Построение учетного аппарата в компьютерной бухгалтерии

Построение учетного аппарата в компьютерной бухгалтерии

1. Формы построения учетного аппарата В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» руководители учетного аппарата предприятий в зависимости от объема учетной работы, а также от размера и специализации предприятия самостоятельно определяют, как будет осуществляться бухгалтерский учет (БУ) на предприятии.

Возможные такие варианты организации БУ:

1) бухгалтерский учет ведет руководитель предприятия;

2) ведение бухгалтерского учета поручается специально принятому на роботу бухгалтеру;

3) создается бухгалтерская служба (отдел), то есть самостоятельное структурное подразделение предприятия, которое возглавляет главный бухгалтер;

4) предприятие заключает сделку со специализированной организацией или внештатным специалистом-бухгалтером.

Рассмотрим организационную структуру бухгалтерии как самостоятельного подразделения предприятия.

Формы построения учетного аппарата:

1) централизованный учет Под централизацией учета понимают такое построение учетного аппарата, при котором все учетные работы (обработка документов, аналитический и синтетический учет, составление сведенного баланса и отчетности) сосредоточены в едином учетном подразделении — бухгалтерии предприятия.

При централизованном учете в отдельных подразделениях предприятия составляются только первичные документы (выписываются приходные и расходные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, другие документы). Документация вместе с отчетами материально ответственных лиц и кассовыми отчетами передается в главную (центральную) бухгалтерию предприятия, где составляется сведенный бухгалтерский баланс и другая отчетность.

2) децентрализованный учет Под децентрализацией учета понимают такую организацию учетного аппарата, при котором в подразделениях предприятий (цехах, складах и т. п.) есть собственные бухгалтера или учетные работники, которые ведут синтетический и аналитический учет, составляют отчетность. В центральной бухгалтерии на основании отчетов подразделений составляется сведенный баланс и итоговая отчетность.

3) неполная централизация, При неполной централизации учета создают и центральную бухгалтерию и учетные ячейки в подразделениях, которые не ведут регистров аналитического и синтетического учета, а только принимают, проверяют и группируют документы для передачи их к центральной бухгалтерии.

4) неполная децентрализация, При неполной децентрализации учета в отдельных подразделениях предприятия (цехах, складах, бригадах и т. п.) кроме составления документов, ведут аналитический учет, итоговые данные которого периодически сравниваются с данными синтетического учета главной бухгалтерии.

5) форма централизованных бухгалтерий.

Форму централизованных бухгалтерий используют в группах экономически однородных предприятий (объединений предприятий), подчиненных, как правило, одному вышестоящему органу. На этих предприятиях создаются учетно-контрольные группы, подчиненные централизованной бухгалтерии, которые под ее руководством осуществляют первичную обработку и классификацию документов.

Кроме форм построения учетного аппарата, различают также принципы разделения труда учетных работников.

Основными принципами разделения труда учетных работников являются:

— функциональный принцип,

— оперативно-производственный принцип

— комбинированный принцип.

Функциональный принцип основан на технических элементах учетной работы, то есть на видовом разделении труда, когда каждому работнику поручается выполнение однородных операций (прием документов, их обработка, записи в реестры учета).

Под оперативно-производственным принципом организации учетного аппарата понимают разделение труда, основанное на законченных циклах, комплексах работ, которые касаются одного объекта или к группе экономически однородных объектов учета, то есть структурном разделении труда.

На практике наиболее часто используется комбинированный оперативно-производственный принцип, при котором часть работ выполняется по объектам учета, а часть — по учетным задачам.

Установление оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией при построении структур учетного аппарата является важным путем усовершенствования управления предприятием и повышение эффективности учета. От соотношения централизации и децентрализации в организации учета зависит: организационная структура, технология, методы работы предприятия и т. п.

2. Автоматизированные рабочие места учетного работника Использование компьютерной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата. Первым характерным отличием является использование автоматизированных рабочих мест бухгалтера.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) традиционно понимают профессионально-ориентированный программно-аппаратный комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.

