Организация работы по составлению бухгалтерской отчетности

Для того чтобы бухгалтерская отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям, при составлении бухгалтерских отчетов должно быть обеспечено, соблюдение следующих условий:

• * полное отражение за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации всех производственных ресурсов, готовой продукции и расчетов;
• * полное совпадение данных синтетического и аналитического учета, а также показателей отчетов и балансов с данными синтетического и аналитического учета;
• * осуществление записи хозяйственных операций в бухгалтерском учете только на основании надлежаще оформленных оправдательных документов или приравненных к ним технических носителей информации; правильная оценка статей баланса.

Составлению отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа, осуществляемая по заранее составленному специальному графику. Важным этапом подготовительной работы составления отчетности является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.

Приступая к закрытию счетов, следует иметь в виду, что современные организации являются сложными объектами учета и калькулирования себестоимости продукции. Их продукция используется по различным направлениям. Взаимные услуги оказывают друг другу и основному производству вспомогательные производства.

При взаимном использовании продукции и услуг невозможно во всех случаях отнести на все объекты калькуляции фактические затраты. Какую-то часть затрат по некоторым объектам калькуляции организации вынуждены отражать в плановой оценке. В этих условиях важное значение имеет обоснование последовательности закрытия счетов.

Составлению годового отчета предшествует проверка правильности ведения бухгалтерского учета в организации, включающая следующие подготовительные работы:

• 1. Сверка итогов аналитического и синтетического учета. Свидетельством правильности ведения бухгалтерского учета являются:
  • * равенство суммы остатков аналитических счетов, открытых в развитие определенного синтетического счета, и остатков данного синтетического счета;
  • * равенство суммы оборотов по дебету или кредиту этих же аналити­ческих счетов и оборотов по дебету или кредиту синтетического счета.

Если при сверке суммы оборотов и остатков по синтетическому счету не тождественны соответственно итоговой сумме оборотов и остатков аналитических счетов, открытых к нему, то это означает, что есть ошибки и они должны быть исправлены.

При ведении бухгалтерского учета с помощью компьютерной системы учета тождество данных синтетического и аналитического учета должно обеспечиваться бухгалтерской программой автоматически2.

2. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации.

Инвентаризация — это установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей.3.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает организация, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В соответствии со ст. 12 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательным для всех организаций.

Исправления в бухгалтерском учете по выявленным в ходе подготовки к отчету ошибкам, которые могут быть как технические (арифметические, программные), так и методологические (документальное оформление, корреспонденция счетов).

Производимые исправления оформляются справкой бухгалтера, которая должна иметь обязательные реквизиты первичного характера.

В случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце, когда были выявлены искажения.

При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями за декабрь года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность.

В случаях выявления в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносится. Такие ошибки отражаются в текущем году. Если подобные ошибки оказывают влияние на величину финансового результата, то они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» как прибыль (убыток) прошлых лет, выявленный (признанный) в отчетном году.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций с указанием даты внесения исправлений.

При проверке учетных записей порой могут быть вскрыты и ошибки, допущенные в исчислении налогов. При этом надо помнить, что в связи с разделением в настоящее время бухгалтерского и налогового учета при их исправлении не всегда затрагиваются регистры бухгалтерского учета. В некоторых случаях исправления следует внести только в налоговые расчеты и регистры.

• 4. Расчет и начисление налогов, причитающихся в бюджет.
• 5. Закрытие счетов по учету прибыли и ее использования.
• 6. Обеспечение сопоставимости отчетных данных с показателями за соответствующий период предыдущего года.

Если данные за период, предшествовавший отчетному, несопоста­вимы с данными за отчетный период, первые из названных данных подлежат корректировке исходя из правил, установленных норматив­ными актами.

Каждая корректировка должна быть раскрыта в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах вместе с указанием ее причин (переоценка основных средств, изменение рыночной стоимости акций, изменение учетной политики в части учета реализации и др.).

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.

5. Учетная политика и ее влияние на отчетность организации В бухгалтерском учете под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Такое определение дано как в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», так и во вступающем в силу в 2009 году ПБУ 1/2008.

Для целей налогообложения учетная политика определена статьей 11 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) как выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых Кодексом способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика.

Роль учетной политики в организации всего учетного процесса крайне велика. Это связано с тем, что действующие нормативно-правовые акты в ряде случаев допускают выбор юридическим лицом способа организации учета из нескольких, определенных соответствующим нормативно-правовым актом, а иногда даже устанавливают обязанность разработать соответствующий порядок самостоятельно.

