Анализ качества информационного обеспечения отдела по обслуживанию АСУ «Экспресс»

Информационное обеспечение

Автоматизация задач управления предприятием предполагает наличие информационного, программного и технического обеспечения.

Информационное обеспечение — это совокупность системы сбора и переработки информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются не только на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи, но и с помощью бумажного документооборота.

Из всего вышесказанного следует вывод, что информационное обеспечение — это унифицированная форма системы документооборота.

Информационное обеспечение состоит в формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечениеэто совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицируемых систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а так же методология построения баз данных [2].

Унифицированные системыэто документации, создаваемые на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главной целью является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Схема информационных потоков отображает маршрут движения информации и ее объем, место возникновения первичной информации и использование результативной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления [3].

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объем информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

• — исключение дублирующей и неиспользованной информации
• — классификацию и рациональное представление информации.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение.

Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, кому она адресована.

Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот — она конкретизируется.

Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации [3].

В предприятии постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

К источникам информации относятся документы, которые регулируют деятельность отдела (предприятия) [4]. В их число входят следующие документы:

• — Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
• — Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
• — Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
• — Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.).
• — Техническая и технологическая документация.
• — Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.).
• — Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

Информацию, действующую на предприятии можно классифицировать:

1. По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней [5].

Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д.

Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

• 2. По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области [5].
• 3. По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные [5].

Эпизодическая информация формируется по мере необходимости.

Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату) [6].

4. По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.).

К организации информационного обеспечения предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации, независимо от источников поступления, должна соответствовать потребностям руководителя [32].

То есть обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии [32].

Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника).

Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования.

Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера).

Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации [31].

Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам.

Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т. д.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал [2].

Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в Отделе по обслуживанию АСУ «Экспресс» разделяют следующим образом:

• 1. Входящие
• 2. Исходящие
• 3. Приказы
• 4. Внутренние
• — финансовые
• — служебные

Затраты на работу с документами складываются из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию [2].

Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать.

Предприятие проводит анализ всего документооборота и, используя результаты проведенного исследования, оптимизирует информационное обеспечение.

Для того, чтобы узнать на сколько эффективна информационная структура «Отдела по обслуживанию АСУ «Экспресс», необходимо провести анализ документооборота в отделе и определить основные потоки информации.