Синтетический и аналитический учет удержаний и выплат заработной платы

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются.

По учету кадров.

Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу.

Т-2 Личная карточка работника.

Т-2ГС Личная карточка государственного (муниципального) служащего.

Т-3 Штатное расписание.

Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.

Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу.

Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам.

Т-7 График отпусков.

Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении).

Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку.

Т-10 Командировочное удостоверение.

Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника.

Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

Т-13 Табель учета рабочего времени.

Т-49 Расчетно-платежная ведомость.

Т-51 Расчетная ведомость.

Т-53 Платежная ведомость.

Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей.

Т-54 Лицевой счет.

Т-54а Лицевой счет (свт).

Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного двух лет.

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России.

• * Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» (Приложение № 1) и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» заполняются в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. Руководитель подразделения (цеха, отдела) дает заключение о возможности приема на работу (нанимающийся) на оборотной стороне приказа (распоряжения) указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.
• * Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником.

Документы по учету рабочего времени работников поступают в бухгалтерию, после чего производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по фирме.

Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные на предприятии дни месяца. Основанием для выдачи является наличие приказа в кассу для оплаты указанной суммы.

Подписывают приказ руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработная плата выдается в течение трех дней, считая день получения денег в банке. По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий лиц, не получивших ее, в графе «Расписка в получении» проставляет штамп или пишет от руки «Депонировано». Бухгалтер выписывает расходный ордер на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге.

Своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату предприятие хранит в течение 3-х лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Депонированная заработная плата».

Бухгалтерия предприятия осуществляет не только расчет сумм причитающейся работникам заработной платы, премий, пособий, но и организует учет этих сумм на счетах бухгалтерского учета. Суммы начислений заработной платы и премий относятся на производственные счета и включаются в себестоимость продукции.

Так, основная заработная плата, начисленная по сдельным раcценкам, повременно, по тарифным ставкам и окладам, премии за производственные показатели относятся в дебет производственных счетов: 07 «Оборудование к установке», 08 «Капитальные вложения», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 31 «Расходы будущих периодов» и кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При исчислении среднего заработка учитываются следующие выплаты, начисленные работнику:

• 1. Заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам, должностным окладам за отработанное время;
• 2. Денежное вознаграждение за отработанное время;
• 3. Заработная плата, начисленная за выполненную работу работникам по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ и оказания услуг), в долях от прибыли;
• 4. Стоимость продукции, выданной взамен заработной платы. Если продукция выдана бесплатно, величина заработной платы равна полной стоимости этой продукции. Если продукция продана по сниженным ценам, учитывается разница между полной ее стоимостью и стоимостью проданной по сниженным ценам продукции;
• 5. Заработная плата в окончательный расчет по завершении года, обусловленная системами оплаты труда, например, в сельскохозяйственных организациях (учитывается в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода, независимо от времени начисления);
• 6. Процентное или комиссионное вознаграждение;
• 7. Гонорар работников редакций газет, журналов, иных средств массовой информации, искусства, состоящих в списочном составе организации, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения, начисленные в данной организации;
• 8. Разница в окладах при временном заместительстве;
• 9. Разница в окладах работников, трудоустроенных из других организаций, с сохранением в течение определенного срока размеров должностного оклада по предыдущему месту работы;
• 10. Надбавки и доплаты к тарифным ставкам, должностным окладам за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд, классный чин, дипломатический ранг выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, знание иностранных языков, работу со сведениями, имеющими степень секретности, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, руководство бригадой и другие, предусмотренные положениями об оплате труда работников организаций;
• 11. Компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;
• 12. Премии и вознаграждения (включая стоимость предметов потребления, выдаваемых в виде премий), предусмотренные положениями об оплате труда (премировании) работников организаций;
• 13. Вознаграждение по итогам работы за год, годовое вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), предусмотренные положениями об оплате труда (премировании) работников организаций;
• 14. Материальная помощь, предоставляемая всем или большинству работников, состоящих в списочном составе организации на момент ее начисления (50 процентов численности плюс один человек).

В общем случае средний заработок определяется путем умножения среднего дневного (часового) заработка на количество дней (часов), подлежащих уплате.

Расчет среднего дневного заработка. Расчет среднего дневного заработка в случаях, не связанных с предоставлением отпусков. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты (ст. 139 ТК РФ).

В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

В 2011 г. порядок исчисления среднего заработка существенно изменился. Вступили в силу новые законодательные акты, решения Верховного Суда РФ, повлиявшие на механизм определения средней заработной платы.

Рассмотрим эти изменения.

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка.

Для исчисления средней заработной платы за отпуск, компенсаций за неиспользованные отпуска учитываются выплаты, названные в п. 2 Порядка, а вот суммы, начисленные за периоды времени, поименованные в п. 4, в расчет не берут.

