УЧЕТ и ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

Учет товарно-материальных запасов на складах

Порядок учета товарно-материальных запасов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета запасов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета товарно-материальных запасов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер, который подписывает заведующий складом и экспедитор. Либо на квитанции транспортного документа или в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.) ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, таким образом, отпадает необходимость выписывать приходный ордер.

Товарно-Материальные запасы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

Если запасы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение, либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов.

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально-ответственного лица и представителя отдела снабжения. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю), составляется в двух экземплярах, и после приемки материальных ценностей, акт с приложенными документами (транспортными накладными и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных запасов должны, как правило, составляться в день их поступления.

Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т. д.). В случаях, если материальный запас поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Поступление запасов изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных запасов, должно оформляться путем выписки Требования-накладной (форма № М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков не израсходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака.

Требование — накладная применяется для учета движения материальных запасов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные запасы. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания запасов, а второй — принимающему складу для оприходования запасов.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения запасов.

Товарно-материальные Запасы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет.

Бухгалтерам предприятий следует обратить внимание, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться такими первичными документами как:

• * документами, подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных запасов с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);
• * документами, подтверждающими факт получения товарно-материальных запасов.

При закупке материальных запасов у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных запасов у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале учета выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных запасов важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада. Если на предприятии несколько складов, тогда необходимо сосредоточить на каждом из них материалы определенных групп (основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т. д.).

Внутри складов запасы должны располагаться по секциям, затем по типои сорто-размерам в штабелях, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия.

На каждую партию материала прикрепляется материальный ярлык с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия материала). Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных лиц (зав. складом, кладовщик), ответственных за приемку и отпуск материальных запасов, с которыми заключается договор о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных запасов и передаче их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

Всем службам предприятия предоставляется список лиц, которым разрешено получение и отпуск материалов со складов, а также право выдавать пропуска на вывоз с предприятия материальных запасов.

Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения запасов, вызываемом как условиями производственного потребления мате-риалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.

Карточки складского учета запасов заполняются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учет движения материальных запасов ведется непосредственно материально-ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

На каждый номенклатурный номер товарно-материального запаса должна открываться отдельная карточка.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения запасов (стеллажи, ячейки и т. п.). К месту хранения прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.

На складах с небольшой номенклатурой запасов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных и установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

Пример :

1. Нехватка Товарно-материальных запасов на складе списывается на расходы:

Д 7600.

К 1600.

2. Излишек на доходы:

Д 1600.

К 6200.