Информационный анализ системы управления

Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки.

Вся информация системы управления ООО «Новатор» образуется входными и выходными данными.

Входная информация ООО «Новатор» делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.

Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации. Информационные потоки ООО «Новатор» характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:

• — Поточно, по мере возникновения;
• — С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;
• — Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Документооборот на предприятие выглядит следующим образом (рисунок 3)

Рисунок 3. Документооборот ООО «Новатор» .

Документация, применяемая на предприятие ООО «Новатор» классифицируется по следующим признакам:

• 1. По признаку специализации:
  • — общие (административные);
  • — специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
• 2. По назначению:
  • — организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
  • — распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения);
  • — справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.);
  • — по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка);
  • — предложения, заявления и жалобы граждан.
• 3. По месту составления:
  • — внутренние;
  • — внешние.
• 4. По наименованию:
  • — акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
• 5. По количеству вопросов:
  • — простые (содержащие один вопрос);
  • — сложные (содержащие несколько вопросов).
• 6. По срокам исполнения:
  • — срочные
  • — несрочные.
• 7. По срокам хранения:
  • — постоянного (вечного) хранения;
  • — временного хранения (до 10 лет).
• 8. По степени подлинности:
  • — черновики (предварительная редакция документа);
  • — подлинники;
  • — копии.