Управление документацией при внедрении процессного подхода на ОАО «АМК»

ОАО «Амурский кабельный завод» предприятие универсальное, выпускает широкий спектр кабельно-проводниковой продукции, применяемой в различных отраслях народного хозяйства, как на российском, так и на зарубежном рынках: кабели силовые, контрольные с резиновой и пластмассовой изоляцией; кабели судовые и малогабаритные, кабели для сигнализации и блокировки, кабели городские телефонные, кабели дальней и местной связи, кабели радиочастотные, кабели для погружных электроустановок; провода неизолированные, провода для радиои электроустановок, провода установочные и телефонные распределительные; провода и кабели для подвижного состава; провода и шнуры распределительные и другие.

Предприятие устойчиво функционирует в условиях рыночной экономики, выдерживает конкуренцию с другими производителями, в том числе за счет максимального учета интересов рынка и конкретных потребителей.

ОАО «Амурский кабельный завод» образован в 1955 году. Необходимость создания предприятия такого направления была вызвана острой потребностью в кабельной продукции для судостроения и связи.

В период с 1955 по 1960 год на территории завода были построены цеха, погрузочные площадки, железнодорожный подъездной путь, причал (позволял осуществлять отгрузку кабельной продукции на суда класса «река-море»).

Современные лаборатории и разнообразное кабельное оборудование позволяют производить не только стандартные кабельные изделия, но и различные специальные кабели и провода, учитывающие особые технические требования заказчика. Для оперативного проведения сертификационных испытаний кабельной продукции на предприятии имеется аккредитованный испытательный центр.

Проведенные на заводе модернизация и техническое перевооружение производства обеспечили высокий уровень качества работы всего предприятия. Улучшились конструктивные и физические характеристики кабелей и проводов, расширилась номенклатура продукции. Значительно возрос профессиональный уровень работников. На современном оборудовании таких ведущих европейских производителей, как Maillefer, Niehoff, Sket трудятся только подготовленные кадры.

ОАО «Амурский кабельный завод» уже более 55 лет работает на рынке кабельно-проводниковой продукции, поставляя свою продукцию предприятиям различных отраслей промышленности. Рынком сбыта выпускаемой продукции является вся территория Российской Федерации. Продукция завода поставляется в Дальневосточный, Центральный, Южный, Приволжский, Уральский, Сибирский. Федеральные округа. Предприятие также поставляет кабель в Казахстан, Грузию, Азербайджан, Вьетнам, Монголию.

ОАО «Амурский кабельный завод» является коммерческой организацией. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции.

На заводе разработана и действует система менеджмента качества, соответствующая требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000 и требованиям ГОСТ Р ИСО 9001−2001, ГОСТ РВ 15.002−2003. Предприятием получены сертификат соответствия в системе «Военный Регистр», международный сертификат КЕМА (Нидерланды).

Завод имеет лицензии на производство и разработку вооружений и военной техники, лицензию федерального надзора России по ядерной и радиационной безопасности. По требованию заказчика продукция изготавливается под надзором Морского и Речного регистров. При выполнении Государственных оборонных заказов товар принимается представителем заказчика. На всю продукцию имеются сертификаты соответствия пожарной безопасности.

Широкий ассортимент кабельно-проводниковой продукции на складе, минимальный срок изготовления, быстрая отгрузка, гибкая система скидок, индивидуальный подход к клиенту и высокое качество исполнения — факторы, благодаря которым ОАО «Амурский кабельный завод» является надежным партнером для взаимовыгодного сотрудничества и сохраняет высокий уровень конкурентоспособности на рынке.

Матрица разработки и формулирование целей, а так же дерево целей ОАО «Амурский-кабельный завод» представлены ниже в таблице 6 и на рисунке 1 соответственно.

Таблица 6 Матрица разработки и формулирования целей.

Выполнение целей и задач организации осуществляется в рамках ключевые факторы успеха и их оценка по десятибалльной шкале приведены в таблице 7.