АРМБ — это элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, персональное средство учетного работника для автоматизированного выполнения операций конкретной стадии учетного процесса, при этом сохраняется распределение обязанностей между персоналом бухгалтерии по функциональному признаку.

Классификация АРМ

1) По функциональной направленности

1.1) АРМ технического и вспомогательного персонала

1.2) АРМ специалиста

1.3) АРМ руководителя

2) По уровню использования компьютеров

2.1)АРМ нижнего уровня

2.2) АРМ среднего уровня

2.3) АРМ высшего уровня

3) По группировкам экономических показателей

3.1) Собственности учредителя

3.2) По учету основных средств и нематериальных активов

3.3) По учету производственных запасов

3.4) По учету труда и заработной платы

3.5) По учету готовой продукции, ее отгрузки и реализации

3.6) По учету финансово-расчетных операций

3.7) По учету затрат на производство

3.8) Сводного учета и составления отчетности Основная концепция построения АРМБ заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации непосредственно на рабочем месте учетного работника с использованием персональных баз данных, а также в формировании локальных и глобальных сетей АРМ на базе ЭВМ, т. е. в создании распределенной системы обработки данных (РСОД).

Преимущества РСОД: учетный процесс распределен по рабочим местам на территории предприятия; возможность своевременно контролировать, подводить итоги и принимать необходимые решения для управления предприятием.

Информационная модель решения задач учета в РСОД Рисунок 1- Информационная модель решения задач учета в РСОД АРМ 1 — главного бухгалтера АРМ 2 — зам. главного бухгалтера АРМ 3 — главного экономиста АРМ 4 — бухгалтера по учету основных средств АРМ 5 — бухгалтера по учету материальных ценностей АРМ 6 — бухгалтера по учету готовой продукции АРМ 7 — бухгалтера по учету труда и заработной платы АРМ 8 — бухгалтера по учету финансово-расчетных операций АРМ 9 — бухгалтера по учету затрат на производство АРМ 10 — учетного работника склада АРМ 11 — учетного работника цеха АРМ 12 — учетного работника участка АРМ 13 — учетного работника отдела АРМ 14 — АРМ других подсистем информационной системы предприятия Классификацию АРМ по уровням управления можно детализировать:

Д АРМ высших руководителей (включая главного бухгалтера), а также руководителей среднего и нижнего уровней управления;

Д АРМ специалистов (АРМ бухгалтерии и экономистов; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и т. п.);

Д АРМ технический: исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца. оператора и т. п.).

Специфическим есть то, что АРМ бухгалтера нуждается в создание технологии, которая предусматривает участие широкого круга работников предприятия — бухгалтеров, операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей и других специалистов — в обработке учетной информации — введении данных, формировании первичных документов, визуальном контроле входных данных, складывании форм исходящих документов, которое осуществляется на рабочем месте с помощью персональной компьютера.

При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим чином:

Д основной обязанностью бухгалтера, ответственной за ведение учета на конкретном участке есть обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;

Д информация поступает или в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;

Д обработка документов состоит в отображении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;

Д обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ею в системе.

АРМ бухгалтера — система, которая есть совокупностью взаимосвязанных элементов. Для АРМ, как системы, характерные определенные свойства и определенная структура. Под структурой понимают совокупность элементов системы и связей между ними, которые отображают их взаимодействие.

Наличие той или другой структуры системы выливает на его свойстве, а также на выявление в времени функций системы. Структура АРМ должна автоматизировать функции бухгалтера при заданных критериях качества управление. Для оценки состава отдельных частей системы, то есть подсистем и отношений между ними, определяют основные ее части: функциональную и забезпечуючу.

