Документальное оформление движения денежных средств в кассе и на счетах в банке

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе и на счетах в банке предприятие осуществляет согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 (с изменениями и дополнениями от 30.11.2012 г. № 8/26 587) [7] и разработанной и утвержденной директором учетной политике (ПРИЛОЖЕНИЕ А). В ОАО «Зорина» кассовые операции на предприятии осуществляет старший кассир, который является должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и денежных документов и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Должность старшего кассира предусмотрена штатным ОАО «Зорина». При приеме на работу со старшим кассиром организации заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Под роспись руководитель предприятия ознакомил кассира с Положением о ведении кассовых операций.

Денежные средства поступают в кассу предприятия из банка с расчетного счета на перечень расходов, уставленных руководителем, а так же от уполномоченных лиц, которые принимают выручку от населения через кассовое торговое оборудование, которое в обязательном порядке включено в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь. На каждый кассовый аппарат заведена «Книга кассира» (ПРИЛОЖЕНИЕ В), которая применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Кассовые книги прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями руководителя организации и главного бухгалтера, а также заверены печатью. На основании произведенных в книге записей определяется сумма выручки за день или смену. Выручка равна разнице между показаниями счетчиков на конец и начало рабочего дня (смены), уменьшенной на суммы возвращенных покупателями чеков. При возврате чеков оформляется акт о возврате денежных сумм клиентам по неиспользованным кассовым чекам.

С уполномоченными лицами также заключены договора о полной материальной ответственности, под роспись они ознакомлены с Положением о ведении кассовых операций. Схема взаимодействия материально-ответственных лиц в организации представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 — Схема взаимодействия материально-ответственных лиц в ОАО «Зорина».

Источник: собственная разработка В соответствии с Типовым планом счетов в ОАО «Зорина» к счету 50 «Касса» в ОАО «Зорина» открыты следующие субсчета:

• 50−1 «Касса организации»;
• 50−3 «Денежные документы».

Субсчет 50−1 предназначен для учета денежных средств в центральной кассе. Субсчет 50−3 предназначен для учета почтовых марок, конвертов и других денежных документов.

Аналитический учет по счету 50 ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистрами аналитического учета являются:

• — кассовая книга в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов;
• — для уполномоченных лиц — книги кассиров.

Предприятие осуществляет прием наличных денежных средств с использование кассового оборудования. На КСА установлены специальные средства контроля. На техническое обслуживание и ремонт оборудования заключен договор с ООО «ККС». Кассовые аппараты внесены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь, и поставлены на учет в ИМНС по г. Минску Прием денежных средств от населения, согласно должностным инструкциям, осуществляется кассирами, с которыми заключены договора полной материальной ответственности. Кассиры являются уполномоченными лицами по приему денежных средств. Ежедневно в 14−30 наличные средства, за исключением «разменных» денег сдаются в центральную кассу. Старший кассир формирует кассовую книгу и подготавливает денежные средства к банковской инкассации.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег в центральной кассе оформляются по формам первичных учетных документов, утвержденных постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 г. № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (в редакции постановления от 23.03.2011 г. № 12) [11].

При приеме наличных денег уполномоченные лица обязаны проверять их подлинность и платежность, руководствуясь при этом официальной информацией Национального банка, официальными информационными материалами правоохранительных структур и иных достоверных источников. Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат:

• — приходный кассовый ордер (ПРИЛОЖЕНИЕ Г) — применяется для оформления поступления наличных денег в кассу предприятия;
• — расходный кассовый ордер (ПРИЛОЖЕНИЕ Д) — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия;
• — журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях — применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию организации, где работник бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

• — проверяет правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
• — проверяетпорядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров;
• — получает необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
• — регистрирует (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходные и расходные кассовые документы;
• — передает старшему кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы выписываются в одном экземпляре, четко и ясно. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, подписывается главным бухгалтером. Квитанция приходного ордера выдается уполномоченному лицу только после получения денег. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Регистрация приходных и расходных кассовых документов в организации осуществляется с применением журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в нем обеспечивается формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Заполнение приходных кассовых ордеровпроизводится с соблюдением следующих реквизитов:

