Разработка рекомендаций по использованию в анализе основных средств информационных технологий

Становление рыночной экономики требует от руководителей предприятий, фирм и организаций повышения эффективности использования экономического потенциала, оптимальных форм хозяйствования, достижения наилучших результатов при наименьших затратах труда и средств.

В этой связи повышается заинтересованность и материальная ответственность субъектов хозяйствования в рациональном использовании имеющихся основных средств.

Стоимость основных средств часто составляет существенную часть общей стоимости имущества организации, а ввиду долгосрочного их использования в деятельности организации основные средства в течение длительного периода времени оказывают влияние на финансовые результаты деятельности субъектов хозяйствования. В связи, с чем возникает необходимость в постоянном и грамотном управлении основными средствами организации.

В этой связи повышается роль анализа основных средств предприятия, проведение которого позволяет оценить структуру, динамику и эффективность использования основных средств. Но этот процесс связан не только с уровнем квалификации, опытом персонала проводящего анализ, но и с выполнением многочисленных расчетов, формированием аналитических таблиц, схем и диаграмм, что невозможно в настоящее время без использования современных компьютерных технологий. Автоматизация процесса управления основными фондами существенно влияет на возможность предприятия.

С учетом вышесказанного необходимо использовать при анализе основных средств современные информационные технологии, что позволит существенно сократить трудовые, временные и финансовые затраты на проведение анализа, а также позволит руководству принимать эффективные управленческие решения за счет своевременности, актуальности и полноты изучаемой информации.

Анализ основных средств выполняется на основании данных бухгалтерских документов, которые в основном представляют собой таблицы. Поэтому наиболее универсальным инструментом для автоматизации анализа являются электронные таблицы, или табличные процессоры. Наиболее распространенным табличным процессором является Excel.

Табличный процессор Excel для операционной системы Windows разработан корпорацией Microsoft. Среди прочих подобных программных продуктов этот пакет выделят графический интерфейс и возможность взаимодействовать с другими продуктами Microsoft Office. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации и проведения анализа данных, заданных в табличном виде. Хотя с помощью Microsoft Excel можно профессионально решать сложнейшие задачи, главное достоинство этой программы, с точки зрения пользователя, заключается в том, что она позволяет легко и быстро выполнять простые, рутинные расчеты.

Бухгалтеру — аналитику прежде всего могут быть интересны следующие возможности Excel:

• — табличный редактор;
• — любые операции с цифрами легко автоматизировать;
• — генерируются отчеты различных видов и форматов;
• — программа позволяет править информацию, добавлять или удалять строки и столбцы, копировать данные в другие области;
• — широкие возможности проверки ошибок;
• — автоматизирован подсчет промежуточных итогов;
• — возможность сортировать любые данные — даты, текст, цифры;
• — проведение статистического анализа, графическим методом, а также проведение анализа с использованием встроенных функций;
• — удобно работать со «сценариями» (что будет, если.. .).
• — осуществлять моделирование коммерческих операций.

Названное приложение широко используется для эффективной обработки учетных данных, заданных в табличном виде. Microsoft Excel обеспечивает: быстрое построение таблиц любой формы для выполнения экономических расчетов; возможность обработки различных типов данных (числа, даты, формулы); импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных, а также из других приложений Windows; возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, чтобы в результате ввода значений в одну таблицу изменялось содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле приводило бы к выдаче сообщения в другом; возможность корректировки уже созданной таблицы.

Надо отметить, что пакет имеет большой набор встроенных функций (арифметических, тригонометрических, логических, статистических и др.), что нередко требуется при проведении тех или иных расчетов. Так, например при построении таблиц используется одна из самых простых, но наиболее часто повторяющихся функций Microsoft Excel Суммирование строк и столбцов (У). Данная функциональная возможность Microsoft Excel наиболее широко используется в бухгалтерском учете. Как правило, вся накопленная о хозяйственных операциях информация заносится в различные учетные регистры. К ним можно отнести учетные карточки, журналы-ордера, ведомости, учетные книги. Microsoft Excel позволяет наглядно отобразить хорошо известные нам учетные регистры такие, как Баланс, Оборотную ведомость и Главную книгу в виде таблиц и удобно производить суммирование данных по столбцам и строкам, подводить общие итоги. Имеется так же возможность использовать средства высшей математики. При работе с базой данных обеспечивается поиск информации по множеству указанных критериев.

В процессе построения новой аналитической таблицы может возникнуть необходимость переместить данные показателей из одной таблицы в другую, при этом не повторяя действия по набору (расчетам) в ячейках новой таблицы. Для этого необходимо знать, что перенос ячеек, содержащих текст, лучше осуществлять приемом копирования, а для переноса ячеек, содержащих цифровых данные удобно использовать функцию Microsoft Excel по со зданию ссылок.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа. Ссылками указываются ячейки, значения которых нужно использовать в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значения одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения.

Необходимо отметить, что практически все вышеперечисленные возможности Microsoft Excel были использованы при построении таблиц данной курсовой работы.

Так, анализ основных средств проводится по следующим направлениям: анализ обеспеченности предприятия основными средствами, их технического состояния и движения, анализ эффективности использования основных средств и фактор влияющих на данный процесс, анализ влияния эффективности использования основных средств на результаты деятельности организации, выявление и подсчет резервов повышения эффективности использования основных средств предприятия.

Расчет показателей состояния и движения основных средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel представлен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 — Пример расчета показателей состояния и движения основных средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel.

Примечание — Источник: собственная разработка.

Расчет показателей эффективности использования основных средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 — Пример расчета показателей эффективности использования средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel.

Примечание — Источник: собственная разработка.

Встроенная подсистема машинной графики позволяет построить диаграммы, схемы, чертежи самых различных видов. Ни для кого ни секрет, что в графическом виде информация наиболее доступна для восприятия. Поэтому в анализе хозяйственной деятельности широко используется графический метод. Он обеспечивает наглядность и позволяет установить в отдельных случаях форму связи между показателя. Microsoft Excel позволяет использовать следующие виды графиков: координатные, столбиковые, круговые, полосовые. По содержанию графики различают: сравнения (в виде квадратов или кругов, площадь которых пропорциональна величине соответствующего показателя), структурные (секторные — представляют собой состав показателей или удельный вес отдельных частей в целом).

Пример построения диаграммы, отражающей динамику коэффициентов движения и технического состояния основных средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel представлен на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 — Пример построения диаграммы динамики коэффициентов движения и технического состояния основных средств ТКУП «Универмаг Беларусь» средствами Microsoft Excel.

Примечание — Источник: собственная разработка.

Дополнительным преимуществом этой программы является ее тесная интеграция с текстовым редактором Word. Это особенно важно, поскольку каждая созданная для анализа таблица требует комментария. Текст разъяснения набирается в Worde, а затем туда экспортируется необходимая таблица из Excel. Использование встроенных функций Microsoft Excel позволяют провести корреляционно-регрессионный анализ, а также выявить лучший год в работе предприятия (приложения М, Н).

Таким образом, Microsoft Excel для Windows обладает всеми необходимыми возможностями для проведения анализа отдельных объектов, в частности основных средств и эффективности их использования, что обеспечивает быстроту, надежность обработки данных и экономичность. Следует отметить, что мы описали лишь малую часть возможностей Microsoft Excel. Использование данного программного продукта для анализа основных средств на предприятии позволит сократить количество времени необходимого для проведения анализа основных средств, и позволит принимать более грамотные управленческие решения в области эффективного управления основными фондами предприятия.