Информационное обеспечение ИС

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации информационное обеспечение (ИО) принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное, связанное с хранением, поиском и обработкой информации (рис. 4).

Рис. 4. Состав информационного обеспечения

Внемашинное информационное обеспечение Внемашинное ИО включает в себя разработку систем классификаций и кодирования информации, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей, проектирование схем внешних и внутренних информационных потоков объекта управления5.

Система показателей представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта. Система показателей является методологической основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

Для однозначного описания данных, эффективного поиска и идентификации в электронной памяти компьютерной информационной системы объекта используются соответствующие средства классификации и кодирования информации.

Классификацией информации называется упорядоченное расположение значений единиц информации. Система классификации характеризуется как совокупность правил и результат деления заданного множества на подмножества по одному или нескольким признакам. Полученные в результате деления подмножества бывают классификационными группировками: классы, подклассы, группы, подгруппы и др.

Ступень классификации определяет этап деления заданного информационного множества на подмножества, а число ступеней отражает глубину классификации.

После классификации выполняется кодирование информационных единиц, согласно выбранной системе, в результате чего определенные условные обозначения присваиваются конкретным элементам экономических номенклатур (табельные номера работников, номенклатурные номера готовой продукции, аналитические счета учета материальных ценностей и др.). При кодировании экономической информации на практике в большинстве случаев применяются порядковый, серийный и позиционный коды.

Порядковая система кодирования предполагает последовательное присвоение единицам информации кодов, которые выражается числами натурального ряда в возрастающем или убывающем порядке либо алфавитными символами. Порядковую систему кодирования рекомендуется использовать для небольших, простых и стабильных номенклатур, например категорий работников, видов образования, единиц измерения и т. п.

Серийная система кодирования предусматривает разделение множества единиц информации на отдельные группы по заданному признаку и присвоение им серии кодов с учетом резерва на случай расширения экономических номенклатур.

Позиционная (разрядная) система кодирования применяется при строго иерархической структуре информационного множества, что предусматривает классификацию по ряду признаков. При этом каждому признаку выделяется строго определенное число разрядов в коде. Позиционная система используется для кодирования больших и сложных номенклатур с большим количеством признаков. Например, при построении классификатора работников учитываются следующие независимые классификационные признаки (фасеты): пол, возраст, образование и др.

Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обозначений называется классификатором. Классификатор используется для выполнения функций однозначного обозначения объектов, для обеспечения возможности группировки информации по ряду признаков, для минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, для ускорения процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.

В зависимости от сферы применения классификаторы можно разделить на международные, единые для страны, отраслевые и локальные классификаторы предприятий и организаций.

Международные классификаторы входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных Наций (ООН) и ее специализированных образований, в том числе:

¦ международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

¦ международная стандартная торговая классификация (МСТК);

¦ классификация основных продуктов (КОП);

¦ классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.

Единые общероссийские классификаторы применяются во всех отраслях при обмене информацией между системами управления различных уровней. Их разработкой занимается Госстандарт РФ. В составе общероссийских классификаторов важное место занимают:

¦ общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

¦ общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

¦ общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

¦ совокупность обозначений административно-территориальных объектов (СОАТО);

¦ общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС);

¦ общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

¦ общероссийский классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) и др.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации на базе электронной вычислительной техники в 60-х годах XX века потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Постановлением Госстандарта РФ были определены требования к Унифицированной системе документации (УСД).

В соответствии с государственным стандартом УСД представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

При проектировании УСД производится выбор необходимых форм, построение уникальных форм в соответствии с требованиями государственного стандарта и эксплуатационными характеристиками используемых технических средств. Унификация документов осуществляется в двух направлениях:

¦ максимально типизируются формы документов межотраслевого назначения, пригодные для широкого круга предприятий, организаций и отраслей;

¦ специализируются формы документов одного и того же вида для конкретного предприятия, организации, отрасли.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Применение УСД обеспечивает:

¦ сокращение количества форм документов одинакового назначения;

¦ использование минимального количества данных, вводимых для решения функциональных задач;

¦ употребление единой терминологии;

¦ использование единых форм документов на различных уровнях управления;

¦ стандартизацию и единообразие оформления документов.

При разработке системы документации ЭИС экономического объекта определяется перечень входных и выходных документов, устанавливаются их характеристики, содержание, сфера применения, проектируются формы документов и рациональные схемы их движения6.

Под информационным потоком понимается направленное движение информации от источника ее возникновения к ее потребителю. Причем информация передается в виде отдельных первичных документов, массивов первичных документов или файлов на машинных носителях. В ходе проектирования информационной системы экономического объекта разрабатываются графики документооборота, которые призваны исключить дублирование информации в системе, усилить контроль исполнительной дисциплины, оптимизировать систему управления объектом в целом.

Внутримашинное информационное обеспечение Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях. В состав внутримашинного ИО входят файлы:

¦ с текущими данными о состоянии управляемых объектов;

¦ нормативно-справочной информации;

¦ с данными, поступающими из внешней среды;

¦ с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени и др. В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информационная база может быть организована в виде:

¦ локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;

¦ баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;

¦ баз знаний, которые, помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.

В отличие от локально организованных информационных файлов, базы данных основываются на принципах интегрированного пользования информации в системе, что позволяет:

¦ сократить избыточность в хранимых данных;

¦ устранить противоречивость хранимых данных;

¦ совместно использовать данные для решения большого круга задач пользователей, в том числе новых задач;

¦ обеспечить удобство доступа к данным;

¦ обезопасить данные, хранимые в базе на основе их централизованной защиты;

¦ обеспечить независимость данных от программ. Дальнейшим развитием внутримашинного ИО является создание баз знаний. На основе баз знаний разрабатываются экспертные системы для решения конкретных проблем и задач в различных отраслях человеческой деятельности, в том числе в управлении.

Особенностью баз знаний по сравнению с базами данных является выработка решений. В экспертных системах накапливается и обрабатываются знания — высшая форма информации.

При проектировании внутримашинного ИО учитывается принцип единства информационной базы в рамках создаваемой ЭИС, базирующейся на использовании унифицированной системы документации и технико-экономических показателей, единых классификаторов, общесистемного нормативно-справочного хозяйства.

Состав и структура информационных файлов системы во многом зависит от правильности выделения функциональных подсистем объектов и выбора состава задач по каждой подсистеме с учетом требований, предъявляемых для выработки и принятия управленческих решений. Внутримашинное ИО систем должно обеспечивать эффективное функционирование всех задач, их комплексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информационными базами вышестоящих уровней управления.