Нормативно-методическое и технологическое обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Нормативно-методическое обеспечение системы управления человеческими ресурсами — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления человеческими ресурсами и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации [35, с.312].

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления человеческими ресурсами. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления человеческими ресурсами.

Нормативно-методические материалы группируются по их содержанию. Различают нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера. Первая группа включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. Например, нормы времени управленческих процедур, сменно-суточные задания и проч.

Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления человеческими ресурсами; содержат методы и правила выполнения работ по управлению человеческими ресурсами. Например, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс Кыргызской Республики, руководящие документы (положения, инструкции, правила) государственных органов, приказы, положения, инструкции, издаваемые руководителем организации или соответствующим подразделением по вопросам труда, численности и оплаты труда и т. п.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-план, смета затрат на производство, типовые нормы времени, различные отчёты, система стандартов по технике безопасности и прочее.

Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о подразделении. На рис. 1 представлена типовая структура положения об отделе.

Рис. 1 Структура положения об отделе, службе

На основе типовых документов с учётом особенностей организации работники службы управления человеческими ресурсами разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка.

В распоряжении кадровой службы также находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:

• · коллективный договор;
• · правила внутреннего трудового распорядка;
• · положения о подразделениях (отделах, службах, группах);
• · и др.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления человеческими ресурсами. Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению человеческими ресурсами. Сюда входят:

• 1. Положение по формирования кадрового резерва в организации;
• 2. Положение по организации адаптации работников;
• 3. Рекомендации по организации подбора и отбор персонала;
• 4. Положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;
• 5. Положение по оплате и стимулированию труда;
• 6. Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Основополагающим документом в кадровой службе является должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий.

Правовое обеспечение состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на персонал с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения:

• — правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателем и наёмным работником;
• — защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений;
• — соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;
• — разработка и утверждение локальных нормативных актов организационного, организационно — распорядительного и экономического характера;
• — подготовка предложений об изменении действующих или отмена устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на её руководителей и других должностных лиц (в пределах предоставляемых им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителей системы управления человеческими ресурсами и её работников по вопросам, входящим в их компетенцию.

Головным подразделением по ведению правовой работы является юридический отдел (если размеры организации позволяют создать такой отдел). Однако специфика кадровых служб включат в себя повседневное осуществление работ, связанных с приёмом, увольнение и переводом работников. Всё это требует определённых юридических знаний, чтобы обеспечить чёткое урегулирование прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Устанавливаются правовые нормы централизованного или локального характера. К актам централизованного характера относится Трудовой кодекс КР, постановления правительства КР, Закон КР «О государственной службе» и др. К актам локального регулирования правоотношений относятся приказы руководителя, положения о подразделениях, должностные инструкции прочие внутренние документы.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

• а) разработка проектов нормативных актов организации;
• б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления человеческими ресурсами, на соответствие требованиям законодательства и их визирование;
• в) организация систематического учёта и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;
• г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;
• д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядок его применения.

В систему нормативных актов о труде входят соглашения генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные), коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организации.

Правовые акты ненормативного характера — это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления человеческими ресурсами и всех её подразделений.

Основные законодательные акты, регулирующие трудовые отношения:

• 1. Гражданский кодекс;
• 2. Трудовой кодекс КР;
• 3. Закон КР «О государственной службе» и др.

Под технологическим обеспечением системы управления человеческими ресурсами понимается разработка принципов и методов управления человеческими ресурсами.

Принципы управления — основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.

Можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на построение системы УП:

• 1) иерархическая структура организации — отношения власти подчинения, давление на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ;
• 2) культура, т. е. вырабатываемые обществом, коллективом совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляя индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения;
• 3) рынок, т. е. сеть равноправных отношений, основанных на купле — продаже трудовых ресурсов, отношениях собственности и прочего.

В современном менеджменте различают две группы принципов построения системы УП.

