Создание баз данных

Создание баз данных Цель работы: изучение основных принципов работы и способов создания баз данных в среде MS Access.

Краткие сведения о MS Access.

База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базой данных (СУБД) — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты MS Access:

Таблицы — основной объект любой БД; в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы — объект, служащий для отбора и анализа данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы — объект, служащий для ввода новых данных, а также отображения их с помощью специальных средств оформления.

Отчеты — объект, предназначенный только для вывода данных на печатное устройство.

Страницы — специальный объект БД (MS Access 2000) выполненный в коде HTML и размещаемый на Web — странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули — это категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД.

Загрузка программы: Пуск — Программы — Microsoft office — Microsoft Access (ярлык — «золотой ключик»).

СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов БД. Эти средства можно классифицировать как:

ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) ;

автоматизированные (разработка с помощью программ — мастеров);

автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства — работать в режиме Конструктора. При разработке форм, отчетов, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид (дизайн этих объектов). Разработка Страниц, Макросов и Модулей в рамках общетехнического курса «Информатика» не рассматривается, так, как эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных.

Работа с любыми объектами Access начинается с окна базы данных. Окно БД содержит перечень всех объектов БД на закладках. Окно БД открыто первоначально на закладке «Таблицы». Справа на панели окна БД сосредоточены три кнопки управления: «Открыть», «Конструктор», «Создать».

Работа с таблицами Таблицы являются основными объектами любой БД. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.

Поля — (вертикальные) столбцы данных в таблицах. Каждое поле представляет собой элемент, зарезервированный для данных определенного типа.

Записи — (горизонтальные) строки данных в таблицах. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных.

Свойства полей БД:

Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Имена полей используется в качестве заголовков столбцов таблиц. Имя поля не должно содержать точки. Например: Ф.И.О. — неверное имя поля. Правильное имя — ФИО.

Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Таблицы БД, как правило, допускают работы с большим количеством разной типов данных, чем MS Excel.

MS Access работает со следующими типами данных:

• — текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
• — Поле Мемо — специальных типов данных для хранения больших объектов текста (до 65 535 символов);
• — числовой — тип данных для хранения действительных чисел.
• — денежный — тип данных для хранения денежных сумм.
• — счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.
• — дата/ время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
• — логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ).

Создание таблиц Существуют два основных способа создания таблицы: «вручную» и с помощью мастера таблиц. Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания таблицы «вручную».

Для создания таблицы «вручную» следует:

в окне БД на закладке «Таблицы» нажать кнопку «Создать»;

в окне «Новая таблица» нажать кнопку «Конструктор».

Появившееся окно Конструктора таблиц фактически является бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

В первом столбце вводят имена полей, которые станут именами столбцов будущей таблицы. Тип данных для каждого поля задается во втором столбце из раскрывающейся списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка — скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на каждой строке столбца «тип данных» на поле бланка. В MS Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отображаются, пока ввод данных не начат.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «ключевое поле».

Ключевое поле или первичный ключ — это поле, значения которого однозначно определяют запись в таблице.

Закончив создание структуры таблицы, окно закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне БД. Оттуда ее можно открыть в случае необходимости.

Созданную новую таблицу открывают в окне БД двойным щелчком на ее значке или нажатием на кнопку «Открыть». Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующих структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Можно использовать автоматическое форматирование столбцов «по — содержимому». Для этого — установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда указатель сменит форму, выполнить двойной щелчок.

После наполнения таблицы данными сохранять их не надо — все сохранится автоматически. Однако, если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), то СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого следует выделить ее в окне БД и щелкнуть на кнопке «Конструктор».

Создание межтабличных связей Реляционная связь между таблицами имеет два основных назначения:

• — обеспечение целостности данных;
• — автоматизация задач обслуживания базы.

Связь между таблицами позволяет:

• — либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
• — либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Создание межтабличных связей происходит в специальном окне «Схема данных», которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис — Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. При этом одна из таблиц считается главной, а другая — связанной. Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

На «Схеме данных» с помощью мыши необходимо выделить ключевое поле главной таблицы и, не отпуская кнопки мыши, перетащить это поле в связанную таблицу. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей». Следующим шагом необходимо установить флажки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», затем нажать кнопку «ОК». Флажок «Обеспечение целостности данных» запрещает удалять данные из ключевого поля главной таблицы. Если вместе с ним включены флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то, соответствию, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Работа с запросами При формировании и выполнении Запроса опрашивается активная база данных. Результат (ответ) представляет собой временную результирующую таблицу, которая может просматриваться на экране или распечатываться.

