Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет и оформление расходов по командировкам.

Служебной командировкой - признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителем предприятий и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Документальное оформление командировочных расходов.

В качестве оправдательных документов при этом могут выступать:

командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;

счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездахпостельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т. д.).

По возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует получить также и краткий отчет о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться, в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т. п. на отчете о проделанной в командировке работе руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах — свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

Направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением, так же оформляется приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций. Предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 5 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой. [28,с.295].

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, ведётся в специальных журналах по установленной форме. Рассматриваемое нами учреждение составляет данный журнал.

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер, после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 333, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Если работник не представил авансовый отчет о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы, или не возвратил в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм в установленный срок, бухгалтерия вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность в установленном действующим законодательством порядке.

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в тенге по курсу Национального банка РК на дату выдачи, а из теньгового эквивалента — в валюту страны убывания.

На рассматриваемом нами учреждении загранкомандировок не осуществлялось.

Задолженность работников и других лиц В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы. Такие работники называются подотчетными лицами. Авансы выдаются не раннее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а так же лицам, направляемым в служебные командировки. Круг подотчетных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утвержден распорядительным документом по предприятию.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО — 2 или надлежаще оформленным другим документами (платежными ведомостям, заявлениям на выдачу денег) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РК. Выдача авансов из кассы предприятия производится после полного расчета по раннее выданным авансам. Лица, не предоставившие отчеты и не сдавшие неизрасходованные остатки подотчетных сумм в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях — уголовной ответственности.

Срок сдачи авансового отчета не должен превышать трех дней. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу предприятия приходным кассовым ордером КО — 1. Сумма не возвращенного аванса подлежит удержанию из заработной платы подотчетного лица, которое может быть произведено единовременно или с рассрочкой, независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника.