специалистами и рабочими высокого класса"(0,05) и «Стимулировать работу специалистов"(0,05).

Стимулирование работы специалистов включает в себя «Денежные премии, повышения в должности"(0,05).

Для того, чтобы обеспечить аппарат управления и объекты специалистами и рабочими высокого класса необходимо «Предъявлять к специалистам и рабочим повышенные требования при приеме на работу"(0,02), «Определить требования и критерии отбора специалистов"(0,01), «Принимать молодых специалистов"(0,01) и «Привлечение профессионалов"(0,01).

В свою очередь привлечение профессионалов включает в себя «Повышение заработной платы"(0,002), «Снижение случаев травмирования на производстве"(0,003), «Работу на новом оборудовании и новой технике"(0,003) и «Перспективы профессионального роста"(0,002).

Это осуществляют генеральный директор, финансовый директор, 1-ый зам.ген.директора и главный инженер.

V. Создание благоприятных условий работы для аппарата управления и рабочих

Для «Создания благоприятных условий работы для аппарата управления и рабочих"(0,1) необходимо «Создание благоприятных условий работы"(0,1). Создание благоприятных условий работы состоит из «Снабжения специалистов современной вычислительной и оргтехникой"(0,05), «Повышение дисциплины"(0,01), «Улучшение условий содержания рабочих и строителей"(0,02) и «Обновление устройств для мониторинга и измерения"(0,02).

Для улучшения условий содержания рабочих и строителей нужны: «Своевременный ремонт жилых помещений (хоз. блоков, общежитий)"(0,004), «Улучшение питания на строительных площадках, объектах"(0,003) и «Своевременная выдача теплых вещей в период зимнего строительства"(0,003).

Это осуществляют генеральный директор, финансовый и главный инженер.

6 Организационная структура

Организационная структура ООО «Эскиз» изложена на листе № 1 «Организационная структура ООО «Эскиз».

Так как существующая организационная структура функционирует исправно и продуктивно, считаю что нет смысла вносить в нее какие-либо изменения.

Организационная структура ООО «Эскиз» является линейно-функциональной. Эта структура основана на сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Линейная структура обеспечивает распределение труда, при котором линейные руководители принимают решения и управляют исполнителями, а функциональные руководители специализируются по определённым функциям, помогают принимать решения линейным руководителям, консультируют исполнителей, но не управляют ими. В качестве линейных руководителей в ООО «Эскиз» выступают начальники отделов. Функциональными руководителями в ООО «Эскиз» являются заместители генерального директора по различным вопросам, связанным с деятельностью организации.

Достоинства данной структуры состоят в соблюдении принципов единоначалия и едино распорядительства, а также в том, что в ней имеется специализация по отдельным функциям управления. В структуре уменьшается дублирование функций управления, повышается эффективность использования трудовых ресурсов организации. Недостатки линейно-функциональной структуры состоят в том, что она хорошо работает по вертикали, но плохо по горизонтали — трудно скоординировать работу различных подразделений, участвующих в строительстве, что снижает эффективность достижения цели организации.

ООО «Эскиз» взаимодействует с субподрядными, проектными организациями, а также с финансовыми учреждениями и поставщиками материально технических средств.

Заказчики:

· Министерство Обороны РФ

· ФСБ РФ

· МВД РФ

· Управление Делами Президента РФ

· Правительств Москвы

· Правительство Московской области

· и другими.

Финансовые организации:

Сбербанк России Субподрядчики:

1. ЗАО «НПО Лифтстрой» — монтаж и пуско-наладка лифтов.

2. ООО «Кровля Столицы» — кровельные работы.

3. ЗАО «СУ-69» — внутренние сантехническое работы.

4. ООО «Санта» — внутренние сантехническое работы.

5. ООО «БВК» — монтаж оконных и дверных блоков.

6. ООО «Связь и строительство» — внутренние слаботочные работы.

7. ЗАО «Маркони» — внутренние слаботочные работы.