С помощью запросов выполняются такие операции как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основании которых формировался запрос.

Основными типами запросов являются:

• — Запросы на выборку — информация получается из таблиц на основе заданного критерия.
• — Перекрестные запросы — используется критерий, задаваемый для группировки данных таблицы в табличном формате. Перекрестные запросы наиболее сложны в использовании, но очень полезны в ряде ситуаций.
• — Итоговые запросы — выполняются вычисления по всем записям какого-либо числового поля.

Создание запроса Запросы могут создаваться двумя способами: «вручную» и с помощью мастеров запроса. Имеется четыре мастера запросов:

мастер простых запросов;

мастер перекрестных запросов;

мастер повторяющихся записей;

мастер записей без подчинения.

Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания запросов «вручную». Для этого:

В окне БД на закладке «Запросы» нажать кнопку «Создать». В окне «Новый запрос» выбрать «Конструктор» и нажать кнопку «ОК». Открывается окно бланка запроса. Бланк запроса состоит из 2-х областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован. Эти таблицы выбираются из окна «Добавление таблицы», открывающегося на панели инструментов кнопкой «Добавление таблицы».

Нижняя область бланка разбита на столбцы — по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. Для заполнения этих столбцов в верхней области бланка щелкают двойными щелчками на названиях полей, необходимых для результирующей таблицы (запроса) при этом автоматически заполняются столбцы в нижней области бланка. Формируется структура запроса: заполняются строки: «Поле», «Имя таблицы», из которой выбрано это поле.

Если необходимо, чтобы отобранные данные были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. Для этого в нижней области бланка имеется специальная строка «Сортировка». При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка: сразу по нескольким полям. В этом случае данные сортируются по полям слева направо.

В строке Вывод на экран по умолчанию все поля, включенные в запрос, выводятся на экран, но это не всегда целесообразно. Сброс флажка «Вывод на экран» запрещает отображение содержимого данного поля на экране.

В строке Условие отбора задается критерий (индивидуальное условие) для каждого поля, по которому выбираются данные из полей таблиц. Символы, используемые при задании критериев отбора:

— > (больше), < (не равно).

Например: а) Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано >К. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, начинающиеся на буквы от К до Я.

• б) Условие отбора по числовому полю «Цена» задано <100. Это значит в поле «Цена» будут только значения меньше 100.
• — * - замена нескольких символов.

Например: Условие отбора по текстовому полю «ФИО» задано *ов. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, оканчивающиеся на «ов», независимо от того, сколько впереди символов.

—? — замена одного символа.

Например: Условие отбора по числовому полю «Цена» задано ?0. Это значит в поле «Цена» будут выбраны только значения 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90.

• — is null — поиск по «пустому» значению поля;
• — is not null — поиск по «не пустому» значению поля.

Например, в исходной таблице поле «Размер премиальных» содержит помимо размера премии у некоторых сотрудников пустые, незаполненные строки у сотрудников, которые не получили премии. Условие отбора по полю «Размер премиальных» задано is null. Это значит в результирующей таблице (запросе), при условии ввода в нее поля «ФИО», будут выданы фамилии сотрудников, не получивших премию.

— «between значение 1 and значение 2» — поиск по интервалу между значением 1 и значением 2.

Например, условие отбора по полю «Дата рождения» задано between 01.01.82 and 31.12.82. Это значит в поле «Дата рождения» будут выбраны только даты родившихся в 1982 году.

При задании условий отбора в строку по нескольким полям между ними устанавливается логическое «И», в столбец — логическое «ИЛИ». Сформировав в бланке запроса по образцу структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и далее запускают двойным щелчком на значке в окне База данных. Запустить запрос можно также в окне бланка запроса, щелкнуть на Панели инструментов кнопку с восклицательным знаком красного цвета. Порядок действий, рассмотренный выше, позволяет создать простейший запрос, называемый запросом на выборку.

Работа с формами Формы — это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать с помощью специальных средств оформления. Формы предоставляют пользователю только те поля, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме могут размещаться специальные элементы управления для автоматизации ввода.

