Аудит использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы

Задача, объекты, источники информации и методическиеприемы аудита Внедрение новой техники и технологии повышает производительность труда работников, только тогда, когда применяются прогрессивные нормы и нормативы, передовые формы и системы оплаты труда 42, 329.

Все это стимулирует увеличению объемов производства с меньшей численностью работников.

Целью аудита является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по оплате труда и расчетам с персоналом, действующим в Республике Казахстан в проверяемом периоде нормативными документами, для того, чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основными задачами аудита для достижения вышеуказанной цели являются:

• § Оценка существующей в организации системы расчетов персоналом и ее эффективности;
• § Оценка состояния синтетического и аналитического учета операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации в проверяемом периоде;
• § Оценка полноты отражения совершенных операций в бухгалтерском учете;
• § Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда;
• § Проверка соблюдения организацией законодательства по расчетам с внебюджетными фондами, по социальному страхованию и обеспечению 6, 271.

А так же наряду с основными задачами необходимо рассматривать такие как:

• · Выявление рабочих мест для увеличения занятости населения;
• · Проверка эффективности использования трудовых ресурсов в соответствии с полученной квалификацией;
• · Проверка на предприятии мероприятий по переориентации и переподготовке кадров;
• · Изучение состояния нормирования труда;
• · Проверка использования рабочего времени и выработки рабочих;
• · Установление обоснованности распределения заработной платы по направлениям затрат 14.

Исходя из целей, которые необходимо достичь аудитору при проведении проверки операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации, формируются объекты аудита.

Определяясь с объектами аудита, можно было бы сказать, что основным объектом в данном случае являются расходы на оплату труда, но это было бы не верно, поскольку подавляющая часть расчетов с персоналом влечет за собой расчеты с бюджетом. Эти расчеты взаимосвязаны и могут быть сгруппированы в таблице в виде объектов аудита.

Установив объекты аудита, необходимо детально разобраться, какие же нормативные документы регулируют порядок взаимоотношений и совершения операций в данной области.

Приведем примерный перечень.

Следующий этап работы — это определение вопросов, подлежащих проверке при проведении аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации для их включения в общую программу аудита.

Объекты аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации являются показатели приведенные в таблице 8, а таблице 9 приведены нормативные документы необходимые при проведения аудита.

Таблица 8 Объекты аудита операций по оплате труда и расчета с персоналом организации.

Таблица 9 Объекты аудита операций.

Такими вопросами могут быть:

Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета.

Аудит оформления первичных учетных документов.

Наличие коллективного договора. Наличие положений о премировании и поощрении работников.

Правомерность отнесения на себестоимость продукции (работ, услуг),.

для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения выплат, начисленных персоналу организации.

Правильность расчета пособий. По временной нетрудоспособности.

Правильность определения совокупного дохода для целей налогообложения физических лиц.

Определение для целей налогообложения физических лиц сумм материальной выгоды в виде экономии на процентах при получении заемных средств организации.

Правомерность применения вычетов и льгот для исчисленияподоходного налога.

Соответствие применяемых ставок индивидуального налога действующему законодательству.

Своевременность перечислений индивидуального налога и представления в налоговую инспекцию сведений о полученных доходах работниками организации в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Правильность расчета среднего заработка.

Расходы организации по подготовке и переподготовке кадров.

Правильность образования, использования и корректировки резервов; на предстоящую оплату отпусков работников; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы за год 5, с. 273.

Приступая к аудиторской проверке, аудитор должен в полной мере знать и понимать, что может являться источником получения информации о проверяемом объекте 20, с. 88.

При проведении проверки по оплате труда и расчетам с персоналом эти источники можно разделить на четыре группы:

Унифицированные документы, служащие основанием для отражения в учете:

«Приказ о приеме на работу».

«Личная карточка».

«Приказ о переводе на другую работу».

«Приказ о прекращении трудового договора (контракта)».

«Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или «Табель учета использования рабочего времени».

«Расчетно — платёжная ведомость».

«Расчетная ведомость».

«Платежная ведомость».

«Лицевой счет».

Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации, в том числе в организациях, применяемых единую журнально-ордерную форму счетоводства 25, с. 44. Использование журнально-ордерной формы № 10 приведено в таблице 3.

Аудит организации табельного учета и использованиярабочего времени Основными первичными документами для учета рабочего времени является табель (ф.Т-12 и Т-13).

