Ревизия кассовых операций

Недостатки в системе внутреннего контроля могут не отразиться на правильности отражения оборотов и сальдо по счетам 50 «Касса», субсчет «Касса организации» и субсчет «Денежные документы», а нарушения методологии бухгалтерского учета приводят к искажениям отчетных показателей по данным счетам. Для выявления таких нарушений следует выполнить следующие процедуры:

• — Проверить заполнение существенных реквизитов по каждому приходному, расходному кассовому ордеру, ведомости на оплату труда. Существенными являются такие реквизиты, без которых документы не являются законными и не могут быть приняты к учету. К ним относятся наличие распорядительных подписей и подписи лиц, подтверждающих совершение кассовых операций. При наличии подчисток, несанкционированных исправлений в документах и сомнений в подлинности реквизитов рекомендуется делать сличение с копиями документов и другими документами, содержащими эту же информацию, выполнить встречную проверку по данной операции;
• — Проверить законность первичных документов можно путем сличения печатей с названием организации, подписей с перечнем лиц, которым предоставлено право подписи, и т. п.;
• — Проверить своевременность и полноту оприходования наличных средств, полученных в банке, можно путем сопоставления дат и сумм в выписках банка, приходных кассовых ордерах и кассовой книге.

Табл. — Проверка своевременности и полноты оприходования денег, полученных в банке за период с 1 августа 2008 г. По 1 августа 2009 г. По организации «АВС»:

Составление данной таблицы позволяет выяснить полноту и своевременность оприходования денег в кассу. Данные таблицы 1 свидетельствуют о недостаточном контроле главного бухгалтера за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка.

Проверить своевременность и полноту оприходования выручки возможно путем сличения дат, объемов и стоимости отпущенных товаров на продажу и учтенной выручки по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи». Например, в потребительских обществах практикуется закупка скота у населения. Расчеты с владельцем скота производят, как правило, через кассы. По аналогии производятся расчеты по заготовке сельхозпродукции и сырья. Зачастую выдают деньги на руки заготовителям в крупных размерах на длительный срок. Покупка скота оформляется односторонними актами, по которым невозможно установить ни бывшего владельца животного или сельхозпродукции, ни реальную сумму, которая была уплачена. В данном случае ревизор применяет прием встречной сверки кассовых документов с актами на приобретение животных, ведомостями их взвешивания, отчетами на движение скота и птицы на фермах.

Тщательной проверке подлежит полнота оприходования денег от реализации товаров через розничную торговую сеть, общественное питание. Необходимо не только сопоставить данные документов кассы с отчетами должностных лиц о реализации товаров, но и проверить порядок их отпуска и учета при поступлении на склад и далее в столовую — буфет, магазин, палатку, в детские учреждения.

Полнота поступления выручки от реализации услуг жилищно-коммунального и обслуживающих население хозяйств проверяется путем сверки записей в кассовых документах на приход денежных средств с отчетами по оказанию этих услуг:

• — Проверить соблюдение ежедневного лимита остатка наличности в кассе согласно договору с обслуживающим банком и своевременность сдачи кассовой выручки в банк;
• — Проверить соблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами с каждым юридическим лицом по одному договору;
• — Проверить целевое поступление и использование наличных денежных средств, полученных в банке для выдачи заработной платы, для выдачи авансов на командировочные расходы, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции т. д.

Для этого сличаются цели и суммы, указанные на корешках чеков, на расходных кассовых ордерах и на авансовых отчетах подотчетных лиц.

Проверяя правомерность и законность выдачи денег по доверенности, необходимо проверить, указаны ли в расходных ордерах, ведомостях номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющая личность получателя. Выборочно следует выяснить у конкретных лиц, получали ли они деньги в и в каком размере, когда и за что.

При проверке платежных ведомостей на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий необходимо выяснить, имеются ли на титульном листе платежной ведомости разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием срока выдачи денег и суммы прописью, соблюдается ли трехдневный, а в районах Крайнего Севера пятидневный срок выдачи заработной платы после получения денег в банке, составляется ли реестр депонированных сумм и делается ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме.

При ревизии кассы следует проверить правомерность и целесообразность расходования денег на хозяйственные цели.