• — полное наименование организации, получающей деньги в свою кассу,
• — номер документа — порядковый номер документа (дублируется номер бланка строгой отчетности);
• — дата составления — указывается дата составления приходного кассового ордера — цифрами;
• — дебет — заносится номер счета (субсчета) по дебету которого приходуются денежные средства (корреспондирующий счет, субсчет);
• — кредит — заносится номер счета (субсчета) по кредиту которого отражаются поступившие в организацию денежные средства;
• — сумма — указывается сумма получаемых организацией денежных средств — цифрами;
• — принято от — заполняется фамилия, имя и отчество лица, от которого приняты деньги;
• — основание — указывается содержание хозяйственной операции: источник получения денег, наименование, дата и номер документа, на основании которого получены деньги;
• — сумма — записывается сумма денежных средств, поступивших в кассу. При этом сумма рублей автоматически указывается прописью, с заглавной буквы и с начала строки;
• — ставка НДС;
• — приложение — перечисляются приложенные первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
• — главный бухгалтер — подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) главного бухгалтера;
• — получил кассир — подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) кассира.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым документам (ПРИЛОЖЕНИЕ Е). Расходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала календарного года. Заполняется расходный кассовый ордерс соблюдением следующих реквизитов:

• — организация — полное наименование;
• — номер документа — порядковый номер документа;
• — дата составления;
• — корреспондирующий счет, субсчет — заносится номер счета (субсчета), в соответствии с утвержденным в организации Планом счетов бухгалтерского учета, в дебет которого списаны денежные средства с кредита счета 50;
• — сумма — указывается сумма выданных организацией денежных средств — цифрами;
• — выдать — заполняется фамилия, имя и отчество лица, которому выданы деньги.
• — основание — указывается основание для выдачи денег: наименование, дата и номер документа, на основании которого выданы деньги;
• — сумма — записывается сумма денежных средств, выданных из кассы. При этом сумма рублей автоматически указывается прописью, с заглавной буквы и с начала строки;
• — приложение — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы, являющиеся основанием для выдачи денег, с указанием их номеров и дат составления;
• — руководитель организации — личная подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) руководителя организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна;
• — главный бухгалтер — личная подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) главного бухгалтера.

Заполняет получатель:

• — получил — расписка в получении денег может быть сделана только собственноручно чернилами или шариковой ручкой;
• — дата — указывается дата получения денег: число — цифрами, месяц — прописью, год — цифрами;
• — подпись — личная подпись получателя денег;
• — по (заполняет кассир) — кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан;
• — выдал кассир — личная подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы) кассира.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится путем безналичного перечисления на карт счета сотрудников либо старшим кассиром по платежным ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж), делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию (не свыше 3 рабочих дней) кассир:

• — в платежной ведомости построчно проверяет выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» делает отметку от руки «депонировано»;
• — платежная ведомость закрывается двумя суммами: делается надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверяется с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Затем кассир составляет реестр депонированных сумм, передает в бухгалтерию платежную ведомость, и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму, записывает в кассовую книгу (ПРИЛОЖЕНИЕ И), фактически выплаченную сумму и делает на ведомости запись: «Расходный кассовый ордер №, дата».

Главный бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером учиняется запись «По доверенности», указываются фамилия, собственное имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись «По доверенности». Если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. Доверенность, выданная на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится на предприятии. Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу ОАО «Зорина», подлежат сдаче в учреждение банка на основании договора о приеме денежной выручки (ПРИЛОЖЕНИЕ К) для последующего зачисления на расчетный счет организации. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются приказом руководителя. Прием денежной наличности от организации — владельца счета в приходную кассу банка производится по препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой (ПРИЛОЖЕНИЕ Л), и объявления на взнос наличными. Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. В нем указывается дата их фактического представления в банк. Они заполняются с сохранением всех реквизитов бланка: наименование владельца счета, номер счета, через кого осуществляется взнос наличных денег. После приема денег кассовый работник банка сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм, он подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Квитанция затем прикладывается к расходному ордеру и является оправдательным документом. В тех случаях, когда кассовый работник банка установил расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей старший кассир проверяет:

• — на приходном кассовом ордере (ПРИЛОЖЕНИЕ М) наличие подписи главного бухгалтера ОАО «Зорина»;
• — на расходном кассовом ордере, платежной ведомости наличие подписей руководителя, главного бухгалтера;
• — правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя;
• — наличие документов, подлежащих приложению.

