Технология разработки инструкции по делопроизводству

Процедура разработки инструкции по делопроизводству включает три основных этапа:

сбор и анализ материала;

разработка инструкции;

внедрение инструкции.⁴

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-правовых методических документов. Эти данные могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования и прочих исследований внутри организации.

При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных задач на аппарат управления.

⁴ Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, — с. 64−70.

На первом этапе разработки Инструкции по документационному обеспечению управления изучаются:

структура организации (на основе структуры и штатной численности, а также штатного расписания);

структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа руководителя о распределении обязанностей между руководством и другими организационно-правовыми и распорядительными документами);

функции организации в целом (на основе устава или положения об организации, положениях о подразделениях);

функции отдельных органов управления (коллегии, совета правления и Д.р.) на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и д.р.);

функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

состав документов (по видам, адресатам, тематике), отложившихся в делах организации;

организация регистрации и учета документов (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам, базам данных);

организация работы по приему и отправке документов;

организация контроля исполнения документов (на основе журналов, картотек, баз данных, используемых для контроля исполнения);

система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, непосредственного анализа формирования дел в подразделениях);

организация работы исполнителей с документами;

организация работы с печатями, штампами, бланками документов, порядок выдачи ответственным лицам для работы, порядок использования, хранения;

организация по отправке и получению документов по почте, факсу, электронной почте и другими средствами связи.⁵

Основными источники сведений об организации — это нормативные, справочные, методические, информационно-справочные документы.

Проектная стадия разработки инструкции по документационному обеспечению управления начинается с разработки технического процесса, где должны быть выбраны, уточнены и в целом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов:

состав и порядок обработки основных документов;

предлагаемый порядок работы;

схемы организации административно-управленческих связей;

формы документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, о распределении документов по документопотокам и наличии стандартных и унифицированных форм документации.

Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит каждый документ в ходе обработки. При этом следует особое внимание обратить на дублирование операций, излишние маршруты.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е. Н Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева, под общей редакцией Т. В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54−57;

С использованием методов управленческого проектирования предприятиями разрабатываются инструкции по документационному обеспечению управления:

типовые;

примерные;

индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами соответствующей отрасли.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется для близких по структуре организаций, схожих отраслей деятельности с учетом требования Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т. д.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, сроков исполнения. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Изложение текста должно вестись от третьего лица, или в безразличной форме.⁶

Любая инструкция по документационному обеспечения управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов. А также в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило приводятся:

назначение и цели инструкции;

нормативная база инструкции;

виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

общие принципы работы с документами;

нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдением положений инструкции.

Отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных и подведомственных организациях возлагается на службу документационного обеспечения управления, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях — на руководителей подразделений.

Работники, занятые непосредственно в службе документационного обеспечения управления несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

⁶ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л. Р. Фионова. — Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, — с.78−92;

В раздел «Документирование управленческой деятельности» входят следующие подразделы:

общие требования к документам;

бланки документов;

оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

применение электронного документооборота в документировании управленческой деятельности.

Подраздел «Особенности оформления отдельных видов или комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь структуру:

подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, собраний, совещаний, советов и др.);

составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, актов, служебных записок);

подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемые в организации: от ведения документооборота, до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступившими по почте, но и с документами, поступившими по каналам электросвязи (телеграф, факс, электронная почта), с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

В управленческой деятельности при работе с документами используются печати и штампы, а значит, в организации должен быть порядок их учета, хранения и использования.

Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать порядок учета бланков: необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращение неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов.

Структура этого раздела может быть следующей:

организация документооборота;

прием, обработка и прохождение поступающих документов;

регистрация и учет поступающих документов;

организация работы с отправляемыми документами;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет объемов документооборота;

контроль исполнения документов;

организация работы с обращениями граждан;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

использование средств факсимильной связи;

ксерокопирование и тиражирование документов;

организация хранения документов;

составление и ведение номенклатуры дел;

формирование дел;

оформление дел;

оперативное хранение дел;

передача дел на архивное хранение;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

*копирование и тиражирование документов.

Данная структура носит примерный характер.

В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы.

⁷ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е. Н Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева, под общей редакцией Т. В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54−57;

коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)"; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами — раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан — раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др.

Чтобы грамотно разработать структуру и разделы инструкции необходимо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30−2003) и адаптировать их к конкретной организации.

При наличии части конфиденциального делопроизводства в конкретной организации следует подчеркнуть ответственность должностных лиц при работе с конфиденциальной документацией.

Здесь должна быть ссылка на существующую нормативную базу, как в стране в целом, так в пределах организации, обозначены основные технические способы подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

Если организация относится к государственной структуре, то на ее бланках отдельных видов документов нужно использовать Государственный герб Российской Федерации или Герб Субъекта Российской Федерации (негосударственные органы не обладают таким правом).

В том случае, когда на бланке необходимо разместить эмблему организации, использование Государственного Герба Российской Федерации или Герба Субъекта Российской Федерации исключено.

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и включения отдельного раздела в общую Инструкцию по документационному обеспечению управления определяется отсутствием кадрового структурного подразделения (если фирма небольшая, то документы готовит бухгалтер или секретарь).⁹

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина, под общей редакцией профессора Т. В. Кузнецовой. — М: МЦФЭР, 2004, с. 212−215;

Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным нормативным документом, отражает весь процесс работы с документацией внутри отдельной организации. Как и любой другой нормативный локальный документ имеет ряд особенностей составления, а именно:

может основываться на типовой, примерной инструкции по делопроизводству, а также основой для разработки может служить Государственная система документационного обеспечения управления;

при разработке необходимо учитывать законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне;

процедура разработки происходит поэтапно (сбор и анализ материала, разработка инструкции, внедрение инструкции);

структура инструкции обычно содержит основные разделы, такие как, «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Организация работы с документами», но в тоже время может содержать уникальные, индивидуальные разделы, например, «Организация конфиденциального делопроизводства», если в организации есть конфиденциальные документы, а Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства не предусмотрена.

⁹ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева, под общей редакцией Т. В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54−57;