Процесс организации выставки

Процесс организации выставки начинается задолго до ее праздничного явления посетителям и представляет собой комплекс организационных, договорных, выставочных и профессиональных мероприятий с соответствующей инфраструктурой и системой рекламно-информационного сопровождения.

Процесс организации и подготовки выставки включает следующие основные этапы Дмитриева Л. М. Основы рекламы: учебник. М.: Юнити-Дана, 2012. С. 57−63.:

• 1. Подготовительный этап
• 2. Официальное объявление о проведении выставки и прием заявок на участие в выставке. На этом этапе большая роль отводится информационным материалам для работы с потенциальными экспонентами и участниками мероприятий выставки.
• 3. Формирование деловой программы выставки.
• 4. Организация выставочного пространства.
• 5. Церемония официального открытия выставки. Церемония официального открытия — это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ, особенно если в церемонии открытия принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.
• 6. Открытие выставки для посетителей. Обычно открытие выставки для посетителей происходит на следующий день после официального открытия.
• 7. Обеспечение деловой программы выставки.
• 8. Официальное закрытие выставки.
• 9. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение, или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.
• 10. Подведение оргкомитетом итогов выставки включает сбор и анализ статистических данных выставки.