Таким образом, формы, с одной стороны, позволяют пользователю вводить данные в таблицы базы данных без постороннего доступа к самим таблицам, с другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.

Простая форма — форма, которая создается на базе только одной таблицы или запроса.

Сложная форма — форма, которая основывается на полях из нескольких связанных таблиц или представляет собой композицию из нескольких форм.

Создание формы Существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса. Формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации, хотя способ создания формы «вручную» также существует.

Полностью автоматические средства создания форм называются автоформами. Существует три вида автоформ:

• — «в столбец» — все поля одной записи отображаются в столбец;
• — ленточная — одновременно отображается группа записей;
• — табличная — по внешнему виду не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует:

• 1. Открыть вкладку Формы в окне Базы данных и нажать кнопку Создать.
• 2. В открывшемся окне Новая форма выбрать тип автоформы, а также таблицу (или запрос), на которой она будет основываться, нажать ОК.
• 3. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматические и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.

Автоформа создает только простые формы.

Создание формы с помощью мастера Мастер форм — специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастера форм можно запустить из основного окна Базы данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на вкладке Формы.

• 1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запросы) и поля, которые войдут в будущую форму.
• 2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.
• 3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.
• 4. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

Работа с отчетами По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатное устройство. В отчетах используются специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных средств оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

Создание отчета Отчеты, как и формы, проектируются тремя способами: «вручную», автоматически (Автоотчет) и автоматизированным способом (Мастер отчетов). Рекомендуется создавать отчеты двумя последними способами, а редактировать структуру готового отчета в режиме Конструктора. Автоотчет запускается по команде: База данных — Создать — Новый отчет — Автоотчет в столбец. Кроме автоотчета «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты. Их структуры аналогичны соответственно форме «в столбец» и ленточной форме.

Мастер отчетов запускается по команде: База данных — Создать — Новый отчет — Мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов: выбор базовых таблиц или запросов; выбор полей, отображаемых в отчете; выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Дополнительно отчет содержит разделы верхнего и нижнего колонтитулов, где печатается служебная информация, например номера страниц. В отдельных разделах отчета оформляются заголовки групп, если для каких-то полей отчета применена группировка.

Упражнения Создание базовых таблиц.

• 1. Запустите программу MS Access.
• 2. В окне MS Access включите переключатель Новая база данных и ОК.
• 3. В окне Файл новой базы данных выберите папку Мои документы и дайте файлу имя Деканат. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных MS ACCESS и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы — Деканат: база данных.
• 4. Открыта вкладка «Таблицы». Щелкните на кнопке — Создать.
• 5. В окне Новая таблица выберите режим Конструктор, щелкните ОК. Откроется бланк создания структуры таблицы.
• 6. Для первой таблицы введите следующие поля:

• 7. Щелкните на поле Год рождения. В нижней части бланка Свойства поля из раскрывающегося списка задайте формат поля: Краткий формат даты. access запрос межтабличный
• 8. Задайте Ключевое поле. Уникальным полем в таблице является поле № зачетной книжки. Выделите его щелчком правой кнопки мыши, откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
• 9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте первой таблице имя сведения о студентах.
• 10. На вкладке Таблицы создайте вторую таблицу Сведения о группах. Для этого нажмите на кнопку Создать.
• 11. Повторив действия пунктов 6−9, создайте таблицу Сведения о группах, в которую входят следующие поля:

Ключевое поле — № группы.

• 12. В окне Деканат: база данных откройте по очереди созданные таблицы и заполните их: в таблице Сведения о студентах 20 записей, а в таблице Сведения о группах 5 записей. Причем № группы таблицы Сведения о студентах должно содержать все номера групп (они могут и должны повторяться) из таблицы Сведения о группах.
• 13. Закончив работу, закройте таблицы.

Создание базовых таблиц.

• 1. Находясь в основном окне БД Деканат, найдите на панели инструментов кнопку Схема данных или выполните команду строки меню Сервис — Схема данных.
• 2. Одновременно с открытием окна Схема данных, открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы выберите Сведения о группах, нажмите кнопку Добавить. Затем выберите Сведения о студентах, нажмите кнопку Добавить. Щелкните на кнопку Закрыть.
• 3. В окне Схема данных откроются списки полей таблиц Сведения о группах и Сведения о студентах. При нажатой левой кнопке мыши выделите в таблице Сведения о группах ключевое поле № группы, мышью перетащите это поле в таблицу Сведения о студентах. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.
• 4. Установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление полей и Каскадное удаление связанных записей.
• 5. Закройте окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Тип связи один — ко — многим (1 —), что означает в одной группе учатся много студентов.
• 6. Закройте окно Схема данных.