8. ООО фирма «Супер-ИНЖ МВК» — наружные сети водопровода, канализаций, водосток, тепловые сети.

9. ЗАО «Мосземлестрой» — благоустройство территории.

10. ЗАО «Корпорация Телевик» — наружные и внутренние сети телевидения, радиофикация, телефонизация.

11. ОАО «Управление механизацией № 4» — земельные работы.

12. ЗАО «Малая Инженерная Компания» — сооружение систем мусороудаления.

13. ЗАО «Центр Электромонтаж-М» — наружные и внутренние электромонтажные работы.

14. ООО «НПО Строймонтаж» — монтаж и наладка охранно-защитной дератизационной системы (ОЗДС) в помещениях объекта.

Поставщики МТР:

1. «Мосинжбетон» — товарный бетон

2. «Моспромжелезобетон» — ЖБИ

3. «Голицинский кирпичный завод» — кирпич

4. «Легион» — блоки, прегородки

5. «Сантехкомплект» — сантехоборудование

6. «Баусервис» — керамическая плитка

7. «Московская обойная фабрика» — обои

8. Завод «НЭПТ» — вентиляционное оборудование

9. «Русрояль» — линолеум, напольные покрытия

10. «Торговая площадь» — потолки, стеновые панели

11. «ЭТМ» — электротехнические материалы

12. «А-групп промстройметалл» — металлопрокат ООО «Эскиз» взаимодействует с разнообразными службами города:

1. ГУП «Мосводосток»

2. ОАТИ г. Москвы

3. Мосгосстройнадзор

4. ГУП «Мосводоканал»

5. ГУП «УРСТ»

6. ГАСН МО РФ

7. Ростехнадзор РФ

8. СЭС г. Москвы

9. ОАО «ИНТУС»

10. ГУП «Мосгоргеотрест»

11. ОАО «МОЭК»

12. Москомархитектура

13. ЦНИИСК им. Кугеренко

14. Департамент городского строительства г. Москвы

15. Управления округов г. Москвы

16. ГУП ППДЦ «Информстройсервис»

17. Департамент природопользования и охраны окружающей среды г. Москвы

18. ОАО «Мостелеком»

19. ОАО «МГТС»

Функции подразделений:

Генеральный директор На должность директора предприятия назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 5 лет.

Генеральный директор:

1) Издаёт приказы и распоряжения

2) Подписывает договора

3) Утверждает должностные инструкции

4) Утверждает положения по отделам

5) Утверждает годовой план сдачи объектов

6) Подписывает акты сдачи-приёмки работ

7) Подписывает счета-фактуры

8) Утверждает организационную структуру

9) Утверждает программу развития персонала

10) Утверждает штатное расписание и должностные инструкции

11) Утверждает заключенные договора

12) Подписывает трудовые контракты

13) Утверждает внутренние документы организации

14) Утверждает бухгалтерский баланс

15) Утверждает размер заработной платы Генеральный директор несет ответственность:

— за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

— за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения;

— за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

— за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;

— за недобросовестное использование имущества и средств предприятия в собственных интересах.

Первый заместитель генерального директора

1) Утверждает приказы о приёме, переводе и увольнении, изменении должностных окладов

2) Утверждает приказы о предоставлении отпусков

3) Осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжения Общества

4) Осуществляет оперативное руководство и управление текущей деятельностью организации Заместитель генерального директора (Главный инженер)

1) Обеспечивает выполнение работ по строительству, целевое и рациональное использование ресурсов.

2) Руководит разработкой перспективных и текущих планов строительства, реконструкции, а также планов ввода в эксплуатацию объектов строительства.

3) Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с подрядными организациями на проектно-изыскательские и СМР, с предприятиями на приобретение материалов и оборудования.

4) Осуществляет контроль за соблюдением требований законодательства об охране окружающей среды, а также технический надзор и контроль за сроками и качеством выполнения всех строительно-монтажных и других строительных работ.

