Организация рабочего места секретаря
Организация рабочего места для секретаря, как для «хозяина приёмной» является одним из самых важных пунктов. Поэтому так важно рассмотреть самые мельчайшие нюансы планировки рабочего места.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащённости, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.
Успех работы зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарём, соблюдения условий гигиены труда Тесный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы. И секретарю, как «хозяину» приёмной нужно знать, как правильно это сделать.
Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
«Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь — „лицо учреждения“, то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения».
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- 1. Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
- 2. В помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы.
- 3. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.
