Учет основных средств: поступления, выбытия и инвентаризация

Учетная политика в области учета основных средств предполагает, что в ГКП «Костанай-Су» учет основных средств в местах их эксплуатации производится в инвентаризационных описях. Применяется типовая первичная документация по движению основных средств.

Инвентаризация основных средств производится один раз в год, неподвижных основных средств (земля, здание и сооружения, передаточные устройства) — один раз в 3 года.

На основные средства ежемесячно начисляется амортизация. Для начисления амортизации в ГКП «Костанай-Су» применяется равномерный метод списания. При этом методе амортизируемая стоимость основных средств списывается ежемесячно в равных суммах.

Основные средства списываются в бухгалтерском балансе в результате физического и морального износа и их реализации. При списании с баланса образуется доход и убыток, возникший в результате выбытия основных средств. Как разница между стоимостью реализации и балансовой стоимостью, а также расходами, связанными с реализацией или прочим выбытием основных средств.

При учете основных средств заполняется инвентарная карточка учета основных средств, которая открывается на каждый объект основных средств. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов по зачислению объектов основных средств, его перемещения, дооборудования, реконструкции, ремонту и списанию. Инвентарная карточка содержит основные качественные и количественные показатели объектов, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки и приспобления. Каждому объекту присваиваются инвентарные номера по мере их поступления.

Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности субъекты не менее раза в год должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Это способ бухгалтерского учета, при помощи которого сопоставляются и регулируются учетные данные в средствах субъекта с их фактическим наличием с целью обеспечения соответствия этих показателей.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием:

• 1. По естественным причинам;
• 2. Недостача при приемке или отпуске средств;
• 3. Ошибки в учете — арифметические в подсчетах, описки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных;
• 4. Хищение, обвесы, обмеры — при приемке или отпуске материальных ценностей, обсчеты при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Расхождение можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации в соответствии с СБУ № 24 «Организация бухгалтерской службы» и методические рекомендации к нему «О порядке проведения юридическими лицами инвентаризации имущества и обязательств», утвержденных приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 г. № 47, в соответствии с которыми установлен порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформление результатов инвентаризации.

Инвентаризации бывают:

• 1. полные — касаются всех средств хозяйствующего субъекта;
• 2. частичные — охватывают один вид средств;
• 3. плановые — по плану, проводятся в установленные сроки;
• 4. внезапные — по распоряжению руководителя, при смене материально-ответственных лиц, по требованию следственных органов;
• 5. внеплановые — проводят после стихийных бедствий, а также ежемесячная инвентаризация денежных средств.

Инвентаризация проводится:

• — перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее ноября отчетного года;
• — при передаче имущества субъекта в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании хозяйствующего субъекта;
• — при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• — при установлении факта хищения или злоупотреблений, а также порчи ценностей — немедленно при установлении таких фактов;
• — в случае пожара или стихийного бедствия, вызванного экстремальными условиями, немедленно после их окончания;
• — при ликвидации (реорганизации) субъекта — перед составлением ликвидационного (разделительного баланса);
• — при уценке товарно-материальных запасов — в сроки, определенные учетной политикой субъекта, и в других случаях, предусмотренных законодательством РК.

Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководителя создается рабочая комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (специалистов и работников бухгалтерии). В состав комиссии включаются опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет. Работники рабочих инвентаризационных комиссий несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгалтерию.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственных лиц, путем обязательного пересчета, перемеривания, взвешивания. Записи со слов материально-ответственных лиц без фактической проверки в инвентаризационные ведомости не допускаются.

При последовательном проведении инвентаризации в изолированных помещениях после инвентаризации они опечатываются без права доступа. Если во время проведения инвентаризации поступили товарно-материальные запасы, то они принимаются материально-ответственным лицом в присутствии инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или материальному отчету после инвентаризации. На такие ценности составляется специальная опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» за подписью председателя инвентаризационной комиссии и ссылкой на дату поступления. В исключительных случаях во время инвентаризации могут отпускаться товарно-материальные запасы, но только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера субъекта, что вносится в отдельную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации», за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Вместе с собственными товарно-материальными запасами проверяются запасы, принадлежащие другим организациям и находящиеся на ответственном хранении, которые вносятся в отдельные описи со ссылкой на документы, подтверждающие принятие их на ответственное хранение.