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям старший кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления. Старший кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег. Ежедневно в конце рабочего дня старший кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира (ПРИЛОЖЕНИЕ И) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку. Тщательной проверке подвергается правильность оформления приходных и расходных документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Все поступления и выдачи наличных денег отражаются в организации в кассовой книге по форме согласно законодательства. Ведение кассовой книги осуществляется с обеспечением полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. В последней рабочий день календарного года, проставляется общее количество листов кассовой книги за год. Кассир проверяет правильность составления «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги осуществляется в порядке возрастания с начала года. Отрывной лист кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года общее количество листов за год заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и скрепляется печатью. Форма отчета кассира приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Отчет кассира за 26 февраля 2014 года, руб. в ОАО «Зорина».

Источник: приложение И Регистрация приходных кассовых документов осуществляется в журнале регистрации приходных ордеров, представленном в таблице 2.2.

Таблица 2.2 — Журнал регистрации ПКО за 26 февраля 2014 г., руб. в ОАО «Зорина».

Источник: собственная разработка Регистрация расходных кассовых документов осуществляется в журнале регистрации расходных ордеров, представленном в таблице 2.3.

Таблица 2.3- Журнал регистрации РКО за 26 февраля 2014 г., руб. в ОАО «Зорина».

Источник: собственная разработка Наличие субсчетов по синтетическому счету 50 позволяет проконтролировать движение и сохранность денежных средств и денежных документов на предприятии.

Инвентаризация наличия денежных средств проводится по приказу руководителя ежемесячно 1 числа текущего месяца. Дополнительно согласно п. 63 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 (с изменениями и дополнениями от 30.11.2012 г. № 8/26 587) [7], в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе. Внеплановая инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции № 180 от 30.11.2007 г. «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств» (с изменениями и дополнениями от 22.04.2010 г. № 50) [10]. Результаты инвентаризации оформляются актом (ПРИЛОЖЕНИЕ Н).

В ОАО «Зорина» для учета операций по расчетному счету в соответствии с Типовым планом счетов используется счет 51 «Расчетные счета». Ежегодно остатки на банковских счетах предприятия путем акта сверки расчетов подтверждаются должностными лицами — директором и главным бухгалтером от предприятия и руководителем банка на 1 января.

Движение денежных средств по текущему счету ОАО «Зорина» подтверждается выпиской банка. Выписка банка формируется при осуществлений операций по счету. На каждой выписке проставляется:

• — текущая дата выписки;
• — дата предшествующей выписки;
• — входной остаток по счету;
• — поступление денежных средств на расчетный счет;
• — списание денежных средств со счета;
• — исходящий остаток.

Движение денежных средств осуществляется путем направления инструкций на осуществление операций. Инструкции юридического лица, переданные на бумажном носителе, содержат подписи и оттиск печати согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати юридического лица. Для подтверждения целостности и подлинности инструкций клиента, переданных в банк в электронном виде, используются электронная цифровая подпись или тестирующие ключи. Передача инструкций в электронном виде в банк осуществляется на основании заключенного между ними договора, в котором предусматривается ответственность клиента за операции, производимые банком на основании инструкций, полученных в электронном виде. Электронные расчетные документы имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, идентичными по содержанию и заверенными подписями должностных лиц.

Банковские операции оформляются платежными инструкциями (объявление на взнос наличных, платежные поручения, платежные требования, списки на выплату заработной платы), которые при предоставлении в банк должны содержать необходимые реквизиты и оформлены в соответствии с типовыми правилами заполнения. Банк принимает к исполнению платежные инструкции в очередности их поступления в банк, если иная очередность не установлена законодательными актами.

Платежные инструкции, принятые к исполнению банком, исполняются в полной сумме в день поступления. При недостаточности денежных средств на счете клиента платежные инструкции помещению в картотеку, исполняется частично в пределах остатка денежных средств на данном счете. Частичная оплата платежного поручения оформляется платежным ордером.

Банки не принимают к исполнению (на инкассо) расчетные и иные документы в случаях:

• — нарушения требований к их оформлению и порядку заполнения обязательных реквизитов, установленных Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь № 66 от 29.03.2001 (в редакции постановления от 19.11.2012 г. № 583), иными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок осуществления безналичных расчетов;
• — наличия исправлений и подчисток;
• — затруднения при чтении реквизитов;
• — несоответствия подписей плательщика, бенефициара (взыскателя) и оттиска печати на расчетном или ином документе заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати, отсутствия подписей либо печати;
• — непрохождения в банке электронным документом или электронным сообщением процедур безопасности;
• — поступления расчетного или иного документа по истечении срока, установленного пунктом 11 Инструкции № 66 (не позднее десяти календарных дней со дня, следующего за днем их составления).