Функциональная часть АРМ есть составным компонентом его структуры, которая определяет основные функции учетчика, а также процесс функционирования АРМ во времени, как процесс взаимодействия элементов, которые обеспечивают бесперебойную работу бухгалтера. Функциональная часть АРМ содержит описание совокупности взаимосвязанных задач, которые учитывают все виды формализованной деятельности работника. Задача — это часть функций управление, под которым понимают алгоритм или совокупность алгоритмов — формирование исходящих документов, которые имеют определенное функциональное назначение в управлении конкретным объектом.

В основу функционального обеспечения положены требования пользователей к АРМ и функциональную спецификацию АРМ, которая содержит описание компонентов автоматизированных функций пользователя, таких как входная и исходная информация, средства и метод его повышения достоверности и качества информации, применяемых носителей информации, технических средств, необходимых для реализации функций, интерфейсов. Иногда функциональные спецификации включают также описание средств защиты от несанкционированного доступа, восстановление системы в случае сбоя управление системой в нестандартных условиях.

Вместе с тем функциональная часть АРМ не может функционировать без обеспечивающей части.

Забезпечуюча часть АРМ — это совокупность технического и информационного обеспечения.

Техническое обеспечение АРМ — это комплекс технических средств, построенный на основе персонального компьютера.

Информационное обеспечение АРМ — это совокупность средств и методов построения информационной базы, которая делится на позамашинне и внутримашинное.

Внешнее информационное обеспечение включает систему классификации и кодирование информации; нормативно-справочную информацию; оперативную документацию; систему организации ведение, сохранение, внесение изменений в нормативную документацию.

Внутреннее информационное обеспечение АРМ строится на основе системы управление базами данных типа (dваSе, МS Ассеss, FОХРRО) и содержит комплекс программ организации и ведение баз данных, массивы данных на гибких магнитных дисках.

Усовершенствование структурного построения бухгалтерии связанное с изменениями в средствах построения АРМ. Современные программные продукты, такие как «1С: Бухгалтерия», разрешают строить структуру бухгалтерии на основе виртуальных АРМ. Виртуальное АРМ — это реализация правил ведения учета с помощью функций программы и прав доступа пользователя к базе данных. То и другое налаживается в рабочем порядке без программирования. Для изменения технологии учета необходимо перестроить виртуальные АРМ, которых касается это изменение или создать новые. Виртуальные АРМ не требуют дополнительного аппаратного обеспечения, вследствие чего затраты от изменения информационной технологии сводятся к минимуму. Набор необходимых работнику программных функций, реализованных в виртуальных АРМ, может изменяться. Например, если специалист из учета производственных запасов временно замещает кассира, его, АРМ сразу же перестраивается для выполнения дополнительных функций. Бухгалтер получает доступ к всем корреспонденциям по счету 30 «Касса», кассовых отчетов вместе с всеми счетами и операциями по учету материалов. При такой организации работы не нужно одновременно использовать несколько разных технических составных АРМ.

3. Построение учетного аппарата при применении КСБУ Другой характерной особенностью при применении аппарата компьютерной техники есть трансформация форм построения учетного аппарата. Широкое использование компьютерной техники сначала привело к централизованной обработке учетной информации, поскольку все компьютерные устройства находились к вычислительном отделе предприятия. Высокая стоимость компьютеров второго и третьего поколений, сложность их эксплуатации и обслуживание приводили к необходимости создания больших централизованных вычислительных центров с специальным штатом операторов и программистов, и, как следствие, требовали максимальной степени централизации учета. На этом этапе даже на больших предприятиях, где сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые бухгалтерии получали готовые сведения от вычислительного центра. При этом функции цеховых бухгалтерий сводились лишь к контролю за правильностью оформления первичных документов и полученных отчетных сведений. Только такая степень централизации учета обеспечивал полную загрузку вычислительных центров, оказывал содействие унификации бухгалтерского учета, снижению затрат на его ведение.