Те же выплаты станут базой определения среднего заработка в иных ситуациях, когда он выплачивается или удерживается согласно ТК РФ.

В настоящее время согласно законодательству на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета:

• 1. по расчетно-платежным ведомостям
• 2. раздельно по расчетным и платежным ведомостям
• 3. по составленным компьютерным способом листкам «расчет заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний в условиях автоматизации учета.

Аналитический учет:

Начисление доходов работникам, как собственникам, оформляют бухгалтерской записью (за счет нераспределенной прибыли прошлого года):

Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» — Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

В ряде организаций ввиду сезонного производства отпуска работникам предоставляются в течение года неравномерно. Поэтому для более правильного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на затраты в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет.

Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работникам, и в кредит счета 96 «Резерв предстоящих расходов и платежей».

По мере ухода работников в отпуск фактически начисленные суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом делают запись:

Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов» — Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Такой же корреспонденцией оформляют начисление работникам вознаграждения за выслугу лет.

В зависимости от содержания хозяйственных операций удержания из заработной платы отражают следующим образом.

На указанные суммы счет 70 дебетуется по кредиту следующих счетов:

• 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму НДФЛ;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению), субсчет 2 «Расчеты по пенсионному обеспечению) — на сумму обязательных страховых взносов с граждан в ПФР;
• 28 «Брак в производстве» — на сумму удержаний с виновников;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям) — на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на суммы по исполнительным документам.

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета 50 «Касса».

При депонировании не полученной в установленный срок заработной платы составляют корреспонденцию:

Дебет счета 70 — Кредит счета 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет.

Таблица 1 Корреспонденция счетов по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материалов).

Удержание своевременно не возмещенных подотчетными лицами сумм.

Наличные денежные средства выдаются в ООО «Фирма Сатурн» под отчет (дебет счета 71, кредит счета 50) на хозяйственные расходы, по приобретению горюче-смазочных материалов, представительские расходы, на командировки. Наличные выдаются в соответствии с приказом, на определенный срок, по истечении которого подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с приложением оправдательных расходных документов. Если работник своевременно не возвратил неиспользованную сумму, то она может быть удержана по инициативе организации из заработной платы (дебет счета 70, кредит счета 71).

Стандартные налоговые вычеты будет предоставлять организация, в которой работает налогоплательщик. Если налогоплательщик работает в нескольких организациях, то в любую из них он может подать заявление с просьбой предоставить ему вычеты. К заявлению работник должен будет приложить документы, подтверждающие, что он имеет право на вычеты.

Пример:

Иванов И.П. 1 января 2012 года был принят на должность начальника цеха в ООО «Фирма Сатурн» с месячным окладом 10 000 руб. В бухгалтерию предприятия Иванов И. П. подал заявление с просьбой предоставить ему вычет на содержание одного ребенка в возрасте до 18 лет и одного студента дневной формы обучения в возрасте до 24 лет. Вместе с заявлением он представил документы, подтверждающие его право на вычеты.

Общая сумма заработной платы, начисленной Иванову И. П. за январь-февраль 2012 года, составила 20 000 руб.

Общая сумма стандартных налоговых вычетов, предоставленных за эти два месяца, составила 2000 руб. (400 руб. *2 мес. + 300 руб. * 2 чел. * 2 мес.).

Общая сумма налога на доходы, удержанная из заработка Иванова И. П. за январь-февраль 2012 года, составила 2340 руб. ((20 000 руб. — 2000 руб.) * 13%).

В марте 2012 года Иванову И. П. была начислена заработная плата в размере 10 000 руб.

Чтобы определить сумму налога, которую ООО «Тесея» должно удержать в марте 2012 года, необходимо сделать следующие расчеты.

• 1. Рассчитать сумму дохода, начисленного Иванову И. П. нарастающим итогом с начала года:
• 10 000 руб. * 3 мес. = 30 000 руб.
• 2. Рассчитать налоговую базу. Для этого сумму дохода нужно уменьшить на сумму стандартных налоговых вычетов. Начиная с марта 2012 года вычеты Иванову И. П. не предоставляются, так как его доход превысил 20 000 руб.:
• 30 000 руб. — 2000 руб. = 28 000 руб.
• 3. Рассчитать общую сумму налога на доходы Иванова И. П. за три месяца 2012 года:
• 28 000 руб. * 13% =3640 руб.
• 4. Определить сумму налога, которую следует удержать из заработной платы Иванова И. П. за март:
• 3640 руб. — 2340 руб. = 1300 руб.

Д 20 К 70 — 10 000 руб. — начислена заработная плата Иванову И. П.;

Д 70 К 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

— 1300 руб. — удержан подоходный налог из заработной платы за март;

Д 70 К 50 — 8700 руб. (10 000 — 1300) — выдана заработная плата;

Д 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

К 51- 1300 руб. — перечислен в бюджет налог на доходы физических лиц.