Учет указанных операций ведется организацией на специальных счетах бухгалтерского учета внесистемного характера, называемых забалансовыми.
Забалансовые счета служат в основном для регистрации операций по движению имущества в целях исключения его двойного счета — у временного получателя и собственника имущества, а также для обобщения информации о наличии и движении условных прав и обязательств, для контроля над отдельными хозяйственными операциями. Забалансовые счета имеют трехзначный шифр (с 001 по 011).
Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе учета, сутью которой является отражение хозяйственных операций на одном бухгалтерском счете, в данном случае на забалансовом.
По дебету забалансового счета отражается получение ценностей либо обязательств, а по кредиту — их выбытие (списание). Учет на забалансовых счетах рекомендуется вести в соответствующих ведомостях аналитического учета имущества или обязательств. Такими ведомостями могут служить типовые ведомости и расчетные таблицы из журнально-ордерной системы счетоводства либо упрощенной системы регистров бухгалтерского учета, предназначенные для малых предприятий либо разработанные организацией самостоятельно. Характерной особенностью забалансовых счетов является строгий аналитический учет каждого из объектов, зафиксированных на этих счетах, с указанием организации — владельца, а также вида, сорта, места нахождения (хранения) и др., если речь идет о материальных ценностях, и каждого дебитора, контрагента, когда учитываются гарантии и ранее списанная дебиторская задолженность. Все товарно-материальные ценности, а также арендованные основные средства, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.