• — принципы, характеризующие требования к формированию системы управления человеческими ресурсами;
• — принципы, определяющие направление развития системы УП.

Наука и практика управления разработали инструментарий (методы) изучения состояния действующей системы УП организации, обоснования и реализация новой системы. Рассмотрим эти методы.

Системный анализ служит методическим средством подхода к решению проблем совершенствования порядка управления человеческими ресурсами. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие такого порядка управления персоналом в целом и составляющих его компонентов: целей, функции, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информацией, методов управления людьми, управленческих решений; на выявление различных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой и сведение их в целостную единую картину. Системный подход подчёркивает целостность и интеграцию различных элементов организации, обеспечивает основу для достижения взаимопонимания между руководителями и подчинёнными.

Системный анализ позволяет руководителю понять ситуацию и внести соответствующие изменения для достижения наивысшей эффективности. Системный подход даёт лучшую основу для чёткого распределения власти и ответственности при выполнении различных работ.

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления и определение его сущности. Например, систему управления человеческими ресурсами можно расчленить на подсистемы, подсистемы — на функции, функции — на процедуры, процедуры — на операции и т. д. После расчленения необходимо воссоздать систему управления человеческими ресурсами как единое целое, т. е. синтезировать. При этом применяется метод деком позиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления человеческими ресурсами каждого фактора в отдельности, под действием которых сложилось её состояние, исключая действия других факторов.

Метод сравнений позволяет сопоставить существующую систему управления человеческими ресурсами с подобной же — передовой организации, с нормативным состоянием или с состоянием в прошлом периоде.

Динамический метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления человеческими ресурсами.

Метод структуризации предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и системы управления человеческими ресурсами с точки зрения соответствия задачам организации.

Экспертно — аналитический метод совершенствования систему управления человеческими ресурсами основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению человеческими ресурсами, управленческого персонала предприятия к процессу совершенствования.

Нормативный метод предусматривает применение системы принципов, которые определяют состав и содержание функций по управлению человеческими ресурсами, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организацией в целом и системы управления человеческими ресурсами (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подразделения, порядок подчинённости и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда управления человеческими ресурсами организации.

Параметрический метод. Задача этого метода — установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления человеческими ресурсами для выявления степени их соответствия.

В последнее время при совершенствовании системы управления человеческими ресурсами начали применять метод функционально — стоимостного анализа. Он позволяет выбрать такой вариант построения системы управления человеческими ресурсами или выполнение той или иной функции управления человеческими ресурсами, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Такой метод способствует выявлению лишних или дублирующих функций управления, функций, которые по тем или иным причинам не выполняются, определению степени централизации и децентрализации функций управления человеческими ресурсами.

Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления человеческими ресурсами группой специалистов и руководителей.

Метод коллективного блокнота («банка» идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления человеческими ресурсами.

Метод 6−5-3 предназначен для систематизации процесса нахождения идей по развитию системы управления человеческими ресурсами. Суть этого метода заключается в том, что каждый из 6 членов экспертной группы излагает на бумаге по три идеи и передаёт их остальным членам группы, те, в свою очередь, на основе уже предложенных вариантов пишут ещё по три и т. д. По окончанию этой процедуры на каждом из 6 листов будет записано по 18 вариантов решений, а всего будет 108.

Наибольший эффект и качество системы управления человеческими ресурсами достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Это позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчётов.

Методы управления — это совокупность приёмов и способов воздействия на объект управления для достижения поставленных целей, т. е. способы воздействия на коллектив и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в производственном процессе.

Методы подразделяются на три группы [35, с.76]:

• · организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;
• · экономические, обусловленные экономическим стимулами;
• · социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности работников.

Административные — возможны три формы проявления этого метода:

• · обязательное предписание (приказы, запрет);
• · согласительные (консультация, разрешение компромисса);
• · рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, пожелание).

Организационное воздействие на структуру управления осуществляется путём организационного регламентирования, нормирования, инструктирования.

