Учет расчетов с подотчетными лицами ведется согласно Инструкции 157н, Указу Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года № 713 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» и другим локальным нормативным актам.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению начальника управления на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. При наличии задолженности по предыдущим авансам у подотчетного лица аванс может не выдаваться.
Деньги на хозяйственные расходы выдаются подотчетным лицам, с которыми заключен типовой договор о полной материальной ответственности. Сотрудники, получившие денежные средства под отчет, а также сотрудники, производившие хозяйственно-операционные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по унифицированной форме № 286 с приложением оправдательных документов, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, передаются в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках — не позднее 5 дней после возвращения из командировки).
После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещаются расходы, произведенные сотрудником из личных средств).
Командированному лицу возмещаются суточные расходы в размере согласно действующему законодательству и установленным в Администрации нормативам. Расходы по найму жилого помещения, на проезд к месту командирования и обратно возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, с разрешения руководителя.
учет экономический бухгалтерский.