5) Осуществляет контроль расходования средств, выделенных на приобретение оборудования и строительных материалов, соблюдение правил хранения и качество консервации оборудования и строительных материалов.

6) Руководит работой по сдаче, приемке и вводу в эксплуатацию объектов строительства.

7) Руководит работой по ведению учета и составлению отчетности по строительству.

Финансовый директор (Главный бухгалтер) На должность заместителя директора по экономическим вопросам назначаются лица с высшим экономическим или инженерно-экономическим образованием и стажем экономической работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

1) Утверждает план доходов и расходов.

2) Утверждает план поступления денежных средств.

3) Рассматривает предложение о стоимости и сроках производства.

4) Утверждает план по объемам на квартал.

5) Утверждает план по труду и заработной плате.

Заместитель директора по экономике имеет право представлять предприятие во всех государственных и общественных организациях по вопросам экономики и организации производства, осуществлять проверку деятельности всех подразделений предприятия в области экономики и организации производства.

Бухгалтерия Структуру и штат бухгалтерии утверждает генеральный директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

1) Годовой финансовый план.

2) План поступления денежных средств от Заказчика.

3) Калькуляция доходов и расходов за год.

4) План доходов и расходов на год.

5) Сметы накладных расходов за год.

6) Акт на списание инвентаря.

7) Расчётная ведомость по начислению заработной платы.

8) Платёжные ведомости.

9) Платёжные поручения.

10) Балансовый отчёт за год.

11) Балансовый отчёт за квартал.

12) Акт выполненных работ.

13) Счёт-фактура.

14) Акт о возврате денежных средств КМ-3.

15) Журнал кассира-операциониста КМ-4.

16) Справка-отчёт кассира-операциониста Км-6.

17) Товарная накладная.

Юрист

1) Договоры с банками.

2) Лицензии.

3) Претензии к предприятиям.

4) Претензии к организации.

5) Договор аренды.

6) Договор на энергоресурсы.

Отдел кадров

1) Штатное расписание.

2) Положение по отделам.

3) Трудовой договор.

4) Приказ о поощрениях и нарушениях трудовой дисциплины.

5) Учёт отпусков.

6) Приказ о предоставлении отпуска.

7) Заявление о приёме на работу.

8) Заявление об увольнении.

9) Заявление о переходе на другую работу.

10) Трудовая книжка.

11) Личное дело.

12) Копии приказов.

Отдел снабжения

1) План потребности в МТР.

2) Списки возможных поставщиков.

3) Заявка на поставку МТР.

4) Договор на поставку МТР.

5) Претензии поставщику.

6) Заявка на оплату счёта.

7) Счёт-фактура.

8) Приходной ордер.

9) Паспорт и сертификат соответствия на МТР.

10) Заявка на подачу транспортного средства.

11) Отчёт об остатках МТР на конец расчётного периода.

12) Отчёт о затратах, произведённых на покупку МТР.

13) Отчёт о движении материала.

Проектная мастерская

1) Проектная документация .

2) Пояснительная записка

3) Технико-экономические обоснования.

4) Учёт выполненных работ.

Отдел труда и заработной платы

1) Ведомость профессионального и квалифицированного состава сотрудников.

2) План по труду и заработной плате.

3) Отчёт по труду и заработной плате.

4) Отчёт по расходованию фонда заработной платы.

5) Табель учёта рабочего времени за прошедший месяц штатных сотрудников основного производства.

Секретариат

1) Журнал учёта входящей корреспонденции.

2) Журнал учёта исходящей корреспонденции.

3) Явки на совещания.

4) Протоколы.

5) Письма.

6) Список работников предприятия.

ПТО

1) Рабочая документация.

2) Проектная документация.

3) Календарный график строительства объекта.

4) Календарный график строительства всех объектов.

5) График получения разрешительной документации.

6) Объем работ, выполняемый собственными силами.

7) Объем работ, выполняемый субподрядными силами.

