Документы личного происхождения: особенности комплектования и описания

Статья 5 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео — и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения:

Отсутствие закономерности размещения информации.

Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

Документы имеют не полную атрибуцию:

отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям Особенности имеют и первичные комплексы документов личного происхождения — личные архивы, на основе которых создаются фонды личного происхождения.

Процесс формирования личного архива не управляется, архив складывается стихийно как результат творческой, общественной деятельности и личной жизни определенного лица. Направлено формируются, в основном, личные коллекции граждан.

Фонд личного происхождения может содержать наряду с документами личного происхождения и документы официального происхождения: личные документы, письма учреждений, материалы служебной деятельности.

Для личных архивов характерно типовое и видовое многообразие документов (фото — фоно — видеодокументы; письменные документы, рисунки, чертежи, схемы и т. д.).

Организация документов личного характера до их поступления на государственное хранение, как правило, отсутствует. Документы хранятся в россыпи.

Комплектование государственных архивов документами личного происхождения имеет поэтапный характер.

Начало работы — инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения.

В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива:

вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность типичность архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан) состав и содержание собранных гражданином архивных документов По результатам инициативного поиска формируется список источников комплектования государственного архива.

При этом необходимо учитывать, что состав документов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биографии, родственных, дружеских и служебных связей.

Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.

Одновременно с изучением проводится разъяснительная работа с владельцем личного архива о правовых и процессуальных вопросов передачи документов на государственное хранение, в частности о порядке приема и дальнейшей научно-технической обработке документов, уточнении условий на которых владелец документов готов передать их на государственное хранение (целесообразно оговорить срок хранения:

постоянный, временный, депозитарный.

Вопросы сохранения или перехода права собственности:

дарение или приобретение.

Особенности использования:

ограничения по доступу к документам, ограничения отдельным лицам или группам лиц).

На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст. 25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником.

Отбор документов на государственное хранение осуществляется на дому у владельца личного архива. Отбор документов производится с учетом критериев ценности фонда и документов.

Однако проводимая на этапе комплектования экспертиза является предварительной, ее главная задача состоит в определении ценности документа (информационной, идейной, художественной и научной. При этом значимость содержания писем, дневников, мемуаров) необходимо оценивать также с точки зрения социально-психологической насыщенности:

документ может не сообщать каких-либо ценных фактов, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества и тем самым представлять ценность как исторический источник.

На отобранные документы составляется сдаточная (или оценочная) опись.

В процессе составления сдаточной описи документы формируются во временные дела. При этом комплексы документов, объединенные самим владельцем личного архива, не подвергаются пересистематизации.

При составлении сдаточной описи не производится:

систематизация документов по хронологии, нумерация листов, выявление дат, опубликованность и вариантность рукописей.

Сдаточная опись, заключение эксперта и заявление владельца, в котором прописаны условия передачи, представляются на эксперно-методическую комиссию архива для согласования вопроса о приеме документов.

Заключение

эксперта и согласованная сдаточная опись выносятся для принятия решения на экспертно-проверочную комиссию Управления государственной архивной службы.

При положительном решении вопроса с владельцем личного архива заключается договор (дарения или купли — продажи) и оформляется акт приема-передачи дел. Акт приема служит основанием для учета поступления архивных документов.

Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут составлять фонды личного происхождения или архивные коллекции.

Под архивной коллекцией принято понимать совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединённых составителем коллекции по одному или нескольким признакам.

Дальнейшая работа с документами личного происхождения связана с подготовкой архивного справочника и проведением экспертизы ценности документов. Это этап научного описания фонда. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования (Правила… п. 2.11.10).

Научное описание документов представляет собой комплекс работ по атрибуции документов и текстологической работы (установление авторства, установление полных текстов документов из разрозненных листов времени создания документов, подлинности и опубликованности, аннотирование фотографий), систематизации документов по классификационным группам, формированию и описанию единиц хранения, составлению схемы систематизации фонда, систематизации единиц хранения и их шифровке, составлению описи и научно-справочного аппарата к ней.

В процессе научного описания выполняются также экспертиза научной и практической ценности документов, выявление особо ценных документов и документов, требующих реставрации.

Документы упорядочиваются в единицы хранения. Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. Физические особенности документов личного происхождения (отсутствие строгой форматности листов, размещение текста на листах без полей, наличие изобразительных документов) обуславливают особенности их хранения: документы могут храниться без подшивки, может потребоваться изготовление особой упаковки.

В случае хранения документов без подшивки целесообразно составлять внутренние описи. Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с документами.

В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.

Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам. В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них — по алфавиту фамилий изображенных лиц.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов.

Заголовок единицы хранения должен максимально сжато отражать состав и содержание входящих в нее документов.

Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоотвествия содержанию документа заголовок может быть изменен или дополнен.

При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем — фамилия, имя и отчество изображенного лица. После заголовка, через точку может описываться степень полноты, подлинности, внешних и других особенностей документа.

При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты:

" отрывок" ,.

" разрозненные листы" ,.

" неполный текст" ,.

" без начала" ,.

" без конца" и т. д.

При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер.

Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины:

автограф, машинопись с правкой автора, авторизированная машинопись, фотокопия, ксерокопия, брошюра, вырезка из газеты (журнала, книги).

Крайними датами для единицы хранения, состоящей из одного документа, является дата его написания; из многих документов — дата написания первого и последнего документа. При наличии в единице хранения только двух документов даты ставят через запятую. Если точная дата не поддается установлению, то документ датируется приблизительно «не ранее 1953 г.», «не позднее 1997 г.». Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, то они пишутся в квадратных скобках.

При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов «Копия» в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг — датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются. архив документ собственник хронологический В единицах хранения, содержащих письма, фотографии учитывается количество документов. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина — по разделам схемы систематизации.

В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем — архивные документы членов семьи в порядке степени родства.

В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются вначале.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан.

Архивная коллекция также может быть сформирована по тематическому признаку, в пределах такой коллекции документов производится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат.

При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода. Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и проч.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа Поскольку для фондов личного происхождения используется индивидуальная схема систематизации целесообразно составлять оглавления. В оглавлении указываются все составные части описи и научного аппарата к ней с указанием листов. Оглавление помещается вслед за титульным листом.

Предисловие традиционно строится из двух частей:

исторической археографической Где историческая часть представляет собой историко-биографическую справку о фондообразователе.

При составлении предисловия к фонду личного происхождения следует опираться на официальные документы:

аттестаты, удостоверения, свидетельства.

В археографической части следует включить сведения о владельце документов.

Список сокращений, указатели к фонду оформляются традиционно.

После проведения научного описания документов часть их может быть выделена как не подлежащая хранению, и возвращена фондообразователю (или владельцу личного архива). Результаты научного описания оформляются актом описания документов, который вместе с описью и НСА к ней утверждаются экспертно-проверочной комиссией Управления государственной архивной службы.