Распорядительное воздействие на коллектив или личность предполагает подчинение, которое бывает трёх типов:

• — вынужденное или внешне навязанное (сопровождается чувством зависимости и принимается как нажим сверху);
• — пассивное (удовлетворение, вызванное освобождением от принятия самостоятельных решений);
• — осознанное, внутренне обоснованное подчинение.

Прямые воздействия могут усилить пассивность персонала и или привести к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задач и создания стимулирующих условий.

Экономические методы выступают в следующих формах: планирование, анализ, предоставление экономической самостоятельности. Это вызывает материальную заинтересованность работников результатами своего труда.

Социально-психологические методы — совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах. Для наибольшей эффективности воздействия необходимо знать психологические особенности исполнителей, социально — психологические характеристики коллективов; использовать приёмы, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет, убеждение, соревнование, ритуалы, культура и прочее). Приёмы и способы социально — психологического воздействия определяются компетентностью и способностью руководителя.

Все методы связаны между собой.

Технологическое обеспечение системы управления человеческими ресурсами включает проектирование системы управления человеческими ресурсами, к которому необходимо подходить с позиции системного подхода.

Системный подход при проектировании системы УП всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению этой проблемы. Проектируются все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления, подсистема линейного руководства. Проектируются взаимосвязи всех компонентов целостной системы между собой и внутри системы, а также с внешней средой.

Таким образом, методологической основой построения системы управления человеческими ресурсами должен стать системный подход к внутрифирменному использованию человеческого фактора. Он подразумевает, что подсистема управления человеческими ресурсами тесно взаимодействует с другими подсистемами — финансовой, инновационной, инвестиционной, стратегического планирования, производственной, сбытовой.

Процесс разработки и внедрения проекта системы управления человеческими ресурсами состоит из трёх стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение [35, с.82].

Структурное местоположение кадровой службы различно в зависимости от степени развития и особенностей организации. Выделяют несколько вариантов [35, с.99−101]. Более подробно структурное проектирование службы управления человеческими ресурсами рассмотрим в главе предложений по совершенствованию системы управления человеческими ресурсами настоящей работы.

Изменяющиеся условия хозяйствования увеличивают потребность в совершенствовании системы управления человеческими ресурсами. Как уже отмечалось ранее, в Кыргызской Республике назрела необходимость совершенствования и развития системы управления человеческими ресурсами. С этой целью необходимо глубже изучать зарубежный опыт, адаптируя его к национальным особенностям.

Прежде чем перейти к конкретным рекомендациям необходимо чётко определить принципы управления организацией. При этом приведём сравнительный анализ устаревших и современных принципов управления в таблице 3.

Таблица 3. Принципы управления организацией [8, с.514].

Если 7 или более принципов из правой колонки реализованы в организации, то она на верном пути реорганизации. Если реализованы 7 и более принципов из левой колонки, то необходимо немедленно начать перестройку системы управления.

При совершенствовании системы УП следует иметь в виду, что условием совершенствования деятельности фирмы является изменение системы управления и контроля текущих процессов. Большинство ошибок допускается не по вине сотрудников, они лишь невольные исполнители, вынужденные работать в обстановке, которая контролируется с помощью устаревших систем. Руководители также не допускают ошибок; единственная их ошибка заключается в том, что они позволяют функционировать системам, которые не настроены должным образом на потребности сегодняшнего дня. Главный удар нужно направить против систем, с помощью которых контролируется и регулируется деятельность организаций. После этого необходимо создать процедуры, позволяющие регулярно проводить эти крайние важные системы в соответствии с постоянно изменяющимися условиями.

В первую очередь необходимо пересмотреть свои взгляды на роль и влияние службы УП на деятельность организации. Пренебрежительное отношение к службе должно уйти в прошлое, т.к. основным фактором любой деятельности являются люди. Поэтому правильная организация труда работников, социальное развитие трудового коллектива, профессиональный отбор, ориентация и адаптация, планирование карьеры — всё это должно быть возложено на плечи высококвалифицированных специалистов — менеджеров по персоналу.

