Возможности автоматизации процессов управления в образовательном учреждении

Информатизация образования является не только необходимым условием успешного развития системы образования, но и важным фактором достижения ее главных целей — повышения уровня образованности и воспитанности людей, формирования у них нового научного мировоззрения, которое должно соответствовать условиям и проблемам развития общества в XXI веке. В Концепции информатизации сферы образования РФ дано следующее определение: «Информатизация образования понимается как процесс, направленный на реализацию замысла повышения качества содержания образования, проведение исследований и разработок, внедрение, сопровождение и развитие, замену традиционных информационных технологий на более эффективные во всех видах деятельности в национальной системе образования России». Информатизация является одним из важнейших инструментов содержательной, методологической и организационной перестройки образования с целью повышения его эффективности и приближения к реалиям современной жизни.

Информатизация образования на практике невозможна без применения специально разработанных компьютерных аппаратных и программных средств.

Анализируя информационные потоки в сфере образования, можно констатировать явное несоответствие между постоянно увеличивающимся объемом информации и существующей на сегодняшний момент практикой ее обработки, анализа и структурирования. На сегодняшний день важна своевременная качественная и оперативная обработка информационных потоков, что возможно благодаря автоматизации. Новая экономическая энциклопедия дает следующее определение автоматизации: «автоматизация — это использование технических средств в системе управления без непосредственного участия человека в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов и информации».

Сегодня нельзя с полной уверенностью назвать сферы жизни и деятельности человека, которые рано или поздно будут автоматизированы. Человек совершенствуется вместе с технологиями, становится свободнее; техника высвобождает в его жизни место и время для более совершенных помыслов. Все это стало возможным в очень короткие по историческим меркам сроки. Компьютерные технологии постепенно проникают в такие области деятельности, которые еще недавно казались доступными исключительно человеческому духу, в том числе деятельность образовательную [24].

В настоящее время рациональное использование компьютерной техники в управлении системой образования нашло широкое применение и приобретает все большее значение в управлении учебно-воспитательным процессом образовательного учреждения.

Здесь можно выделить несколько областей конкретных применений средств ИКТ (информационных и коммуникационных технологий):

• — ведение делопроизводства;
• — ведение кадровых дел сотрудников;
• — ведение личных дел обучаемых;
• — составление расписания;
• — тестирование, диагностика, контроль;
• — учет успеваемости;
• — информационно-методическое обеспечение;
• — информационное взаимодействие в локальных и глобальных сетях [16].

В условиях информатизации перечисленные направления деятельности могут быть автоматизированы с использованием соответствующей программно-аппаратной поддержки. В современных образовательных учреждениях разрабатываются и используются различные системы и информационные среды, нацеленные на поддержку педагогического процесса.

В рамках данного контекста приведем определение автоматизации управления, которое дает нам современный экономический словарь. Автоматизация управления — это автоматизация, направленная на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, экономикой [14].

На основе данного определения и анализа современных исследований в области информатизации системы образования мы понимаем автоматизацию управления учебно-воспитательным процессом как процесс, направленный на использование новых информационных технологий в управлении учебно-воспитательным процессом с целью повышения его эффективности, интенсификации принятия и реализации управленческих решений.

На наш взгляд, без применения новых информационных технологий в современных условиях невозможно совершенствование управления. Интернет-университет информационных технологий раскрывает новые информационные технологии как информационные технологии, базирующиеся на новых, инфологических и компьютерных средствах получения, хранения, актуализации информации, знаний [35].

Проводя анализ литературы по проблеме исследования, мы заметили, что в области автоматизации управления учебно-воспитательным процессом учебных заведений среднего профессионального образования нет стандартных подходов и разработанных алгоритмов. Исходя из нашего исследовательского интереса, мы выделим два принципа автоматизации управления учебно-воспитательным процессом:

• — принцип «первого руководителя»;
• — создание необходимой восприимчивости инженерно-педагогических работников к широкому использованию компьютеров в обучении, воспитании и управлении [9].

Первый принцип говорит о том, что успех возможен только в случае решительной поддержки со стороны руководителя образовательного учреждения.

Прежде чем приступить к решению проблемы, руководителю необходимо начать с организационных вопросов:

• — уточнить, какие аспекты управления необходимо автоматизировать;
• — определить состав должностных лиц образовательного учреждения, которые будут непосредственно отвечать за тот или иной аспект автоматизации;
• — определить состав программного обеспечения, конфигурацию персональных компьютеров и его периферийных устройств, необходимых для обеспечения автоматизации выбранных аспектов управления;
• — решить вопрос о целесообразности объединения компьютеров на рабочих местах в локальную сеть.

