Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет на расходы хозяйственные, а также связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Командировочные расходы в пределах Республики Беларусь регламентируются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 февраля 2008 г. № 29. [9].

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) директора ОАО «Могилевский мясокомбинат» с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Работников, отбывающих в служебную командировку, регистрируют в специальных журналах. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места командировки. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов (включительно) днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию проездных билетов.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по возвращении из служебной командировки исключая день прибытия представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и суммы суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о днях прибытия и выбытия из места командирования. Если работник отправлен в разные населенные пункты, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Они заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад подотчетными лицами по требованиям-накладным.

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные, хозяйственные, операционные расходы суммам.

За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. После проверки в бухгалтерии авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, а бухгалтерия производит окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет на предстоящие (хозяйственные, операционные) и на командировочные расходы, по кредиту — списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов. При выдаче денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы составляется бухгалтерская проводка: дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса».

На стоимость материальных ценностей и затрат, связанных с их приобретением за счет средств, выданных подотчетным лицам, составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 10 «Производственные запасы», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании утвержденных авансовых отчетов командировочные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, списываются бухгалтерской проводкой: дебет счетов 20 «Основная деятельность», 26 «Общехозяйственные затраты» и др., кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При внесении в кассу неиспользованных подотчетных сумм составляют проводку: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остатки неиспользованных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, удерживаются из заработной платы и отражаются бухгалтерской проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае невозможности удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании сумм из заработной платы (если работник не оспаривает факт удержания) составляется бухгалтерская запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Синтетический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере ф. № 7- АПК (приложение У). В нем совмещен аналитический и синтетический учет по счету 71. Аналитический учет ведется по каждой выданной в подотчет сумме.

Основанием для заполнения журнала-ордера ф. № 7-АПК являются: расходные кассовые ордера — на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты — на израсходованные суммы, а также другие приходные и расходные кассовые ордера, составленные на расхождения в суммах.

Месячные обороты по счету отражаются в Главной книге (приложение Ф). Так на октябрь 2012 г. сальдо дебетовое составило 1 683 200 рублей (приложение У).