Автоматизация учета затрат на ремонт основных средств

В условиях перехода к рыночной экономике предъявляются особые требования к информации о наличии, движении и использовании основных средств, не является исключением и СПК «Ошмянский рассвет». Рыночная система управления требует более оперативной и комплексной информации по основным средствам и их ремонту. Комплекс задач учета затрат на ремонт основных средств предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учет по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.

Автоматизация учета затрат на ремонт основных средств позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о сумме и составе затрат, согласованность записей на счетах.

На сельскохозяйственных предприятиях республики наибольшее распространение получили корпоративные информационные системы, позволяющие реализовать комплексный подход к управлению предприятием. Лидерами на белорусском рынке сегодня являются такие системы как «Парус», «Галактика», «1С: Бухгалтерия 7.7», «Анжелика», ТПК «НИВА-СХП». Данные системы предполагают комплексную организацию единого информационного пространства, которое обеспечит использование однотипных наборов инструментальных средств для автоматизации всех бизнес-процедур, существующих на предприятии.

В СПК «Ошмянский рассвет» бухгалтерский учет не автоматизирован, поэтому считаем необходимым внедрить программный продукт для комплексной автоматизации учета. Наиболее целесообразно, на наш взгляд, автоматизировать учет в СПК «Ошмянский рассвет» с помощью ТПК «Нива-СХП», разработанного именно с учетом особенностей ведения бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях.

Отличительные особенности ТПК «Нива-СХП» :

• 1) программный комплекс разработан в соответствии с методологией бухгалтерского учета сельскохозяйственной организации Республики Беларусь, печатные формы документов соответствуют формам первичных документов, утвержденных Министерством сельского хозяйства и продовольствия;
• 2) программный комплекс функционирует в локальной вычислительной сети сельскохозяйственной организации и обеспечивает стабильную и надежную работоспособность при количестве рабочих мест до 50;
• 3) программный комплекс разработан на основе современных программных технологий и открыт для программирования (open-source software) [60, c. 80].

Программа состоит из следующих подсистем автоматизации:

• — Учет основных средств и нематериальных активов;
• — Учет производственных запасов и готовой продукции;
• — Учет животных на выращивании и откорме;
• — Учет денежных средств и расчетных операций;
• — Учет труда, заработной платы и кадров;
• — Учет затрат на производство сельскохозяйственной продукции;
• — Учет финансовых результатов и отчетности.

Для автоматизации затрат на ремонт основных средств следует пользоваться как минимум двумя подсистемами: Учет затрат на производство и Учет основных средств. Кроме автоматизации затрат на ремонт основных средств данные подсистемы помогут автоматизировать и другие участки учета.

Учет основных средств в системе «Нива-СХП» позволит:

• — создать и вести картотеку основных средств;
• — вести параллельный учет основных средств на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета, используемым планом счетов бухгалтерского учета, алгоритмами начисления износа для формирования проводок;
• — производить расчет амортизации, как по всей картотеке, так и по группе выбранных объектов учета;
• — производить расчет амортизации основных средств как в зависимости от срока их использования, так и в зависимости от их выработки, пробега и т. п.;
• — вести учет содержания драгоценных металлов в основных средствах;
• — учитывать размещение основных средств по территории страны с целью расчета налога на имущество территориально распределенных предприятий;
• — получать различные настраиваемые статистические и бухгалтерские отчеты с учетом требуемой группировки данных и накладываемых ограничений;
• — сохранять историю начисления износа основных средств по периодам и на ее основе возвращаться к предыдущим отчетным периодам для проведения корректировок и исправления ошибок.

Подсистема обеспечивает вывод на печать ряд необходимых документов: «Акт ввода в эксплуатацию», «Акт ввода в эксплуатацию остатков», «Внутреннее перемещение», «Допоступление и списание затрат», «Ремонт основных средств», «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств ф. № ОС-3» и др. Например, электронный документ «Акт на допоступление и списание затрат» (рисунок 3.1) предназначен для изменения балансовой стоимости и суммы амортизации объекта учета.

Рисунок 3.2 — Окно электронного документа «Акт на допоступление и списание затрат» .

