Функциональная структура АИС предприятия

В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение АИС в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект. В сфере автоматизации крупных предприятий эти системы получили название корпоративных информационных систем. К предприятиям такого типа можно отнести, например, промышленные предприятия с разветвленной структурой производства, торгово-закупочные объединения, предприятия энергоснабжения и др.

Современное предприятие — сложная социально-экономическая система. Структура предприятия насчитывает десятки и сотни подразделений, что обусловливает разветвленную систему информационного взаимодействия. Процесс производства отличается многообразием номенклатуры производимой продукции. Происходит постоянное расширение и усложнение задач и функций предприятия. В процессе конкурентной борьбы необходимо постоянно заниматься обновлением номенклатуры производимой продукции, внимательно следить за последними достижениями науки и техники, передовыми технологиями и быстро внедрять прогрессивные идеи. Все это влечет за собой постоянное увеличение объемов обрабатываемой информации. Кроме увеличения объемов традиционных потоков информации возникают новые вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Относительно КИС следует отметить, что в ее основе лежит комплексная система автоматизации. Комплексная автоматизация управления предприятием — это система процедур, методов и средств, полностью охватывающая основные задачи и функции управления хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие управленческих решений на основе информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. И строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

В целом комплексная АСУ предприятия должна обеспечивать:

• * высшее руководство — информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;
• * руководство среднего звена — информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;
• * рядовых сотрудников — эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

Центральное звено наиболее развитых в логическом отношении КИС — наличие системы стратегического планирования. В соответствии с этой схемой проводится концептуальное моделирование и построение многих функциональных блоков структуры АИС предприятия. В зависимости от характера и масштаба КИС каждый из блоков схемы может быть декомпозирован на ряд модулей-задач.

С учетом общей структуры и частных модулей-задач организуются соответствующие схемы технологических процессов обработки данных. Технология подчиняется логической структуре АИС и базируется на средствах и методах обеспечивающих подсистем.

При создании комплексной АСУ должны быть решены следующие основные задачи:

• * создание или оптимизация единой системы планирования деятельности, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления;
• * постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• * поддержка принятия решении на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

В общем виде структура построения КИС идентична принципиальной схеме функционирования АИС, рассмотренной выше. Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Основное назначение КИС — информационное обеспечение функций управления предприятием.

На уровне руководства предприятия система обеспечивает следующие функции:

• * обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии предприятия на текущий момент и прогнозе на будущее;
• * обеспечение контроля за работой предприятия, желательно с возможностью при обнаружении ошибки выявления конкретного лица, ее допустившего;
• * обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
• * предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
• * формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;
• * устранение случаев переплаты налогов, связанных с ошибками или особенностями учета. В рамках управления производством проводится выдача документов и данных, отображающих:
• * осуществление контроля за выполнением производственных заказов;
• * формирование информации о состоянии производственных мощностей;
• * осуществление контроля за технологической дисциплиной;
• * сопровождение производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);
• * определение фактической себестоимости производственных заказов.

Службы маркетинга и рекламы получают информацию для выполнения следующих функций: * контроль за продвижением новых товаров на рынок; * анализ рынка сбыта с целью его расширения; * работа с существующими и потенциальными заказчиками (клиентами); * ведение статистики продаж; * информационная поддержка политики цен и скидок; * использование базы стандартных писем для рассылки, с сохранением даты и типа письма каждого отправления; * контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при экономии затрат на транспортировку.

Службы сбыта и снабжения должны получать информацию с целью выполнения следующих функций: * ведение БД товаров, продукции, услуг; * планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; * оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; * ведение контрактов (в том числе со сложными платежами и сроками поставок).

Службы складского учета обычно получают информацию для реализации следующих функций и работ: * управление сложной структурой складов; * оперативный поиск товара (продукции) по складам; * оптимальное размещение продукции на складах с учетом условий хранения; * управление поступлениями с учетом контроля качества; * инвентаризация.

Построение крупной комплексной АСУ — во многом сложный, длительный и дорогостоящий процесс. Поэтому необходимо осуществление некоторых мероприятий, а именно: * изменение управленческих технологий в связи с новыми возможностями обработки и обмена информацией, перестройка существующих или создание новых бизнес-процессов компании; * развертывание и поддержка современных программно-технических средств; * настройка программных систем на всю совокупность информации, взаимосвязей, управленческих механизмов, алгоритмов обработки данных, отражающих специфику предприятия; * обучение персонала новым технологиям, преодоление психологического барьера в процессе внедрения системы.

Функции АИС предприятия реализуются в форме соответствующих технологий, базирующихся на прикладных программных комплексах. Информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий в решении сложных экономических задач. Успешность функционирования АИС предприятия в значительной мере определяется логическим уровнем ее разработки. Этот уровень, как правило, определяется концепцией, которая лежит в основе АИС предприятия.