Форма Т-12 отражает не только учет использования рабочего времени, но и расчет заработной платы.

Форма Т-13 — учет рабочего времени без расчета заработной платы. Табель применяется для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, а также для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для расчетов с ними по заработной плате и для получения данных об отработанном времени. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или мастером и передается в расчетный отдел бухгалтерии для расчета заработной платы. Табеля должны вестись по категориям работников, а внутри их — в порядке табельных номеров или по алфавиту.

При проверке правильности ведения табельного учета явок на работу и использования рабочего времени обращается внимание на своевременность и полноту отметок как фактически отработанного времени, так и всех отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобное). Наиболее распространенными нарушениями табельного учета являются проставление рабочих дней за дни нетрудоспособности, а также за время отпусков без сохранения заработной платы и неявок на работу по неуважительным причинам.

При проверке табельного учета аудитор должен иметь в виду, что он может: при помощи карточек и контрольных часов, металлических жетонов и табельных досок, путем использования пропусков, рапортов, табельных ведомостей. Независимо от системы ведения табельного учета аудитору необходимо несколько раз в период проверки лично проверить приход и уход работников. Результаты личного наблюдения, аудитор сопоставляет с данными табельного учета 19.

В повышение производительности труда и укрепление трудовой дисциплины важное значение имеет проверка использования рабочего времени. Кроме того, правильность и достоверность этого показателя оказывает значительное влияние на начисление заработной платы рабочим и служащим, определения норм выработки.

Аудит использования рабочего времени начинается с изучения организации труда всех категорий работников, находящихся в соответствующих подразделениях и службах предприятия. Исследуется действующая система контроля на хозяйствующем субъекте за фактически отработанным рабочим временем каждым работником. При этом аудитор должен иметь в виду, что нормальная продолжительность рабочего времени рабочих и служащих не может превышать 41 часа в неделю. Для лиц моложе 18 лет устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени:

в возрасте от 16−18 лет — 36 часов в неделю;

а в возрасте от 15−16 лет — 24 часа в неделю.

При наличии работ с вредными условиями труда, на которых устанавливается продолжительность рабочего времени не более 36 часов в неделю, необходимо проверить наличие приказов о назначении персонально неделю, необходимо проверить наличие приказов о назначении персонально каждого работника на эти виды работ. Аудитору следует удостовериться в правильности отнесения фактически выполненных работ отдельными рабочими к работам с вредными условиями труда. В этих целях технические характеристики производственных операций сопоставляют с описанием работ, производств, профессий и должностей, указанных в списке, утвержденном в установленном порядке согласно действующему законодательству 24, с. 266.

Нормы продолжительности рабочего времени для рабочих и служащих устанавливаются исходя из пятидневной и шестидневной рабочей недели 44, 250.

В соответствие с действующим законодательством по соглашению между рабочими, служащими и администрацией устанавливается неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. В таких случаях проверятся наличие приказа администрации о введение неполного рабочего дня для конкретных работников и не начисляется им заработная плата за неполный рабочий день.

Тщательной проверке подвергается правильность использования рабочего времени при выполнении работ в ночное время и сверхурочных работ. Работа в выходные и праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев в соответствии с действующим законодательством. В этой связи аудитором обращается внимание на то, не привлекались ли рабочие и служащие для работы в эти дни в целях восполнения «прорывов» в выполнении плановых показателей. Тщательному анализу подвергаются несвоевременное предоставление рабочим и служащим ежегодных отпусков, а также дополнительных отпусков в случаях предусмотренных законодательством.

Составляется накопительная ведомость с указанием в ней причин нарушений условий труда и лиц, по чьей вине допущено нарушение. Эти нарушения являются результатом плохой организации труда, бесхозяйственности и бесконтрольности использования рабочего времени.

Величину недополученной продукции в результате неявок и потерь ОП = ЕТ* ВД (1).

ЕТ — сумма неявок и потерь рабочего времени ВД — дневная выработка.

Общее предоставление об использовании рабочего времени может быть получено и при сравнении показателей динамики среднечасовой, среднедневной и среднегодовой выработки.

Так, например: сравнение L г. выр. и L дн. выр. покажет как изменилось число явочных дней в году.