В таблице 8 представлен список всех существующих на ОАО «АМК» процессов и их руководители.

Таблица 7 Ключевые факторы успеха и их оценка.

Таблица 8 Бизнес-процесс ОАО «АМК» .

Ключевые факторы успеха и их оценка по десятибалльной шкале приведены в таблице 9.

Таблица 9 Ключевые факторы успеха и их оценка.

В таблице 10 представлен список всех существующих на ОАО «АМК» процессов и их руководители.

Таблица 10 Бизнес-процесс ОАО «АМК» .

На ОАО «АМК» внедрен процессный подход, Для управления системы менеджмента предприятия определены процессы (таблица 8), назначены руководители процессов.

Управление процессами системы менеджмента включает в себя: разработку целей процесса в области качества и экологии, входные и выходные данные, виды деятельности, участники, оценка результатов деятельности процесса.

Краткое описание, последовательность и взаимодействие процессов указаны в карте процесса, которые разработаны для каждого конкретного процесса.

Руководители процессов два раза в год (за полугодие, год) проводят самооценку деятельности процесса путем сравнения планируемых показателей с фактическими, согласно утвержденным по каждому процессу критериям. Результаты самооценки оформляют в виде отчета (в произвольной форме) и содержат оценку в баллах, выводы (процесс результативен или нет) и предложения по улучшению.

По результатам деятельности процессов высшим руководством проводится анализ результативности функционирования системы менеджмента предприятия.

Для управления процессами используется следующая документация:

• 1. Политика ОАО «АМК» в области качества, Экологическая Политика;
• 2. Руководство по качеству; Руководство по экологии; Руководство по управлению процессами, карты процессов;
• 3. Программа повышения качества;
• 4. Приказы, распоряжения, служебные записки;
• 5. Планы корректирующих и предупреждающих действий;
• 6. Планы, графики, протоколы;
• 7. Нормативная документация (ГОСТ, ТУ, МЭК, РД), СТП;
• 8. Положения о подразделениях, должностные инструкции;
• 9. Законодательные акты, Постановления правительства РФ.

Процесс управления документацией на ОАО «АМК» представлен на рисунке 2.

Рисунок 1 — Процесс управления документацией на ОАО «АМК» .

Процессы на входе и выходе, а так же виды деятельности, включенные в процесс управления документацией указаны в таблице 11.

Таблица 11 Входы, выходы и виды деятельности бизнес-процесса.

Для поддержания документации в рабочем состоянии используются средства управления:

• 1. Проверка на соответствие до их выпуска, утверждение;
• 2. Анализ и актуализация по мере необходимости;
• 3. Учет, идентификация, внесение изменений, хранение, проверка.

Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процесс соответствует необходимым требованиям системы менеджмента предприятия и результативности функционирования конкретного процесса, ведутся в форме актов, отчетов, справок, протоколов, записей в журналах.

Для результативного функционирования процесса используются ресурсы:

— финансовые, человеческие, материальные, информационные;

— инфраструктура и производственная среда, условия тр…

• «Техническое» проектирование системы Проектирование архитектуры ПО,.

Проектирование системы безопасности,.

Определение требований к оборудованию,.

Проектирование организации базы данных.

• • Разработка средств конвертации данных
• • Подготовка инфраструктуры тестирования системы

Описание настройки системы Техническое задание на разработку модулей системы Описание соответствия данных существующей системы с данными системы Сценарии бизнес-тестирования системы Сценарии тестирования интеграции с другими системами План обучения пользователей.

Построение системы.

Создание рабочей версии системы.

• Разработка дополнительного программного обеспечения Функциональное расширение модулей и базы данных Разработка интерфейсов с существующими системами Разработка программ конвертации данных.

• Тестирование Работоспособности модулей и системы в целом в соответствии с требованиями.

средств конвертации данных интерфейсов Производительности системы.