В этой связи учетная политика организации выполняет сразу несколько функций.

Во-первых, учетная политика представляет собой руководство по организации и ведению учета внутри компании — правила, установленные для всех работников организации, принимающих участие в учетном процессе. Данная функция приобретает особую актуальность для организаций, имеющих обособленные подразделения, самостоятельно ведущие учет результатов своей финансово-хозяйственной деятельности. В этом случае качественная учетная политика часто выступает единственным способом надлежащей организации унифицированного учета.

Во-вторых, грамотно сформированная учетная политика — это очень весомый аргумент для предотвращения или, по крайней мере, решения в свою пользу споров с налоговыми органами. Не секрет, что чем подробнее (в случае отсутствия противоречий с действующим законодательством) учетная политика определяет правила ведения учета в каждом конкретном случае, тем сложнее проверяющим оспорить правомерность их применения.

Наконец, в-третьих, учетная политика — это нередко и мощный инструмент оптимизации. Учетная политика может обеспечивать не только оптимизацию налогообложения, но и в очень многих случаях оптимизацию учетного процесса с точки зрения снижения его трудоемкости, повышения качества представления и группировки учетной информации и т. п.

Выбранная организацией учетная политика оказывает большое влияние на показатели себестоимости продукции, прибыли, налогов на прибыль, добавленную стоимость и имущество, показатели финансового состояния организации, их величину. Следовательно, учетная политика предприятия является одним из главных средств формирования величины основных показателей деятельности организации, налогового планирования, ценовой политики. Без ознакомления с учетной политикой нельзя осуществлять сравнительный анализ показателей деятельности организации за различные периоды и тем более сравнительный анализ различных организаций.

При формировании учетной политики организации по каждому конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из положений по бухгалтерскому учету.

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы:

амортизация основных средств, нематериальных и иных активов;

оценка производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции;

признание прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг и др.

Существенные способы ведения бухгалтерского учета подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав бухгалтерской отчетности организации за отчетный год. Промежуточная бухгалтерская отчетность может не содержать информацию об учетной политике организации, если в последней не произошло изменений со времени составления годовой бухгалтерской отчетности за предшествующий год, раскрывшей учетную политику.

Изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты организации, подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской отчетности. Информация о них должна включать:

причину изменения учетной политики; оценку последствий изменений в денежном выражении (в отношении отчетного года и каждого иного периода, данные за который включены в бухгалтерскую отчетность за отчетный год);

указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшествующие отчетному, скорректированы.

Изменение учетной политики организации может производиться в случаях:

изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета, применение которых предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

существенного изменения условий деятельности, связанных с реорганизацией, сменой собственников, изменением видов деятельности, реструктуризацией производства, значительным расширением или уменьшением объемов деятельности и т. д.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляется в порядке, предусмотренном для учетной политики. Изменение учетной политики должно вводиться с 1 января года (начала финансового года), следующего за годом его утверждения. Отражение последствий изменения учетной политики заключается в корректировке включенных в бухгалтерскую отчетность за отчетный период соответствующих данных за период, предшествующий отчетному. Указанные корректировки отражаются в бухгалтерской отчетности, при этом никакие учетные записи не производятся.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации.

6. Финансовое управление предприятием на основе бухгалтерской отчетности Каждая организация, осуществляя уставную деятельность, выполняет ряд операций, составляющих реальный хозяйственный процесс. К этим операциям относятся заготовление и хранение материально-производственных запасов, изготовление продукции и оказание услуг, продажа товаров и др.

Реальный процесс, выраженный в обобщенной денежной оценке, находит отражение в бухгалтерском учете. Сравнением расходов, произведенных организацией, с доходами, полученными ею от хозяйственной деятельности, определяется прибыль.

Получение прибыли является конечной экономической целью большинства организаций. Эта цель достигается согласованными действиями всего коллектива организации, определенного как множество взаимосвязанных элементов системы управления.

Для системы управления характерны два вида связей:

• * прямые, т. е. воздействие органа управления на объект управления. Они возможны, если орган управления располагает достоверной и достаточной информацией о состоянии объекта управления;
• * обратные, т. е. информация о том, как реагирует объект управления на управленческое воздействие, какова эффективность принятых управленческих решений.