L г. выр. > L дн. выр. — это свидетельствует об улучшении использования рабочего времени;

L час. выр. > L дн. выр. — отражает увеличение внутренних потерь рабочего времени и уменьшение фактически отработанных часов в смену.

Наряду с целодневными и внутрисменными потерями, отраженными в учете и отчетности, аудитор путем фотографии и хронометража выявляет скрытые неучтенные потери рабочего времени. К наиболее распространенным видам скрытых потерь относится, время затраченное рабочими на получение деталей, заготовок, инструментов, а также в связи с возмещением забракованной продукции.

Количество времени затраченного на брак в производстве, определяют по актам о браке или ведомостям, нарядами с особой отметкой «Исправление брака». При этом аудитор должен иметь в виду, что если брак исправил рабочий, который его допустил, то никакого документа на доплату не составляется, так как за это исправление заработная плата не начисляется.

Для характеристики состояния и полноты использования рабочего времени используется также, различные фонды.

Календарный: E явок и неявок за календарный период Номинальный: разница между календарным минус выходные и праздничные Отработанное время: разница между минус отпуска, время учебы, отпуска по беременности и другое.

Аудит фонда заработной платы В практике руководства хозяйствующими субъектами контроль за использованием заработной платы осуществляют различные органы.

Значимость аудиторской проверки повышается в последнее время связи с переходом к рынку. Министерствами и хозяйствующим субъектам на оплату труда с учетом специфики производства утверждается один из следующих нормативов образования фонда заработной платы, обеспечивающих увеличение выпуска продукции на тенге заработной платы:

• § норматив прироста ФЗП за каждый процент прироста общего объема продукции;
• § норматив заработной платы на единицу продукции в натуральном выражении;
• § норматив заработной платы на тенге продукции по показателю принятому для исчисления производительности труда 2, с. 133.

В этой связи необходимо проверить правильность определения хозяйствующим субъектом абсолютного ФЗП промышленнопроизводственного персонала на основе норматива, утвержденного на соответствующий год с разбивкой по кварталам 43, с. 289.

Проверяя правильность расходования ФЗП, необходимо иметь в виду, что в него включены денежные суммы, начисленные субъектом за выполненную работу рабочим и служащим (постоянным, временным сезонным), как состоящим, так и не состоящим в списочном составе.

В ФЗП включаются также денежные суммы, начисленные рабочим и служащим:

• § за не проработанное время (оплата дополнительных перерывов в работе для кормления ребенка, доплата рабочим и служащим моложе 18 лет при установленной или сокращенной продолжительности рабочего времени, оплата рабочего времени, затраченного на выполнение государственных и общественных обязанностей и т. п.);
• § оплата ежегодных (очередных) и дополнительных отпусков;
• § оплата представляемых работникам бесплатных квартир, коммунальных услуг, стоимость натуральных выдач, сумм денежной компенсации за не предоставленные квартиры и коммунальные услуги;
• § заработная плата лицам, направляемым на работу на другие хозяйствующие субъекты согласно специальным договорам;
• § заработная плата за работы, выполнение которых не предусматривалось планом 8.

В ФЗП не включаются:

• § начисленные премии, вознаграждения и единовременные пособия из фонда материального поощрения (в части, образованной за счет отчислений из прибыли);
• § начисленные рабочим и служащим единовременные, а также отдельные другие денежные премии в случаях предусмотренных законодательством, выплата которых производиться при наличии специальных ассигнований;
• § прочие денежные выплаты и натуральные выдачи рабочим и служащим (единовременные пособия и суточные, выплаченные при переводе и направлении на работу в другие местности, суточные при командировках);
• § начисление страховых взносов по социальному страхованию 9.

Аудитор обращает внимание на то, чтобы учет средств на заработную плату велся раздельно:

• § ФЗП рабочих и служащих (списочного) штатного состава, не списочного (нештатного) состава;
• § единовременные и другие премии, не входящие в ФЗП;
• § начисление страховых взносов по социальному страхованию 12, с. 108.

Предварительный контроль за ФЗП возложено на банки, которые выдают деньги на основании справок хозяйствующих субъектов. В этой связи аудитор проверяет правильность составления справок и достоверность указанных в них сведений по плановому фонду заработной платы и фактическом выполнении производственной программы. Эти же цифровые данные используются аудитором для проверки правильности определения абсолютных и относительных отклонений в расходовании средств на заработную плату.