На этом этапе развития технических средств преимущества централизованного подхода состояли в следующем:

Д унификация систем кодирования информации в масштабе предприятия облегчала управления хозяйственной деятельностью. Интегрированный централизованный массив данных обеспечивал возможность доступа к устройствам памяти для своевременного получения необходимой информации;

Д при обработке трудоемких задач в едином вычислительном центре эти задачи сортировались и выполнялись в порядке соответственно их важности для работы всего предприятия;

Д использование одного мощного вычислительного центра сокращало затраты на электронную обработку данных;

Д централизованная база данных и использование вычислительной системой всей библиотеки программ оказывали содействие снижению трудоемкости и стоимости обработки информации;

Д возможность централизованной комплектации системы обработки данных квалифицированными специалистами разрешала сократить затраты на обучение персонала.

Однако максимальная централизация учета маленькая и отрицательные следствия: учет и контроль, обработка учетной информации отвлекались от места осуществление хозяйственных операций; увеличивалась продолжительность документооборота; повышались затраты на перемещение носителей информации к месту их обработки и т. п.

С развитием возможностей компьютерной техники и его удешевлением, созданием АРМ бухгалтеров появилась возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной учетной информации и формирования конечной информации может происходить непосредственно на рабочих местах учетных работников.

Децентрализованная система обработки данных имеет ряд следующих преимуществ:

— обработка данных в непосредственной приближенности к месту их возникновения и использование повышает заинтересованность управленческого и учетного персонала в повышении достоверности входных данных:

— могут быть учтенные интересы отдельных подразделов (отделов) предприятий. С помощью персональных компьютеров более оперативно решаются учетные задачи, необходимые для управления ними подразделами;

— повышается жизнеспособность системы обработки данных. Выход из порядка централизованного вычислительного оснащения или системы передачи данных может привести к остановке всей системы в целом. Выход из порядка лишь локального оснащения не влияет на работу других частей системы.

Рассматривая понятия централизации и децентрализации учета относительно как компьютеризированного учета, так и безкомпьютерных способов обработки учетной информации следует иметь в виду, что они являются довольно условными. Не может реально существовать целиком, централизованная система, равно как и целиком, децентрализованная система становится недееспособной. Можно говорить о степени централизации и децентрализации, как об оптимальном объединении этих процессов при определенных условиях. Существуют две конкурирующих тенденции, которые влияют на выбор структурной схемы системы обработки учетных данных на современном этапе развития технических средств компьютерной техники и средств связи. Первая состоит в повышенные степени централизации обработки, вторая — в усиленные ее децентрализации. Эти тенденции привели к абсолютно новым чертам в централизации и децентрализации учета.

Основная тенденция в централизации и децентрализации выполнения учетных функций состоит в накопленные и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных программы и использовании результативных учетных показателей. Эта система объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализованных систем. Использование локальных вычислительных сетей разрешает использовать в информационной системе управления методы агрегации и десегрегации учетной информации, которые, в свою очередь, ведут к установлению оптимального соотношения принципов централизации и децентрализации.

4. Структура учетного аппарата в компьютерной бухгалтерии Традиционно в основе разделения труда бухгалтеров лежал принцип организации учета за отдельными учетными задачами (или участками), учет основных средств на материальных активов, учет производственных запасов, учет оплаты работы, учет денежного средства, расчетных операций, учет затрат производства и т. п. При компьютеризации бухгалтерского учета перечень учетных задач остается неизменным, но сохранение и преобразование информации, формирование результатных данных осуществляется в единой информационной базе (рис.2).

Рис. 2. Концептуальная модель компьютеризированного бухгалтерского учета в разрезе участков учета Примечание: учет ОЗ и НА, учет ВЗ, учет ОП, учет ГК. учет РО, учет ВВ, учет ГП и Р, учет Ф и ФР — соответственно задача из учета основных средств и не материальных активов, производственных запасов, оплаты работы, денежного средства, расчетных операций, затрат производства, готовой продукции и его реализации, учета фондов и финансовых результатов.