Товарно-материальные запасы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение.

По товарно-материальным запасам, находящимся в переработке у других предприятий, составляется отдельная опись со ссылкой на документы, на основании которых они переданы в переработку.

Товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, но не оплаченные в срок покупателями, также вносятся в отдельные инвентаризационные описи. Комиссия должна проверить обоснованность числящихся на определенных счетах сумм. На счетах могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: в пути — расчетными документами поставщиков; по отгруженным — копиями предъявленных покупателями документов; по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящихся на складах других организаций — сохраненными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации (излишки, недостачи) записываются в сличительной ведомости результатов инвентаризации. В них включаются только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Центральная инвентаризационная комиссия должна проверить правильность составления сличительной ведомости и свое решение зафиксировать в протоколе, который утверждается руководителем организации после окончания инвентаризации.

Товарно-материальные запасы, выявившиеся в излишке, подлежат оприходованию на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Недостачи товарно-материальных запасов, а также потери от порчи ценностей относят на виновных лиц. В случае, когда виновники не установлены или о взыскании с материально-ответственных лиц отказано судом, недостачу относят на результаты хозяйственной деятельности.

Согласно ст. 237 сумма НДС, ранее отнесенная в зачет, подлежит исключению из зачета по товарам, используемым не в целях облагаемых оборотов, а также по товарам в случае их порчи, утрат. При этом производится следующая запись:

Дт 7210 «Административные расходы», раздел «Расходы не идущие на вычеты».

Кт 3130 «НДС».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — годовой финансовой отчетности.

Инвентаризация товаров в ГКП «Костанай-Су» проводится ежемесячно. В состав комиссии входит главный бухгалтер, заведующий складом и главный менеджер. Во время проведения и по итогам инвентаризации расхождений с данными материального отчета обнаружено не было.

Учет основных средств (фондов) организуется централизованно в бухгалтерии предприятия по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных фондов (средств) каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.

Поступление основных средств оформляется актом типовой формы ОС-1. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи основных средств составляется двумя сторонами — принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения [11].

Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету «Основные средства». Установлено несколько типовых форм таких карточек: ф. № ОС-6-для зданий и сооружений; ф. № ОС-7-для машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря; ф. № ОС-8-для животных и многолетних насаждений; ф. № ОС-9— для группового учета основных средств.

Заполняются инвентарные карточки и инвентарные книги на основе первичных документов-актов (ОС-6-ОС-9), технических паспортов и прочей документации. Затем инвентарные карточки регистрируются в специальных описях типовой ф. № ОС-Ю, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств (фондов).

Зарегистрированные в описи карточки помешают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп — по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Выбытие основных средств оформляют актом и отражают в инвентарной карточке, а затем ее изымают из картотеки.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно. Это необходимо для того, чтобы на основе этих карточек можно было составить расчеты амортизацииосновных средств. По окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируют по классификационным видам основных средств. Обороты по поступлению и выбытию по каждому виду основных средств суммируются и записываются в карточку учета движения основных средств.

По данным карточек составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

Перемещение основных средств из одного цеха и участка в другие в пределах предприятия осуществляется по распоряжению руководителя предприятия и оформляется накладной (ф. № ОС-2). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и так далее. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании 2-ого экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

Причинами выбытия основных средств из предприятия могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения при стихийных бедствиях и так далее; ликвидация части инвентарного объекта в связи с его перестройкой, переоборудованием, модернизацией; передача основных средств другим предприятиям.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств на предприятии создается постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объектов (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом о ликвидации основных средств. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта о ликвидации.

Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и тому подобное. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте. Бухгалтерия обрабатывает этот акт с выявлением результатов от ликвидации объекта.

Основные средства передаются другим предприятиям безвозмездно по распоряжению вышестоящей организации по первоначальной стоимости с одновременной передачей сумм начисленного износа на полное восстановление. Передачу оформляют актом приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1).

На основании акта осуществляют запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карт.