8) Ведомость потребности в МТР в год.

9) Ведомость потребности в кадрах в год.

10) Ведомость потребности в механизмах в год.

11) Технологические карты.

12) График поставки материалов.

13) Заявки на материалы.

14) Исполнительные чертежи по наружным коммуникациям.

15) Санитарно-экологический паспорт построенного объекта.

16) Разрешение на водоснабжение и канализования объекта.

17) Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.

18) Акты, предоставляемые в Могосстройнадзор для получения заключения о соответствии построенного объекта требованиям регламентов и проектной документации.

Служба охраны труда

1) Инструкции по технике безопасности для рабочих.

2) Предписания по условиям труда.

3) Журнал вводного инструктажа.

4) Акты проверок состояния охраны труда.

5) Журнал регистрации несчастных случаев.

Сметно-договорной отдел

1) Договор с заказчиком.

2) Сметная документация.

3) Сметные расчёты.

4) Тендерное предложение.

5) Договор на проведение торгов.

6) Контракты на выполнение работ.

7) Калькуляция стоимости на поставляемую продукцию.

8) Реестр заключенных договоров.

9) Предложение о стоимости и сроках производства.

10) Справка по выполнению договорных обязательств.

11) Справка о планируемой сметной стоимости производства.

Плановый отдел

1) Сводные экономические показатели по периодам.

2) Справка о фактическом выполнении основных работ за год .

3) Годовой, квартальный и месячный планы выпуска продукции.

4) План доходов и расходов.

5) План поступления денежных средств.

6) План по объемам на квартал.

7) Программа работ.

8) Отчет о выполнении годового, квартального и месячного плана работ.

Служба контроля качества

1) Акты соответствия выполненных работ сертификату качества

2) Акты соответствия готовой продукции сертификату качества

3) График проверок на соответствие сертификату качества

4) График проверок на соблюдение стандартов и норм

5) Журнал проверок

6) Претензии Служба геодезического контроля

1) Съёмка местности.

2) Полевые журналы.

3) Исполнительная схема.

4) Геодезическая подоснова.

5) Учет геодезических средств измерений.

6) Ведомость потребления геодезических средств измерений.

7) План ремонта и проверки геодезических средств измерений.

Отдел главного механика

1) Годовой план ремонта оборудования.

2) Квартальный план ремонта оборудования.

3) Отчёт по проведению ТО.

4) Заявка на проведение капитального ремонта оборудования.

5) Заявка на приобретение деталей и комплектующих для обслуживания и проведение ремонта.

6) Акт на списание оборудования.

7) График движения оборудования.

8) График работ машин и механизмов на год, квартал, месяц.

9) Смета затрат на амортизацию основных средств.

Участок строительных работ

1) Заявки на поставку МТР на склад объекта.

2) Накладная на приход ресурсов.

3) Акты о выполнении работ.

4) Сводный реестр по приходу и расходу ресурсов.

5) Акты о нарушении.

6) Журналы работ.

7) Журнал учёта рабочего времени.

8) Ведомость о движении материальных ценностей.

Начальник участка

1) Учёт движения продукции по рабочим местам и выполнения производственных заданий.

2) Контроль соблюдения технологической, производственной и трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда и техники безопасности.

3) Предложение о наложении дисциплинарных изысканий.

4) Предложения о поощрении работников.

5) Акт о выполнении работ.

Склад

1) Товарно-транспортная накладная

2) Журнал учета прихода материалов на склад

3) Журнал о порче материалов в период хранения

4) Карточка складского учета материалов

5) Журнал регистрации расхода материалов со склада

6) Справка о качестве материалов, поставляемых на склад Гараж

1) Заявка на закупку новых машин и механизмов

2) Журнал ремонта и обслуживания машин и механизмов

3) Отчет о расходе горючего

4) Учет количества машин и механизмов в гараже

5) График распределения машин и механизмов по объектам строительства

7 Механизм функционирования организации и функциональная структура

Функциональная структура ООО «Эскиз» изложена на листе № 4 «Функциональная структура ООО «Эскиз».