Создание запроса на выборку Задание: Из общего списка студентов данного факультета выберите студентов только 1 курса; студентов, фамилии которых начинаются с буквы «А»; студентов одной группы; студентов, родившихся в одном месяце; найдите сведения о студентах по № зачетной книжки.

• 1. Находясь в основном окне БД Деканат, откройте вкладку Запросы и щелкните на кнопку Создать.
• 2. В окне Новый запрос выберите режим Конструктор и ОК. Откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы выберите таблицу Сведения о студентах и щелкните на кнопке Добавить.
• 3. Выберите таблицу Сведения о группах и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
• 4. Поместите в нижнюю область бланка следующие поля из таблицы Сведения о студентах: ФИО, Год рождения, Адрес; из таблицы Сведения о группах — поле Курс.
• 5. Задайте сортировку по возрастанию по полю ФИО (по алфавиту от, А до Я).
• 6. Для поиска (или отбора) студентов 1 курса из общего списка студентов задайте условие отбора для поля Курс: в соответствующую строку введите 1.
• 7. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя Студенты 1 курса.
• 8. В окне Деканат: база данных откройте только что созданный запрос и просмотрите результирующую таблицу.
• 9. Для поиска студентов, фамилии которых начинаются с определенной буквы (например, А) повторите пункты с 1 по 6, затем задайте условие отбора для поля ФИО. В соответствующую строку бланка запроса введите: А*.
• 10. Просмотрите созданный запрос. Для чего в окне бланка запроса на Панели инструментов щелкните на кнопку ! — «восклицательный знак».
• 11. Закройте запрос и введите его имя — Фамилии на А.
• 12. Аналогично найдите сведения о студентах, родившихся в один месяц. Дайте запросу имя Родившиеся в одном месяце.
• 13. Найдите студентов, учащихся в одной группе. Дайте запросу имя Студенты одной группы.
• 14. Найдите студентов, номера зачетных книжек которых больше определенного номера. Дайте запросу имя По № зачетной книжки.
• 8.6.4 Создание итогового запроса

В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле. Может также исполняться иная итоговая функция.

Задание: подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определить суммарный размер стипендии студентов разных курсов.

• 1. В окне Деканат: база данных откройте вкладку Таблицы, выберите таблицу Сведения о студентах.
• 2. Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования: необходимо создать дополнительное поле Размер стипендии, в котором будут храниться сведения о размере стипендии каждого студента.
• 3. Выделите поле № группы и нажмите на клавишу INSERT, перед полем № группы будет вставлено новое поле. Введите имя нового поля Размер стипендии и определите его тип — Денежный.
• 4. Закройте окно конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.
• 5. Откройте таблицу Сведения о студентах и заполните содержанием поле Размер стипендии.
• 6. Закройте таблицу Сведения о студентах.
• 7. Откройте закладку Запросы и щелкните на кнопку Создать.
• 8. В окне Новый запрос щелкните на кнопке Конструктор.
• 9. В открывшемся окне Добавление таблицы выберите таблицы Сведения о студентах и Сведения о группах. Закройте окно Добавление таблицы.
• 10. В нижнюю область бланка запроса по образцу введите следующие поля: из таблицы Сведения о группах — Курс, из таблицы Сведения о студентах — Размер стипендии.
• 11. Для поля Курс введите сортировку по возрастанию.
• 12. На Панели инструментов щелкните на кнопку — групповые операции (или меню Вид/групповые операции). В нижней части бланка появится строка Групповые операции. Все поля, отобранные для запроса, получат в этой строке значение группировка.
• 13. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае — Курс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке, появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.
• 14. Для поля Размер стипендии выберите итоговую функцию Sum для определения суммарного размера стипендии.
• 15. Закройте бланк запроса и дайте ему имя Суммарная стипендия по курсам. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
• 16. Проверьте на вкладке Запросы наличие шести запросов: «Студенты 1 курса», «Фамилии на А», «Родившиеся в одном месяце», «Студенты одной группы», «Суммарная стипендия по курсам» .