• • Разработка документации для пользователей, системных администраторов и технической поддержки
• • Разработка и тестирование процедур инсталляции

Установлена рабочая версия системы Настроены параметры системы Проведена тестовая конвертация данных Созданы инструкции для пользователей Проведено бизнес-тестирование системы Проведено тестирование интеграции системы с другими системами План перехода на новую систему.

Переход.

Запуск системы в эксплуатацию.

• • Установка системы конвертации данных, загрузка и проверка данных в системе
• • Обучение пользователей
• • Подготовка рабочего пространства в системе
• • Окончательная настройка системы
• • Организация поддержки системы
• • Обеспечение нормальной работы пользователей
• • Определение статуса готовности системы
• • Переход к эксплуатации системы

Конвертированные и проверенные данные Результаты окончательного тестирования Подготовленные пользователи Рабочая система Инфраструктура поддержки системы.

Эксплуатация.

Поддержка и развитие системы.

• • Начало эксплуатации системы
• • Аудит системы
• • Измерение производительности
• • Прекращение использование старой системы
• • Поддержка системы
• • Определение новых направлений

Работающая система Результаты проверки эффективности использования системы Рекомендации по дальнейшему развитию системы.

Описание выполняемых работ заключается в формировании цепочек задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта.

Внедрение готового приложения заключается в одновременном согласовании возможностей приложения и организации исполнения автоматизируемых бизнес-процессов. Это приводит к необходимости настройки (доработки) приложения и модификации бизнес-процессов. После этапа эксплуатации проект по внедрению системы считается реализованным.

Программы, предназначенные для автоматизации документооборота внедряются аналогично, но их функционал отличается от CASE-средств и включает в себя:

• · Хранение и обработка корреспонденции и электронной почты;
• · Разработка и согласование документов (в том числе возможность создания бизнес-процессов и карт бизнес-процессов);
• · Управление документами в соответствии с нормативной документацией;
• · Управление документами — хранение, доступ, поиск документов в базе;
• · Хранение электронных форм документов;
• · Одновременный доступ к ресурсам с разных рабочих мест;
• · Ревизия и публикация документов;
• · Управление договорами;
• · Предоставление отчетности по процессам обработки дел и документов;
• · Развитые средства поиска информации;

Система электронного документооборота внедренная на предприятии становится частью единой корпоративной информационной системы, и поэтому должна кроме функциональных удовлетворять еще ряду эксплуатационных и инфраструктурных требований:

• 1. Производительность;
• 2. Интеграция;
• 3. Работа мобильных пользователей;
• 4. Информационная безопасность;
• 5. Организация хранилища документов;
• 6. Настройка и развитие.

Производительность Система должна обеспечить требующуюся предприятию производительность. Основным параметром при этом является время реакции на самые распространенные действия пользователей — поиск и группирование документов в системе, создание нового документа, построение часто используемых отчетов, инициация экземпляра бизнес-процесса и его отдельных активностей Требуемые значения параметров производительности должны достигаться в конкретных масштабных ограничениях — количестве одновременно работающих пользователей, количестве и объеме хранящихся в системе документов, количества одновременно исполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Параметры производительности должны сохраняться приемлемыми в течение среднего времени хранения документов в системе с учетом регулярного выполнения процедур обслуживания архива включая вытеснение редко-используемых документов на медленные дешевые носители в системе хранения.

Система, должна быть масштабируемой в соответствии с планами развития предприятия, допуская подключение новых пользователей, перестройку организационной структуры, создание новых, в том числе удаленных, филиалов и дочерних предприятий без остановки эксплуатации и без существенного падения производительности. Для работы в распределенных сетях система должна поддерживать распределенную модель данных, иметь возможности репликации данных между серверами.