Функциональная структура показывает механизм функционирования предприятия ООО «Эскиз». В процессе функционирования организации реализуются следующие функции управления:

1. Маркетинг

2. Контрактация

3. Подготовка производства

4. Планирование

5. Контроль

6. Учёт и отчётность

7. Анализ Механизм взаимосвязи процессов разделен по ресурсам и продукции:

1. Продукция (здания и сооружения)

2. Материальные ресурсы

3. Основные средства (машины, механизмы и т. д.)

4. Кадры

5. Денежные средства При реализации функций управления используется следующие нормативы и технические стандарты и фонды:

Функция маркетинга:

1) каталог поставщиков

2) каталог конкурентов

3) инструкции и методические указания по маркетинговой деятельности организации

4) справочник цен

Функция контрактации:

1) документация, регламентирующая контрактацию

2) нормативные акты

3) формы типовых договоров и контрактов

Функция подготовки производства:

1) стандарты и ТУ

2) каталоги изделий, материалов

3) строительные нормы и правила (СНиП, ЕНиР, ГОСТы и др.)

Функция планирования:

1) нормы оплаты труда

2) нормы отчислений в фонды

3) указания по нормативному планированию и др. нормативы и указания

4) нормы накладных расходов

Функция контроля:

1) должностные инструкции

2) положения по отделам

3) положения о правах и обязанностях сотрудников организации и др.

Функция учета и отчетности:

1) инструкции и положения по ведению учета и отчетности в строительстве

2) формы статистической отчетности

3) инструкции и указания по заполнению форм статистической отчетности

Функция анализа:

1) инструкции и методические указания по анализу деятельности

организации.

При реализации производственных процессов используются:

2) правила производства и приёмки СМР

3) технические условия на производство работ

4) ГОСТы и ТУ на материалы и детали

5) нормы ЕНиР и другие

6) правила охраны труда и техники безопасности

7) технические условия на материалы и детали

Управление строительной продукцией

Сначала с помощью функции маркетинга осуществляется выбор заказчика. Для этого анализируется рынок строительной продукции, исследуется деятельность конкурирующих организаций, изучаются потенциальные заказчики, исследуется возможность участия в торгах.

После того как заказчик найден и от него получен проект СМР осуществляется функция контрактации: подготовка предконтрактной документации, проведение переговоров, заключение договоров, оформление документации, связанной с открытием и закрытием ордера.

После заключения договоров начинается стадия подготовки производства:

В рамках подготовки производства осуществляется контроль за сроками получения ПСД по объектам строительства, определение объема работ, выполняемых собственными силами и отдаваемых на субподряд, составление календарного графика строительства объекта, составление плана получения разрешительной документации и контроль её выполнения.

Дальше в рамках функции планирования идёт формирование плана производства работ на год, оперативных планов для организации в целом и её отдельных подразделений, расчет технико-экономических показателей деятельности предприятия на год, составление заданий по объектам в рамках участка, разработка плана введения объекта в эксплуатацию.

В процессе выполнения работ ведется контроль выполнения плана производства работ на год, выполнения оперативных планов для организации в целом и отдельных её подразделений, контроль технико-экономических показателей деятельности предприятия за год, контроль ввода объектов в эксплуатацию, выполнения календарного графика строительства.

По результатам деятельности ведется учет выполнения плана производства работ на год, выполнения оперативных планов для организации в целом и её отдельных подразделениё, выполнения технико-экономических показателей деятельности предприятия на год, учет выполнения заданий по объектам в рамках участка, ввода объектов в эксплуатацию, учет выполнения календарного графика строительства.

Далее происходит анализ деятельности: анализ работы организации, анализ выполнения оперативных планов для организации в целом и её отдельных подразделений, анализ технико-экономических показателей деятельности организации, затрат на производство работ, а так же анализ выполнения календарных графиков строительства.