Осуществление обоих видов связей ежедневно требует использования значительного объема информации в количественном измерении (о выпуске готовой продукции, запасах сырья или товаров, числе работающих и др.) и конкретном денежном измерении (о расходах на производство и управление, выручке, товарообороте в рублях, тысячах или миллионах рублей). Большую часть такой информации предоставляет бухгалтерский учет.

С позиции управления бухгалтерский учет — это система, обеспечивающая полную и достоверную информацию о наличии ресурсов, их размещении, о понесенных затратах и достигнутых результатах.

Входом в систему учета служит оперативная информация о реальном процессе, взятая из первичных документов или машинных носителей. Она используется для текущего управления организацией и ее подразделениями. Однако оперативная информация ограничена рамками времени или хозяйственных операций и не дает целостного представления об экономическом субъекте. Всеобъемлющая информация формируется непосредственно в учетном процессе путем сплошного непрерывного отражения фактов хозяйственной деятельности, обработки и преобразования исходных данных о них применительно к заранее поставленным целям управления и составления отчетности.

В условиях рыночной экономики объем информации, возникающей как внутри организации, так и за ее пределами, значительно увеличился. Внедрение компьютерных технологий позволило передать функции счетоводства (накапливание данных, их группировку, подсчет итогов и т. д.) технике, а в бухгалтерском учете появились новые, не свойственные ему ранее функции анализа, оценки информации, обоснования принятия управленческих решений.

Все это привело к необходимости разделения информационной системы бухгалтерского учета, как и в мировой практике на две:

• — внешнюю — финансовый учет;
• — внутреннюю — управленческий учет.

Деление не является абсолютным, и четкой границы между видами учета нет.

Вести финансовый учет требует законодательство, оно же определяет базовые принципы и правила его ведения и составления отчетности. Финансовая отчетность предназначена для внешних пользователей, но множество ее данных используется и для внутреннего управления.

Кроме информации финансового учета менеджерам нужны специально подготовленные данные, которые используется ими в процессе планирования, исполнения и контроля. Такую информацию предоставляет управленческий учет.

Бухгалтерская отчетность как источник информации о деятельности организации используется, прежде всего, для управления ее экономикой и принятия необходимых мер по ее развитию. Тщательное изучение и анализ показателей отчетности дают возможность выявлять недостатки в работе и определять пути их устранения.

Решение о ведении управленческого учета принимается самой организацией в случае необходимости. Он является продолжением финансового учета, т. е. детализирует расходы и доходы по статьям, местам возникновения затрат и центрам ответственности. Информация и отчетность в данном учете представляются по мере необходимости в любой, удобной для пользователя и решения управленческих задач соответствующего уровня форме. Данные управленческого учета в своем большинстве представляют коммерческую тайну и используются внутри организации на всех функциях управления — при планировании (прогнозировании), контроле, анализе.

На стадии планирования учетные данные используются для разработки частных бюджетов (смет) и общего (генерального) бюджета. При разработке производственной программы или программы продаж учет позволяет обеспечить синхронность работы различных подразделений организации, определить источники финансирования затрат, предложить альтернативные варианты.

Данные бухгалтерского учета позволяют осуществлять контроль за сохранностью имущества организации, обоснованностью применения цен, своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженностей, соблюдением финансовой и кассовой дисциплины. Если рассматривать контроль как процесс, позволяющий определить достижение организацией своих целей, то управленческие функции контроля и анализа переплетаются. В этом смысле внутренний контроль предполагает выявление отклонений от планов, лимитов, смет, норм, тарифов и т. д. По окончании отчетного периода на основе учетных данных составляются отчеты об исполнении бюджета (плана) каждым подразделением, по которым проводится сравнительный анализ намеченных и достигнутых результатов. Такие отчеты-анализы позволяют объективно оценить работу подразделений и информировать руководителей о том, на каких участках не удалось достичь запланированных показателей. По данным анализа определяются причины отклонений с целью не допустить их влияния в будущей работе. С помощью аналитической системы учета происходит обмен информацией между различными службами организации. Только бухгалтерский учет обеспечивает управление данными для обратной связи на любом уровне, без которых управление немыслимо.

Руководит информационной системой организации бухгалтер-аналитик, владеющий в равной мере методикой оперативного планирования, бухгалтерского учета, экономического и финансового анализа. Такой бухгалтер наделяется управленческими функциями и называется бухгалтером-менеджером.

Таким образом, бухгалтерский учет заслуженно называют «языком бизнеса», который предоставляет информацию о деятельности организации в экономической форме, позволяющей использовать ее для эффективного управления.