После общей проверки использования ФЗП анализируются использования ФЗП по категориям работников, структурным подразделениям и составу ФЗП.

На начальном этапе проверяется также обоснованность распределения годового базового ФЗП по кварталам отчетного года с учетом происшедших изменений структуры и трудоемкости продукции по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года.

ФЗП= себестоимость +часть прибыли (2).

Виды ФЗП:

ФЗП — часовой (предназначен для оплаты только фактически отработанных чел/час) ФЗП — дневной (оплата чел/дней) ФЗП — годовой (мес., годов) = дневной ФЗП + оплата неотработанных чел/дней Аудит правильности начисления заработной платы персоналу хозяйствующего субъекта.

Организация аудита начисления заработной платы рабочим и служащим обусловливается формами и системами оплаты труда.

Трудовые доходы каждого работника независимы от вида хозяйствующего субъекта определяются личным вкладом с учетом конечных результатов работы хозяйствующего субъекта, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

С целью проверки правильности начисления заработной платы лучше всего программу и в соответствии с ней осуществлять проверку.

Различают два вида заработной платы: основную и дополнительную.

Основная заработная плата начисляется за фактически отработанное время или фактически выполненную работу, а дополнительная — за неотработанное время в соответствии с законодательством о труде. К дополнительной заработной плате относят:

• § оплату очередных отпусков;
• § оплату льготных часов подростков;
• § компенсации за неиспользованный отпуск;
• § оплату времени, в течение которого выполнялись государственные и общественные и т. п.

Форма, системы и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются предприятиями самостоятельно. Предприятия могут использовать государственные тарифные ставки, оклады в качестве ориентиров для дифференциации оплаты труда в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполненных ими работ.

Различают две формы оплаты труда:

сдельную;

повременную.

При сдельной, заработная плата рабочего определяется, исходя из его выработки; при повременной — из количества времени, затраченного на труд.

Применения той или иной формы или системы оплаты труда вызвано конкретными условиями производства, наличием обоснованных нормированных зданий, возможностями и целесообразностью увеличению выпуска продукции без снижения ее качества.

Правильность начисления заработной платы повременным работникам проверяют на основе табелей учета фактически отработанного времени, установленных тарифных ставок и расчетно-платежных ведомостей. В аудиторской практике встречаются случаи подлогов, таких, например, как изменение в приказе числа и месяца приема на работу или увольнения с нее; включение в рабочие дни периода, за который выплачено пособие по временной нетрудоспособности; завышение окладов (ставок). При анализе премий рабочимповременщикам проверяют правильность ее суммы, которая определяется в процентах к тарифным ставкам или окладам. Кроме того, проверяется правильность установления высококвалифицированным мастерам инженернотехническим работникам и служащим надбавок к заработной плате.

Правильность расчетов по заработной плате с рабочими — сдельщиками проверяется по документам, подтверждающим фактическое выполнение работы (наряды, маршрутные листы, рапорта, ведомости о выработке и др.), а также по расчетно-платежным ведомостям. В первую очер…

Оплата пособий по временной нетрудоспособности производится за счет средств социального страхования на основе листков о нетрудоспособности и исчисляется из расчета заработка за 2 месяца работы с учетом доплат, надбавок и премий, и он же должен превышать размер 2-х месячных расчетных показателей.

Перерывы в работе, предоставляемые матерям для кормления грудных детей, оплачиваются при повременной оплате за полный рабочий день, при сдельнойобщий заработок за прошлый месяц делится на фактическое количество часов проработанных в том же месяце (без учета количества часов на кормление и временной нетрудоспособности), и полученный результат умножают на число часов перерывов.

Льготные часы подростков до 18 лет оплачивают по их сдельной или повременной тарифной ставке.

Источниками аудита правильности начисления дополнительной заработной платы являются:

• § за время выполнения государственных и общественных обязанностей — табели учета рабочего времени, справки учреждений и организации, где исполнял свои обязанности работник;
• § по проверке оплаты работницам за дополнительные перерывы для кормления ребенка — справки медицинских учреждений;
• § за время отпуска — приказы и записки отдела кадров.

Законодательством предусмотрена оплата дополнительных отпусков работникам и служащим, обучающимся в вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведениях. Аудитор должен иметь в виду, что дополнительно оплачиваемый отпуск предоставляется только тем студентам, которые успешно выполнили учебный план. Студентам, не выполнившим учебный план, отпуск предоставляется по справке учебного заведения без сохранения заработной платы.