Управление материальными ресурсами:

Для осуществления производственных процессов необходимо правильно и своевременно организовать поставку материальных ресурсов на объект строительства. Для этого должен быть произведен расчет потребности в материалах на определенный объект и расчет потребности в материалах по всем объектам строительства, необходимо в рамках функции маркетинга осуществить анализ рынка материально-технических ресурсов и выбрать поставщиков МТР.

Далее в рамках функции контрактации осуществляется подготовка предконтрактной документации, проведение переговоров с поставщиками, заключение договоров на поставку материальных ресурсов.

После этого в функции планирования осуществляется составление графика поставки материалов по поставщикам, составление месячных графиков поставок материалов на объекты, составление месячных планов поставки материалов на склад.

Затем осуществляется поставка материальных ресурсов на склад, хранение материальных ресурсов на складе, поставка материальных ресурсов на объекты со склада и от поставщиков.

Одновременно осуществляется функция контроля выполнения графиков поставки материалов по поставщикам, выполнения графиков поставки материалов по объектам, выполнения графиков поставки материалов на склад.

Осуществляется учет поступивших МТР на склад, остатков МТР на складе, учет поставки МТР по объектам. Вместе с тем осуществляется функция анализа качества поставляемых МТР по объектам и на склад, использования МТР в соответствии с нормативами, выполнения графиков поставки МТР по объектам и на склад.

Управление основными средствами (машины, механизмы, инвентарь):

Для производства продукции необходимо наличие соответствующих средств малой механизации и транспортных средств. Для этого на стадии подготовки производства определяется потребность в машинах и механизмах на год по организации.

Далее в рамках функции планирования осуществляется: составление плана приобретения механизмов, машин и инвентаря на год, графика работы машин и механизмов, составление плана проведения капитального ремонта машин и механизмов, плана закупки запчастей для проведения всех видов ремонтов, плана аренды машин и механизмов.

После этого осуществляется анализ рынка машин и механизмов, выбор поставщиков. Затем осуществляется функция контрактации, заключающиеся в подготовке предконтрактной документации, проведении переговоров, заключении договоров на поставку машин и механизмов, заключении договоров на аренду машин и механизмов.

Далее осуществляется эксплуатация арендованного или своего парка машин и механизмов. Одновременно осуществляется функция контроля выполнения плана приобретения и аренды машин и механизмов, выполнения планов поставки машин и механизмов, плана проведения капитального ремонта оборудования и контроль плана закупки запчастей для проведения всех видов ремонтов.

Также осуществляется функция учета основных средств, поставок машин и механизмов, затрат на аренду, эксплуатацию, ремонт машин и механизмов и времени работы машин и механизмов.

Также осуществляется функция анализа: работы машин и механизмов, качества выполнения ремонтных работ и затрат на аренду, ремонт машин и механизмов.

Управление кадрами.

Для предоставления услуг, соответствующих всем требованиям, необходимо чтобы на предприятии работали высококвалифицированные специалисты и рабочие. Для этого осуществляются определение потребности в кадрах, определение соответствия квалификации кадров занимаемым должностям, составление положений по подразделениям и разработка должностных инструкций, выявление необходимости привлечения новых кадров.

В данной организации осуществляется прием, и увольнение кадров;

В рамках функции планирования осуществляется составление плана по труду и заработной плате, составление плана отпусков, штатного расписания и составление плана обучения, повышения квалификации.

В рамках функции контрактации осуществляется заключение договоров при приеме на работу.

В рамках функции контроля осуществляется контроль за выполнением плана отпусков, контроль выполнения плана по труду и заработной плате, контроль за выполнением плана обучения и повышения квалификации кадров.

В рамках функции учета осуществляется учёт выполнения плана по труду и заработной плате, отпусков сотрудников и учёт повышения квалификации по каждому сотруднику.

В рамках функции анализа осуществляется анализ численности и квалификации кадров, с также анализ выполнения плана по труду и заработной плате.