Интеграция Система электронного документооборота должна обеспечивать высокий уровень интеграции со следующими системами:

• — набором офисных приложений в которых пользователи создают свои документы (например Microsoft Office);
• — транзакционными системами (ERP, CRM, SCM и т. п.), в которых хранятся данные, отражающиеся в документах и влияющие на ход бизнес-процессов предприятия
• — средствами управления каталогами (Active Directory) для обеспечения интеграции справочника пользователей системы с пользователями сети предприятия и поддержки функции единого входа (single Logon);
• — службами цифровых сертификатов PKI и крипто-провайдерами для поддержки шифрования и электронной цифровой подписи
• — системами электронной почты, мгновенных сообщений
• — интранети экстранет-порталами предприятия (для этого критически важной является URL-адресуемость объектов и активностей системы)
• — файл-серверами и другими хранилищами данных предприятия

Системы для крупных предприятий должны также интегрироваться с другими системами электронного документооборота, управления бизнес-процессами и workflow, поддерживая отраслевые форматы передачи документов и взаимодействие бизнес-процессах с унаследованными предприятием системами аналогичного назначения.

Работа мобильных пользователей Система электронного документооборота должна поддерживать доступ мобильных и удаленных пользователей — например сотрудников, находящихся в командировках. Такой доступ не должен нарушать требований информационной безопасности. Важными преимуществами являются возможность офф-лайн работы пользователя с системой, а также работы без установки ПО на рабочее место (режим Интернет-кафе), пусть даже и некоторыми функциональными ограничениями.

Информационная безопасность.

В документах и бизнес-процессах предприятия содержится заметная часть его стоимости, утечка, уничтожение или искажение являются серьезными угрозами непрерывности бизнеса. Поэтому система электронного документооборота должна удовлетворять с одной стороны политикам и требованиям службы ИБ предприятия, а с другой — всем нормативным документам национального законодательства, включая ограничения на использование алгоритмов шифрования и регламентацию электронной цифровой подписи.

Организация хранилища документов Система ЭДО должна быть прозрачно для пользователя масштабируемой в направлении увеличения емкости хранилища документов с оптимизацией стоимости (поддерживать процедуры вытеснения редко используемых документов в дешевые емкие хранилища с меньшим быстродействием). Кроме того, система должна иметь возможности резервного копирования и восстановления данных в случае нарушения их целостности в том числе при физическом разрушении носителей информации.

Настройка и развитие Система ЭДО должна обладать достаточной гибкостью для проведения настроек и развития в процессе эксплуатации. При этом чем больше настроек может быть выполнено с бизнес-аналитиками без привлечения ИТ-персонала, тем лучше. К минимальному набору средств настройки, адаптации и развития системы электронного документооборота необходимо отнести:

• — средства ведения справочников системы;
• — средства настройки фильтров и представлений;
• — конструктор карточек (учетных записей документов);
• — конструктор маршрутов документов и графов состояния документов;
• — конструктор бизнес-процессов

По выше приведенным факторам оценка функциональности наиболее популярных на российском рынке систем электронного документооборота по 100-бальной шкале приведена ниже.

Рисунок 2 — Оценка функциональности СЭД Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит).

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot).

Следует отметить, что существуют пакеты программ, включающие в себя как CASE-средство, так и систему управления документооборотом, наиболее распространенная из таких систем — EQS.EMTool.

Система EQS. EMTool объединяет два программных продукта:

• · CASE-средство для моделирования процессов IDEF0. EM Tool. Это инструментальное средство предназначено для построения модели сети процессов организации и используется для идентификации документов и данных, а также идентификации процессов, где эти документы и данные создаются, используются или преобразуются. В IDEF0. EM Tool для описания процессов используется методология функционального моделирования IDEF0.
• · Система управления документооборотом EQS — Electronic Quality System. Этот продукт предоставляет широкие возможности по управлению документами, полностью соответствующими требованиям ИСО 9001:2008.

Документация является источником потенциальных потерь качества и эффективности работы, которые могут возникнуть из-за неполноты информации, недоступности нужной информации, ошибок или несоответствий (противоречий) в информации.

Внедрение информационной системы управления документацией, интегрированной с системой описания сети процессов, можно рассматривать как результативное и эффективное предупреждающее действие для предотвращения перечисленных потенциальных несоответствий.

документация реинжиниринг бизнес.