Словарь терминов. 
Документационное обеспечение управления

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автоматизированное делопроизводство — делопроизводство с применением программного обеспечения, автоматизирующего согласование, регистрацию, контроль исполнения, поиск и другие процессы с документами.

Автоматизированная информационная система — информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Авторский признак — группировка в деле документов одного автора.

Адресат — лицо или организация — получатель документа.

Адресование документа — указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события или действия.

Акцепт — принятие предложения о заключении договора (контракта) одной из его сторон.

Архив — организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивное хранение — хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.

Б.

Баланс предприятия — финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа — стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

В.

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Владелец сертификата ключа электронной подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ — документ, поступивший на предприятие.

Выписка из документа — заверенная копия части документа.

Г.

Гарантийное письмо — служебное письмо, подтверждающее обещание выполнить взятые обязательства (по оплате, предоставлению услуг и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д.

Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ — документ, поступивший из вышестоящей организации и содержащий указания к действию.

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Договор (контракт) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Докладная записка — документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синоним термина «делопроизводство» .

Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоянного хранения — документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Ж.

Журнал учета документов — журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: «эмблема организации», «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту» .

Запрос — документ, содержащий просьбу предоставить информацию по какому-либо вопросу.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение.

И.

Индекс (номер) дела — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация документов — присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Инструкция — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) — документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, а также порядок работы с ними на предприятии.

Исковое заявление — заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из организации.

К.

Карта-заместитель — документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Коммерческий акт — документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Контрагент — одна из сторон контракта, договора.

Контракт — см. договор.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа: заверенная — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Н.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ — документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

О.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа — первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Оферта — письменное предложение о заключении договора (контракта) на определенных условиях.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

П.

Печать — элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Постановление — правовой акт, изданный коллегиальным органом управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач.

Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие Порядок документирования.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа — предварительный вариант будущего документа, предназначенный для рассмотрения, согласования, утверждения, подписания.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Р.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) — карточка, содержащая основные сведения о документе, контроле его исполнения и работе с ним.

Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Рекламация — письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

С.

Система документирования — совокупность документов, взаимосвязанных по назначению, сфере деятельности и единым требованиям к их оформлению.

Служба делопроизводства — секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Служебная записка — документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.

Справка — Документ, содержащий информационно-справочные, аналитические или отчетные сведения, представляемый руководству.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандартизация документов — установление и применение единых форм (образцов) служебных документов.

Структура и штатная численность — документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.

У.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, устанавливающая единый комплекс видов документов для стандартных управленческих ситуаций, содержащая правила составления и оформления документов, образцы и трафаретные тексты документов.

Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Ф.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

Ш.

Штатное расписание — унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.

Э.

Экспедиция — структурное подразделение организации, осуществляющее прием и отправку корреспонденции.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) — комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Электронная регистрационная карточка (ЭРК) — электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки, содержащий основные сведения о документе и работе с ним и хранящийся в единой базе данных предприятия.

Ю.

Юридическое лицо — предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.