Второй принцип автоматизации — первооснова для успешного внедрения компьютера в управленческую деятельность. Поскольку применение компьютерных технологий становится одним из важнейших путей повышения эффективности управленческой деятельности, позволяет упростить, облегчить, интенсифицировать труд [19].

Необходимо отметить и то, что в последнее время наблюдается тенденция использования Интернет разными категориями пользователей. С одной стороны, учебные заведения всех уровней, федеральные и региональные органы управления образованием ведут активные работы по созданию и наполнению сайтов, на которых собрана самая различная информация о данном учебном заведении, региональных центров информатизации образования, образовательных порталов. С другой стороны, все большее количество преподавателей и других категорий работников сферы образования, учащихся и их родителей становятся пользователями глобальной сети. Современные подходы к использованию Интернет-технологий предполагают реализацию информационного взаимодействия участников образовательного процесса, доступ современных пользователей ко всем ресурсам глобальных телекоммуникаций.

Создание непосредственного сетевого онлайнового общения позволит обеспечить доступность процессов управления изменениями в образовании не только группе руководителей, но и всему педагогическому составу и родителям. Организация конференций по актуальным проблемам образования, проведение сетевой дискуссии приобщит более широкий круг субъектов образования к обсуждению вопросов качества образования, воспитания и развития студентов. Руководители учебных заведений могут получить независимую информацию и разнообразные суждения по поводу улучшения качества образования или проблем, которые оказались вне поля зрения руководителей и педагогов [36].

Использование новых информационных технологий и ресурсов Интернет требует от педагогов и других участников учебно-воспитательного процесса высокой степени профессиональной компетентности. Педагог сегодня должен обладать так называемой «двойной компетенцией», т. е. помимо сугубо традиционных профессиональных знаний иметь современные знания и навыки работы с информационными технологиями, высокую информационную культуру.

Отсюда делаем вывод первый — все определяется личностью педагога и его мотивами, а не видом и количеством техники; и вывод второй — необходимо создание в учебном заведении особых условий, чтобы преподаватель захотел и смог применить (или получить) компьютерные знания в своей педагогической деятельности.

В настоящее время в системе образования сложились основные направления применения в учебно-воспитательном процессе новых информационных технологий, среди которых использование автоматизированных систем управления; использование экспертных систем и систем поддержки принятия решений; освоение информационных технологий с ориентацией на дальнейшее применение в профессиональной деятельности.

Проведенный анализ существующих систем автоматизации управления показал, что они предназначены для поиска и представления необходимой информации, обработки полученной информации (программа может строить графики успеваемости, представлять результаты учебного процесса в виде таблиц и графиков, проводить статистическую обработку полученных данных) в целях интеллектуального обеспечения процесса принятия управленческого решения [31].

Кроме того, в рамках дипломного исследования хотелось бы подчеркнуть всю значимость автоматизации управления учебно-воспитательным процессом. Для решения дальнейших задач дипломного исследования необходимо выяснить сущность системы управления учебно-воспитательным процессом, поскольку учебное заведение среднего профессионального образования является сложной целостной системой с четкой структурой. В связи с этим в следующем параграфе мы рассмотрим управление учебно-воспитательным процессом как компонент педагогической системы, функции и принципы управления, а также структуру системы управления учебно-воспитательным процессом учебного заведения среднего профессионального образования Кроме всего этого, в наше время появилась новая задача: автоматизация управления процессов образования. Данной задаче служат так называемые автоматизированные системы управления [33].

Цели появления на рынке любого программного продукта, позволяющего автоматизировать процесс управления учебным заведением: во-первых, облегчить и упростить деятельность администраторов и учителей, с тем чтобы сократить затраты времени на выполнение рутинных операций и увеличить количество времени, отведенного непосредственно на процесс обучения; во-вторых, сформировать информационную инфраструктуру учреждения; в-третьих, собирать, обрабатывать и анализировать информацию о ходе учебного процесса и принимать обоснованные решения по управлению учреждением, а самое главное — сформировать информационное образовательное пространство школы, организовать информационное взаимодействие между всеми сотрудниками учебного заведения и органами управления образованием всех уровней.

Представленные на отечественном и зарубежном рынке программные продукты — это комплексы программ, включающих в себя автоматизированные информационно-аналитические системы для директора, заведующего учебной частью (завуча), учителя, работников школьной библиотеки, медицинского персонала школы и сотрудников бухгалтерии.