Создание автоформы Задание: создайте три простые формы с помощью автоформ: «в столбец», ленточную и табличную.

• 1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Формы и щелкните на кн. Создать.
• 2. В окне Новая форма выбрать тип автоформы — «в столбец» и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать таблицу Сведения о студентах. Нажать ОК. Автоформа формируется автоматически. Дать ей имя Форма сведения о студентах.
• 3. Повторите пункты 1−3 для создания ленточной автоформы на базе таблицы Сведения о группах, дайте ей имя Форма сведения о группах.
• 4. Повторите пункты 1−3 для создания табличной формы на базе запроса Студенты 1 курса. Дайте ей имя Форма студенты 1 курса.

Создание формы с помощью Мастера форм Задание: Создайте сложную форму на базе двух таблиц.

• 1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Формы и щелкните на кнопку Создать.
• 2. В окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. ОК.

Примечание. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в следующем диалоговом окне Создание форм.

• 3. В окне Создание форм выберите имя таблицы Сведения о студентах. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Сведения о студентах.
• 4. Выберите имя таблицы Сведения о группах. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Курс. Нажмите кнопку Далее.
• 5. В появившемся следующем окне Создание форм выберите внешний вид формы — в один столбец. Нажмите Далее.
• 6. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления формы. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль «Сумерки» и нажмите Далее.
• 7. Задайте имя формы Ввод данных о студентах. Нажмите кнопку Готово.
• 8. Просмотрите готовую форму. Введите данные для нового студента.
• 9. Закройте окно формы Ввод данных о студентах.
• 10. Откройте вкладку Таблицы. Выберите таблицу Сведения о студентах. Нажмите кнопку Открыть. Просмотрите, появились ли в ней сведения о новом студенте.
• 11. Закройте таблицу Сведения о студентах.

Создание автоотчета.

• 1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Отчеты и нажмите на кнопку Создать.
• 2 В окне Новый отчет выбрать тип автоотчета — «в столбец» и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать запрос Родившиеся в одном месяце. Нажать ОК.
• 3. Автоотчет формируется автоматически. Дать ему имя Отчет о родившиеся в одном месяце.
• 4. Повторите пункты 1−3 для создания ленточного автоотчета на базе запроса Фамилии на А, дайте ему имя Отчет о студентах, фамилии которых начинаются на А.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов Задание: Создайте итоговый отчет на базе двух таблиц.

• 1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Отчеты и нажмите на кнопку Создать.
• 2 В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Нажмите кнопку ОК.

Примечание. При использовании Мастера отчетов источник данных для отчета следует указывать в следующем диалоговом окне Создание отчета.

• 3. В окне Создание отчета выберите имя таблицы Сведения о студентах. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Сведения о студентах. Выберите имя таблицы Сведения о группах. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Курс. Нажмите кнопку Далее.
• 4. В следующем окне Мастера отчетов выбираются уровни группировки. Выбрать группировку по полю Курс. Нажать Далее.
• 5. В следующем окне задается порядок сортировки записей по полям (не более четырех), если это необходимо. Выбрать сортировку по возрастанию по полю ФИО. В этом же окне формируется итоговый отчет. Для этого нажать кнопку Итоги. В появившемся окне задать по полю Размер стипендии вычисление функции Sum, для этого поставить флажок под этой функцией. Нажать Далее.
• 6. В появившемся окне Создание отчета выберите вид макета для отчета — ступенчатый, ориентация — книжная. Нажмите Далее.
• 7. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления отчетов. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль «Строгий» и нажмите Далее.
• 8. Задайте имя отчета Отчет о студентах по курсам. Нажмите кнопку Готово.
• 9. Просмотрите готовый отчет и закройте окно отчета.

Индивидуальные задания Создайте базу данных для заданной предметной области (варианты заданий выдаются преподавателем).

База данных должна содержать:

не менее 2-х таблиц, каждая из которых содержит не менее 10 записей;

межтабличные связи;

три простые запроса на выборку с различными условиями отбора и один итоговый запрос;

простые формы для ввода данных по исходным таблицам и одну сложную форму;

отчеты созданные на базе разработанных запросов, включая итоговый отчет.