Управление денежными средствами:

Для нормального функционирования организации необходимо правильно распорядится денежными средствами. Для этого определяются потребности в денежных средствах по организации в целом и потребности в денежных средствах по подразделениям в различных процессах производства.

Далее в рамках функции контрактации осуществляется подготовка предконтрактной документации, проведение переговоров и заключение договоров с финансовыми организациями.

Далее в рамках функции планирования осуществляется составление плана поступления денежных средств, плана расхода денежных средств.

Далее проводятся: расчеты с заказчиками, с поставщиками, выплата заработной платы персоналу, расчеты с налоговой инспекцией, платежи в банковские учреждения.

Далее в рамках функции контроля осуществляется контроль выполнения плана поступления и расхода денежных средств и контроль за ходом выполнения договоров с финансовыми организациями.

Затем в функции учета осуществляется учёт расчетов с заказчиками, расчетов с поставщиками, учёт прибыли, заработной платы и составление баланса доходов и расходов денежных средств.

Далее в рамках функции анализа производится анализ поступлений и расходов денежных средств, анализ выполнения годового и оперативного финансовых планов, начисленной заработной платы и анализ финансового состояния предприятия.

8 Производственно-технический отдел

8.1 Положение по производственно-техническому отделу

1.Вводная часть.

Данный документ распространяется на производственно-технический отдел подготовки. Отдел создается и ликвидируется приказом директора организации.

2.Административная и функциональная подчиненность ПТО самостоятельным структурным подразделением предприятия. Подразделение возглавляет начальник ПТО, назначаемый на должность приказом директора ООО «Эскиз». Отдел подчиняется непосредственно главному инженеру.

3. Задачи

1) Организация строительства и реконструкции, подготовка производства.

2) Обеспечение своевременной сдачи объектов в эксплуатацию.

3) Экономия средств компании за счёт объектов эффективного использования капитальных вложений, разработка мероприятий по сокращению затратной части СМР.

4) Осуществление контроля за ходом работ.

4. Функции

1) Подготовка производства:

· получение рабочей документации;

· проверка проектной документации;

· получение разрешений на производство работ, в том числе открытие ордеров, согласование производства работ в надзорных, контрольных и других территориальных органах;

· составление графиков производства работ на основе данных, предоставленных линейным персоналом;

· разработка проекта производства работ.

2) Решение вопросов снабжения объектов строительными материалами, конструкциями и оборудованием:

· Составление лимитно-заборных карт;

· Составление графиков поставки материалов;

· Проверка заявок прорабов на материалы.

3) Своевременная выдача на строительные участки рабочей документации, проектов производства работ, журналов производства работ и др. специализированных журналов, а так же необходимой документации в соответствии с нормативными требованиями.

4) Осуществление технического надзора за строительством:

· текущий контроль объёмов и качества выполненных работ, за их соответствием утверждённой ПСД, рабочим чертежам, строительным нормам, стандартам, нормам техники безопасности, производственной санитарии, требованиям рациональной организации труда;

· контроль выполнения графика производства работ;

· проверка соблюдения решений, разработанных в проекте производства работ;

· контроль своевременной сдачи работ заказчику и контролирующим инстанциям;

· разработка мероприятий по удешевлению строительства и согласование изменения проектных решений с заказчиком и проектной организациями; решение текущих вопросов по производству работ, возникающих в ходе строительства.

5) Сдача объектов в эксплуатацию:

· участие в рабочих комиссиях (по необходимости организации работы рабочих комиссий);

· подготовка документации по завершённым объектам для приёмной комиссии;

· контроль своевременной сдачи работ заказчику (подписания актов).

Производственно-технический отдел взаимодействует:

1. Со сметно-договорным отделом по вопросам стоимостного анализа объектов.

1.1. Предоставление в сметно-договорной отдел:

1.1.1. Расчёта объёмов по вновь открывающимся объектам.