5. Контроль за выполнением учетных работ в КСБУ бухгалтерия учетный компьютерный информация В условиях стремительного роста объемов информации на всех уровнях управления стоит вопрос об обеспечении компьютерной обработки контрольной информации. Это связано, прежде всего, с увеличением количества объектов контроля расширением круга вопросов в связи с осложнением хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, использование контрольной информации для анализа состояния предприятия также требует расширение количества показателей, их детализации. Однако, своевременное складывание годовых группирований за разными показателями и с разной степенью детализации для совершения анализа почти невозможное в условиях ручной работы.

При компьютеризации существенно изменяется ряд контрольных функций, которые раньше выполнялись бухгалтерами только вручную. Информационная система обеспечивает беспрерывный контроль как складывания документов, так и текущих учетных записал. Это обусловлен тем, что грамотно построенная компьютерная система бухгалтерского учета (а еще лучшее — компьютерная система управления предприятием) обязательно имеет свою структуру и встроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия — уменьшение вероятности ошибок как через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера, так и через намеренный вред.

Контрольные функции являются такими, которые тяжелейшее автоматизировать. Самая по себе компьютеризация учета не может устранить утаивания краж и злоупотреблений через неправильное перенесение на электронные носители реквизитов, указанных в документах, введение фальсифицированных документов и т. п. Компьютер всегда одинаково оценивает ситуацию и процесс, поэтому вероятность ошибок контроля в условиях применения компьютеров значительно низшая. Итак, компьютерная программа обеспечивает лишь беспристрастность и точность контроля.

Рассмотрим основные варианты компьютеризации учета.

При первом варианте компьютеризации подлежат отдельные участки учетной работы. Предприятие оборудуют набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), любое из которых предназначенное для решение определенной учетной задачи. АРМ осуществляют автономную обработку информации без использования информации из других АРМ. Информационные связи между автономными АРМ разорванные, что дает возможность для намеренных искривлений и злоупотреблений. Итак, есть необходимость в дополнительном контроле и дублировании информации, которая обеспечивается организационными методами.

За вторым вариантом происходит системная компьютеризация учета, которая предусматривает объединение АРМ в единую компьютерную сеть. В этом случае весь объем информации в сети становится доступной всем пользователям. Поэтому во время системной компьютеризации разрыв любой информационной цепи сигнализирует об аварии и локализует ее источник. Кроме того, становится возможной непосредственная колация (сравнение) учетных данных. В условиях системного компьютерного учета повышается интеграция процессов контроля, который разрешает обеспечить взаимосвязь объектов контроля при проверке хозяйственных операций и процессов.

Существенно изменяются также функции контроля бухгалтерских данных. Информационная программная система при наличии адекватного сопровождения с стороны разработчика или дилера обеспечивает, в сущности, беспрерывный контроль за ведением учетных записей и складыванием документов. Правильно построенная система обязательно имеет «защита», навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в настройке системы. Практический результат для предприятия — уменьшение вероятности штрафа через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера.

Оперативность результатной учетной информации разрешает также усилить контроль за законностью и экономической эффективностью хозяйственных операций. На базе компьютера есть возможность, усилить функцию контроля, не повышая и не усложняя при этом трудоемкость ведения учета.

Например, в программе «1С: Бухгалтерия 8.0» для счета может вводиться признак «Активный». «Пассивный», «Активно-пассивный». Этот признак используется для выявления ошибочных действий. Так, например, для активных счетов при превышении кредитового оборота над дебетовым отрицательный остаток по дебету будет сигнализировать об ошибке. Система автоматически проверяет правильность использования внебалансовых счетов: не допускается корреспонденция внебалансовых счетов с балансовыми. 3 другой стороны, проводка с внебалансовым счетом вообще не может содержать корреспондирующего счета. Контрольные функции реализуются на отдельных этапах учетного процесса, который дает возможность оперативно вмешиваться как в учетный процесс, так и в хозяйственную деятельность предприятия.