В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).
Внешние документы:
Товарно-транспортная накладная, CMR.
Товарная накладная (форма ТОРГ-12),.
Грузовая таможенная декларация (ГТД).
Спецификация.
Счет-фактура, инвойс.
Упаковочный лист.
Заявка на прием товаров.
Заявка на отгрузку товаров.
Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение.
(форма МХ-1).
Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3).
Доверенность на получение товара со склада.
Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14).
Инвентаризационная опись.
Сводная инвентаризационная опись.
Сличительная ведомость.
Таблица несоответствий.
Акт инвентаризации.
Внутренние документы склада:
Приходная накладная.
Расходная накладная.
Журнал регистрации транспортных средств.
Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.
Лист осмотра товара.
Пропуска на въезд и выезд с территории склада.
Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.
Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т. п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения [1, c. 108−109].