Например, в ходе проверки выявлено наличие чека от организации «Х» на сумму 2500 руб. от 15 марта 2009 г. и квитанции к приходному кассовому ордеру от организации «Х» на сумму 2500 руб. от 15 марта 2009 г., в который указано «за картридж». Каждый из этих документов подложен в основание списания суммы наличных денежных средств в сумме 2 500 руб., итого на сумму 5 000 руб. По объяснениям кассира, она утром купила картридж для распечатывания годового бухгалтерского отчета и ей дали кассовый чек. Поскольку объем печати был большой, во второй половине дня потребовалось купить новый картридж, что она и сделала, и ей дали квитанцию приходного кассового ордера. Почему ей дали разные документы на две покупки, она не знает — пусть ревизор спросит у организации-продавца. Конечно, в такой ситуации ревизор вряд ли будет инициировать встречную проверку организации-продавца. Однако и обвинить кассира в мошенничестве у ревизора не будет достаточных доказательств. Обнаруженный факт следует указать в акте ревизии, но трактовать его скорее всего следует как отсутствие надлежащей системы внутреннего контроля, которая допускает неоднозначно трактуемые ситуации.

Риск хищения денежных средств может быть проверен путем выявления подделки подписей на расходных кассовых документах — присвоение наличных денежных средств кассиром путем оформления изъятия поддельными расходными кассовыми ордерами, в которых подделана подпись получателя денежных средств.

Выявление поддельной подписи на документах требует специальной подготовки. Существуют различные признаки подделки подписей. Наиболее простым способом их выявления является визуальное сличение подписей одного лица на различных документах. Естественно, данная задача очень трудоемка, поэтому рекомендуется данную процедуру проводить выборочным способом.

Последовательность проверки документов на предмет наличия поддельных подписей может быть следующей.

Первоначально путем просмотра документов выявляется факт наличия близкий по написанию подписей: характерные (особенные) начало или конец росписи, размер подписи, размах и т. д.

Особое внимание при проверке уделяется платежным или расчетно-платежным ведомостям, особенно на выдачу заработной платы или иных выплат работникам территориально удаленных подразделений, временных или уволенных работников, в том числе пенсионеров. При выявлении схожих подписей анализируются фамилии, указанные в платежных документах. При возникновении подозрений ревизор запрашивает другие документы, подписанные указанным получателем средств, например заявление о приеме на работу. Хорошие результаты в этом отношении дает изучение платежных ведомостей по одному подразделению за два-три месяца, что позволяет выявить визуально различные подписи одного получателя.

Однако окончательный вывод о поддельности подписи может быть сделан только после специальной почерковедческой экспертизы. В зависимости от полномочий ревизора он может изъять подлинники или сделать ксерокопии подозрительных документов. Для проведения почерковедческой экспертизы необходимы только подлинные документы, так как такие характеристики росписи, как степень нажима, на ксерокопии не отражаются. Внутренним ревизорам или контролерам необходимо согласовать с руководством порядок своих действий в таких ситуациях.

Также риск хищения денежных средств может быть проверен путем намеренной арифметической ошибки — присвоение наличных денежных средств кассиром путем совершения намеренной ошибки в подсчете итогов прихода и расхода наличных денежных средств в кассе. На практике данный вид хищений встречается крайне редко и используется при подсчете итогов графы платежной ведомости или листа кассовой книги. Применяется при наличии значительного количества платежей, так как ошибка в итоге двух-трех сумм визуально заметнее.

Проверяется выборочно путем арифметического пересчета выданных по ведомости или за день сумм. Хищение должно подтвердиться данными инвентаризации. Например, если на начало дня было 1000 руб., сумма платежей реальная 536 руб., а по итогу кассовой книги — 563 руб., то классификация искажений зависит от инвентаризации. Если фактический остаток 464 руб., то ошибка в расчете случайная, а если 547 руб., — должна фиксироваться недостача, хотя формально фактический остаток соответствует данным остатка по кассовой книге.

Тщательной проверке подлежат записи в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в ней запрещаются. Исправления должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

Ревизор должен выяснить порядок записей в кассовой книге:

• — делает ли кассир записи сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу;
• — подсчитывает ли ежедневно в конце рабочего дня итоги операций за день;
• — выводит ли остатки денег на следующее число и передает ли в бухгалтерию отчет под расписку в кассовой книге.

Кассовые документы проверяются в отношении правильности их заполнения. Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «Получено» (приходные документы) и «Оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии кассовых операций.

Полученные отклонения от нормы по каждому виду нарушения отражаются в рабочих документах, а затем в акте ревизии. Для устранения нарушений целесообразно указать, каким образом это можно сделать (до оформление документов, исправительные проводки и т. п.).