При совершенствовании оргструктуры необходимо чётко определить права и обязанности службы, её взаимоотношения с другими службами и управлениями с тем, чтобы обеспечить тесную и плодотворную работу всех подразделений организации. Все полномочия кадровой службы должны быть закреплены документально.

Совершенствование системы управления человеческими ресурсами должно начаться с совершенствования процедуры найма работника с целью с уменьшения текучести кадров и снижению уровня неудовлетворённости работой и разочарования.

Интеграция усилий персонала и вовлечение работников в решение широкого спектра вопросов эффективности деятельности, укрепление лояльности работников, «стыковка» текущих интересов индивидов, групп и корпорации в целом являются еще одним направлением совершенствования управления человеческими ресурсами. Единственный путь заключается в укреплении квалифицированной и мотивированной рабочей силы и вовлечение её в достижение общих целей. Т. е. использовать стратегию «вовлечения», которая должна облекаться в форму организационной политики, проводимой и поддерживаемой высшим руководством.

Еще одно направление — совершенствование концепции непрерывного обучения (не только на базе учебных центров, но и через самоподготовку), и как следствие рост профессионального уровня специалистов по управлению человеческими ресурсами. Здесь следует уделить внимание внутрифирменной подготовке и обучению.

При разработке концепции непрерывного обучения персонала каждая компания должна сама определять направления развития персонала. При этом должны выделяться средства на создание как специальных, так и общих учебных программ.

Совершенствование системы стимулирования, где значительный акцент делается не на зарплате, а на дополнительных выплатах от эффективной работы подразделения. При этом система плановых показателей должна быть адаптирована к рыночным условиям.

Следующее направление совершенствования системы управления человеческими ресурсами заключается в правильном определении количественного и качественного состава работников. Не секрет, что раньше труд кадровика ценился мало и считался низко квалифицированным. В современных рыночных условиях кадровые службы должны быть обеспечены профессионально подготовленными кадрами. Возникают следующие направления совершенствования:

• · целенаправленная подготовка специалистов в ВУЗах;
• · развитие систем непрерывного обучения кадровых работников (ведь управленческая наука не стоит на месте, а постоянно развивается).

Совершенствование организации труда путём расширения объёма и обогащения содержания работы способствует тому, что уничтожается монотонность и бессодержательность труда, объединяются разрозненные элементы в единое целое. В этих условиях работник имеет полную информацию о процессе труда, о конечной цели, что необходимо для понимания его места и роли в организации.

Совершенствование организации труда невозможно представить без совершенствования системы продвижения по служебной лестнице и роста карьеры.

Систему управления персонала необходимо улучшать и в области материального стимулирования. Зарплата — основное денежное вознаграждение. Организация не сможет набрать рабочую силу высокого качества и удержать её, если она не выплачивает должного вознаграждения и не имеет шкалы оплаты, стимулирующей людей в работе на данном месте.

Мировой опыт показывает, что главное в совершенствовании управления любой организацией (будь то коммерческая организация или государственный орган) — это совершенствование управления человеческими ресурсами.

В настоящее время наибольшие усилия кадровых подразделений направлены на совершенствование трудовых отношений, разработку и реализацию учебных программ и программ социального развития. Таким образом, всё больше преобладают не учётные, а содержательные аналитические и организационные аспекты деятельности. Резко возрос профессиональный уровень кадровиков. В их состав теперь входят психологи, социологи, специалисты по кадрам.

В последние годы во внутрифирменном управлении выделяют ряд новых профессий, в том числе специалисты по набору (рекрутеры), интервьюеры (психологи, проводящие собеседование с претендентами на получение работы), методисты и инструкторы, консультанты по вопросам карьеры.

Необходимо отметить характерную черту современной концепции управления человеческими ресурсами — стремление кадровых служб к интеграции всех аспектов работы с человеческими ресурсами, всех стадий их жизненного цикла с момента найма до выплаты пенсии.