Документальное оформление поступления ТМЗ

Первоначальное оформление ТМЗ в организации происходит в зависимости от ее организационно — правовой формы При учёте ТМЗ их движение оформляется при помощи стандартных документов.

• 1. Форма № ОС-1 «Акт приемки — передачи объекта ТМЗ (кроме зданий, сооружений)». Форма применяется при зачислении в состав ТМЗ отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию, кроме тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке; а так же для исключения из состава ТМЗ объектов, передаваемых другому предприятию.
• 2. Форма № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение ТМЗ» (см. Приложение В). Форма применяется для оформления внутреннего перемещение ТМЗ их одного подразделения (цеха, участка, отдела) предприятия в другое и передачи ТМЗ со склада (из запаса) в эксплуатацию.
• 3. Форма № ОС-3 «Акт выполненных работ». Применяется для оформления приемки ТМЗ из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи.
• 4. Форма № ОС-4 «Акт на списание ТМЗ (кроме автотранспортных средств)» (см. Приложение Г). Эта форма служит для оформления выбытия ТМЗ (кроме автотранспорта) при полной или частичной их ликвидации.
• 5. Форма № ОС -1 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» (см. Приложение Д). Форма применяется при зачислении в состав ТМЗ оборудования для учета ввода их в эксплуатацию.
• 6. Форма № ОС -1 «Акт ввода в эксплуатацию». Форма применяется при передаче оборудования из монтажа.

Поступление ТМЗ на предприятие может осуществляться: путем купли-продажи, аренды, вклада в уставный капитал, строительства или обмена на другие материальные ценности. Их можно получить безвозмездно в виде финансовой помощи.

В ТОО «Метал Транс» поступающие ТМЗ принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет акт о приема-передачи объекта ТМЗ в одном экземпляре на каждый объект в отдельности (ф. № ОС-1), Акт утверждает руководитель. При передаче ТМЗ другой организации акт составляется в двух экземплярах — для передающей и принимающей ТМЗ организации. После оформления акт приемки-передачи ТМЗ передают в бухгалтерию, и разносятся в бухгалтерской программе.

Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи ТМЗ составляется двумя сторонами-принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа.

Каждому инвентарному объекту присваивают инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением ТМЗ.

Арендуемые ТМЗ значатся у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Учет ТМЗ в ТОО «Метал Транс» автоматизирован, используется программа «1С: Бухгалтерия».

«1С: Бухгалтерия» является мощной системой предназначенной для комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Для хранения информации об объектах ТМЗ используется справочник «Товарно-материальные запасы», в котором для каждого объекта можно указать место хранения выбором из справочника «Подразделения». Необходимо организовать структуру справочников. Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую (вплоть до 10 уровней) структуру, возможно, организовать двухуровневый учет ТМЗ. На первом уровне расположить группы ТМЗ. На втором уровне расположить объекты ОС как таковые, задав в качестве кода ОС их инвентарные номера.

Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Схема автоматизированной формы учета ТМЗ на предприятии представлена на рис. 1.

Рис. 1 Схема автоматизированной формы учета и анализа ТМЗ на примере ТОО «Метал Транс»

Как видно на рисунке 1, первичные документы частично на предприятии составляются вручную. Информация, указанная в первичных документах вводится в базу данных компьютера. На основании введенной информации осуществляется формирование бухгалтерских проводок. После обработки первичной документации формируются следующие отчеты в виде: ведомости расчета амортизационных отчислений и ведомости по счету 12 «Товарно-материальные запасы». Перевод учета на автоматизированную систему позволяет предприятию минимизировать ошибки при вводе информации, гибко настраивать технологию учета, получать ответы, упрощать расчеты, что в итоге повышает качество учетной работы.

При автоматизации учета ТМЗ используются типовые межотраслевые формы первичных документов.

Особенностью организации автоматизированного учета является создание постоянного файла (массива) информации, соответствующего картотеке инвентарных объектов. По данным первичных документов фиксируется движение ТМЗ амортизационного фонда. В результате обработки получают отчетные разработки, ведомости движения ТМЗ по счетам. На их основе получают оборотную ведомость ТМЗ по местам нахождения и эксплуатации, расчет амортизационных отчислений, ведомость амортизационных отчислений по кодам производственных затрат и начисления износа ТМЗ, обеспечивающих проведение инвентаризации, составление баланса и форм периодической и годовой отчетности.