Порядок учета кассовых операций

Расчеты между предприятиями, а также между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Согласно Порядку ведения кассовых операций все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

приходовать полученные наличные денежные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами — в пределах установленной ЦБ РФ суммы.

В ноябре 2001 года в соответствии с Указанием № 1050 ЦБ РФ изменил размер расчетов наличными. Новый лимит расчетов наличными следует применять со дня, когда данный документ был опубликован в «Вестнике России», то есть 21 ноября 2001 года.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены — 60 тыс. руб. по одной сделке. Сумма штрафа, налагаемого на организацию, нарушившую установленный лимит расчетов наличными — двукратный размер произведенного платежа. Руководитель, может быть, подвергнут штрафу в размере, эквивалентном 50 базовым суммам. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

при осуществлении наличных денежных расчетов необходимо иметь кассовую книгу по установленной форме;

хранить в кассе наличные деньги следует в пределах установленного банком лимита, согласованного с руководителем организации.

Сверх лимита в кассе можно хранить наличные деньги, предназначенные для выплаты зарплаты и пособий, но не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для организаций, расположенных в районах Крайнего севера — не более пяти дней.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в осуществлении расчетов наличными деньгами другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, не соблюдении порядка свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц от четырехсот до пятисот минимальных размеров оклада труда.

Не выполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используются активный счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета:

• 50−1 «Касса организации»;
• 50−2 «Операционная касса»;
• 50−3 «Денежные документы» и другие.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации. Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма №КО-1). В кассе могут хранить не только наличные деньги, но и денежные документы (почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т. д.). Все поступающие в организацию денежные средства должны быть оприходованы своевременно и в полном объеме. Наличные деньги, не подтвержденные кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма №КО-2). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документа отдельному лицу кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном кассовом ордере. Лицо, получившее деньги, ставит свою подпись в расходном кассовом ордере. Выдача денег из кассы неподтвержденная распиской получателя в расходно-кассовом ордере или другом заменяющем его документе, считается недостаточной и взыскивается с кассира.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной ведомости. При выдаче денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должны быть указаны фамилии, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Разовые выплаты денег отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в день совершения операций в одном экземпляре с учетом установленных правил их оформления.

Не допускается подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним. А также в расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению и взамен из составляются новые документы.

Приходный кассовый ордер должен подписываться главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым документам имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

До передачи в кассу организации приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в журнале регистрации (форма №КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдаче.

Запрещается выдавать приходные расходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

Для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе, используется кассовая книга (форма КО-4). Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной ил мастичной печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных страниц в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдаче денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу и ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копии записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Основным учетным регистром является журнал-ордер № 1, состоящий из двух частей — журнала-ордера № 1, в котором осуществляется учет операций по кредиту счета 50 «Касса» и ведомости № 1, предназначенной для учета оборотов по дебету счета 50 «Касса».