Примечание — Источник: собственная разработка Справочник по ОС в ТПК «Нива-СХП» предназначен для хранения списка объектов основных средств и используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета. Список основных средств может иметь двухуровневую структуру, т. е. в справочнике можно объединять основные средства в произвольные группы. Например, в отдельные группы целесообразно выделить основные средства, полученные по договору аренды, и основные средства, сданные в аренду.

Рисунок 3.2 — Справочник «Вид основного средства» .

Примечание — Источник: [61, с. 12].

Справочник позволяет получить отчеты по группе основных средств или по конкретному объекту основных средств. Для этого необходимо в форме справочника выбрать объект или группу объектов и нажать кнопку «Анализ основных средств» или «Отчет по основным средствам» .

Информация о каждом объекте основных средств размещается в форме элемента справочника на двух закладках: «Общие» и «Амортизация» .

Журнал «Учет основных средств» предназначен для хранения и редактирования следующих документов: «Поступление основных средств»; «Ввод в эксплуатацию основных средств»; «Списание основных средств»; «Перемещение основных средств» .

Кроме журнала хозяйственных операций, могут быть сформированы следующие виды документов:

• — ведомости ежедневного учета счета 01 и 08;
• — карта счета 01, 08;
• — журнал-ордер по счету 01, 08;
• — анализ счета 01, 08;

— оборотные ведом…

Рисунок 3.3 — Оборотная ведомость Примечание — Источник: [61, с. 18].

По заданной конфигурации можно получить печатную форму, нажав на кнопку «Печать» .

Журнал-ордер предназначен для отображения обобщенной информации по счетам в различном разрезе с разной группировкой, с необходимыми ограничениями, как частный случай, данный отчет позволяет настроить стандартные формы бухгалтерских журналов ордеров. Отчет может быть сконфигурирован, конкретная конфигурация может быть сохранена.

Единовременные затраты на внедрение ТПК «Нива-СХП» равны 51 400 млн руб., кроме того, стоимость ежегодного абонентского сопровождения составляет 3,2 млн руб. в год (таблица 3.3).

Таблица 3.3 — Стоимость приобретения ТПК «Нива-СХП» .

Статьи затрат.	Кол-во единиц.	Цена единицы, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.
1. программное обеспечение ТПК «Нива-СХП» .		10 500.	10 500.
2. внедрение подсистемы автоматизации учета основных средств и нематериальных активов.		14 000.	14 000.
3. гарантийное обслуживание (в год).		3 200.	3 200.
4. обучение персонала на базе хозяйства.			1 200.
5. приобретение дополнительных ЭВМ и принтеров.		4 500.	22 500.
Итого.	Х.	Х.	51 400.

Примечание — Источник: собственная разработка на основании данных [53].

Следует отметить, что в настоящий момент СПК «Ошмянский рассвет» не располагает достаточными денежными средствами для приобретения программы автоматизации бухгалтерского учета в связи с тяжелым финансовым положением.

Однако в перспективе мы предлагаем в СПК «Ошмянский рассвет» использовать возможности программного продукта «Нива-СХП» для автоматизации учета затрат на ремонт основных средств, а в дальнейшем и для полной автоматизации учетного процесса. Это позволит существенно сократить вероятность ошибок, облегчить работу бухгалтера, руководству более оперативно и гибко реагировать на изменения, что в конечном итоге положительно повлияет на результаты хозяйственно-экономической деятельности предприятия.

Внедрение в СПК «Ошмянский рассвет» программы автоматизации учета «Нива-СХП» позволит провести сокращение и изъятие из первичных документов постоянных показателей и запись их в память ЭВМ; сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации; замену большинства обычных бумажных первичных документов машинными носителями информации. Автоматизация бухгалтерского учета даст возможность сократить штат ее работников и таким образом сократить издержки производства. Кроме того, автоматизация учета в СПК «Ошмянский рассвет» с помощью ТПК «Нива-СХП» позволит создавать и выводить на печать различные формы расчетов налогов, баланса хозяйства и других отчетов в зависимости от их периодичности.