1.1.2. Расчёт объёмов выполненных работ.

1.1.3. Проверенные ФЗП прорабов.

1.1.4. Графиков производства работ.

1.1.5. Данных по ходу производства и завершению работ субподрядными организациями и собственными силами.

1.1.6. Комплектовочных ведомостей.

1.2. Получение от сметно-договорного отдела:

1.2.1. Данных по срокам строительства согласно договору.

1.2.2. Данных по строительным показателям объектов.

2. С отделом материально-технического обеспечения по вопросам снабжения объектов материалами, изделиями, конструкциями и оборудованием.

2.1. Предоставление в МТО:

2.1.1. Лимитно-заборных карт.

2.1.2. Графика поставки материалов.

2.1.3. Проверенных заявок прорабов.

2.1.4. Комплектовочных ведомостей.

2.2. Получение от МТО:

2.2.1. Сертификатов, паспортов и других сопроводительных документов на получаемые материалы, изделия, конструкции и оборудование.

2.2.2. Информации по поставкам материалов, изделий и конструкций на объекты.

2.2.3. Консультаций по техническим параметрам материалов, изделий, конструкций и оборудования.

3. С бухгалтерией по финансовым вопросам:

3.1. Предоставление в бухгалтерию:

3.1.1.Отчётов по списанию материалов, изделий, конструкций оборудования (форма М29).

3.2. Получение от бухгалтерии:

3.2.1. Списка материалов, подлежащих списанию.

3.2.2. Списка линейного персонала, работающего на постоянной основе в организации, с указанием по необходимости паспортных и др. данных.

3.2.3. Консультаций по финансовым вопросам.

4. С отделом проектирования по вопросам проектной документации:

4.1. Предоставление в отдел проектирования:

4.1.1. Предложений по изменению проектных решений, удешевляющих строительство.

4.1.2. Информации о ходе производства работ на строящихся объектах.

4.2. Получение от отдела проектирования:

4.2.1. Проектной документации.

4.2.2. Консультаций по вопросам изменения проектных решений.

4.2.3. Согласования изменённых проектных решений.

5. С линейным персоналом по вопросам производства работ:

5.1. Предоставление прорабам:

5.1.1. Рабочей документации.

5.1.2. Проектов производства работ.

5.1.3. Данных по субподрядным организациям.

5.1.4. Журналов текущего контроля.

5.1.5. Бланков актов приёмки работ и промежуточного контроля.

5.1.6. Разрешительных документов на производство работ.

5.1.7. Лимитно-заборных карт.

5.2. Получение от прорабов:

5.2.1. Заявок на требуемые материалы, конструкции, изделия и оборудование.

5.2.2. Отчёт по ФЗП.

5.2.3. Доступа на объекты для проведения текущего контроля.

5.2.4. Отчётов по сдаче работ.

5.2.5. Отчётов по расходованию материальных ресурсов.

5.2.6. Информации по ходу производства работ и поставки материалов, изделий, конструкций и оборудования.

5.2.7. Исполнительной документации (подписанных актов сдачи работ, актов промежуточных приёмок работ, исполнительных чертежей).

5.2.8. Данных для разработки графиков производства работ.

5. Структура подразделения.

Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника ПТО и по согласованию с отделом кадров. Работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника ПТО.

6. Основные нормативные документы, используемые в подразделении.

действующее законодательство РФ устав ООО «Эскиз»

строительные нормы и правила (СНиП) ЕНиР ГОСТы другие нормативные документы по вопросам строительства

8. Права

1. ПТО имеет право:

1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по производству строительных работ, которые являются обязательными к исполнению.

1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам подготовки производства.

1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

1.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

1.8. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.

3. Начальник ПТО вправе:

3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

9. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник ПТО.

2. На него, в частности, возлагается персональная ответственность в случае:

2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.

2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.

2.6. Нарушения планов строительства.

2.7. Не обеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела подготовки производства.

2.8. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

2.9. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.

2.10. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.