Тщательной проверке подвергаются расчетно-платежные ведомости, для выявления возможных ошибок и подлогов. Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

• § итоговые суммы в графах ведомости не соответствуют общей сумме, полученной в результате подсчетов;
• § итоговые суммы построчно в разрезе табельных работников (фамилии) в графах «причитается», «итого удержано» не соответствуют общим суммам при арифметическом подсчете;
• § сумма к выдаче не соответствует сумме, полученной путем вычитания из общей причитающей суммы всех удержаний из заработной платы и др.

Аудитор должен помнить, что иногда под видом арифметических ошибок могут скрываться злоупотребления и хищения средств. Такие противозаконные действия могут быть выявлены обычным арифметическим приемом. Однако вскрываются случаи вуалирования, когда этот прием становится эффективным и требуется применение в комплексе других приемов, например логического, встречной проверки.

Так, арифметическим путем не представляется возможным выявить злоупотребление, скрытые путем увеличения сумм начисленной заработной платы и отражение незаконно увеличенной суммы в любой из граф по удержаниям из заработной платы. В этом случае временные подлоги не оказывают влияние на сумму к выдаче. Денежные средства путем перечислений или наличных выдач из кассы похищаются.

Нередки случаи, когда в целях присвоения денежных средств в ведомости на выдачу заработной платы включают работников, расчеты с которыми произведены по промежуточным ведомостям в связи с уходом их и отпуск или увольнением.

Контроль правильности и своевременности удержаний из заработной платы.

В процессе аудиторской проверки рассматриваются законность и обоснованность всех удержаний из заработной платы. Перечень и размеры удержаний из заработной платы ограничиваются законодательством о труде.

Кроме того, из заработной платы удерживаются:

• § индивидуальный налог;
• § суммы по исполнительным листам на основании решений суда или нотариальных контор, на содержание детей, оказание помощи престарелым родителям;
• § за товары, проданные в кредит.

Индивидуальный налог взимается ежемесячно и подлежит перечислению в бюджет. Удержание индивидуального налога производится из заработной платы, превышающей минимум. Необлагаемый минимум представляет размер минимальной заработной платы работника, в пределах, которой налог не начисляется. Базой для определения налоговых обязательств каждого гражданина считается только сумма совокупного дохода из всех источников в истекшем календарном году. Месячный доход рассматривается как промежуточный. Не предусмотрены категории граждан полностью освобождаемых от налогов независимо от размера доходов.

В таблице 10 приведены возможные нарушения при исчислении индивидуального налога и их влияние на бухгалтерскую отчетность.

Таблица 10 Возможные нарушения при исчислении индивидуального налога и их влияние на бухгалтерскую отчетность.

Если гражданин помимо заработной платы на своем хозяйствующем субъекте имеет другие доходы на стороне, то будет обязан ежегодно декларировать общую сумму получаемых доходов включая и заработную плату. По распоряжению администрации удержание из заработной платы рабочих и служащих для погашения их задолженности хозяйствующего субъекта, где они работают, могут производиться:

• § для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;
• § для возврата сумм, излишне выплаченных в следствие ошибок.

В этих случаях аудитор проверяет своевременность издания распоряжения администрации об удержаниях из заработной платы, имея ввиду при этом, что оно должно быть издано в срок не свыше одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности.

Администрация имеет право удерживать из заработной платы при увольнении рабочего или служащего за дни неотработанного отпуска. Аудитор изучает причины увольнения и законность удержаний. Указанные удержания из заработной платы не производятся в тех случаях, когда увольнения осуществляются не по инициативе рабочих и служащих: призыв или поступление на военную службу; перевод на другую работу, с согласия работника или переход на выборную должность; ликвидация хозяйствующего субъекта; сокращение численности или штата и т. п.

На основании специальных расчетов бухгалтерии, актов и ведомостей о браке продукции проверяется правильность возмещения материального ущерба. В сумму ущерба включается стоимость материалов израсходованных на забракованные изделия, заработная плата, начисленная по выполненным операциям, расходы по содержанию и эксплуатации оборудование, общецеховые расходы.

Удержание по исполнительным листам производится на основании Инструкции о порядке удержания алиментов по исполнительным документам, переданным для производства взыскания хозяйствующим субъектом.