Электронная почта. 
Использование Интернета

Электронная почта, или E-mail, предназначена для передачи в сети файлов любого типа. Одни из главных ее преимуществ — дешевизна и быстрота.

Электронная почта является исторически первой информационной услугой компьютерных сетей и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронные письма, в подавляющем большинстве неофициальные, заменяют сторонам телефонные переговоры, письма обычной почты, записки. Электронная почта может не входить в Интернет, а передаваться только по внутренней локальной сети организации или по специальным каналам.

Любой пользователь Интернета может получить свой «почтовый ящик» на одном из почтовых серверов Интернета (обычно на почтовом сервере провайдера), в котором будут храниться передаваемые и получаемые электронные письма.

У электронной почты есть преимущества перед телефонной связью. Телефонный этикет очень строг. Есть множество случаев, когда нельзя позвонить человеку по соображениям этикета. У электронной почты требования намного мягче. По электронной почте можно обратиться к малознакомому человеку или очень занятому человеку. Если он сможет, то ответит.

Чтобы электронное письмо дошло до адресата, оно, кроме текста послания, обязательно должно содержать электронный адрес получателя письма. Также электронная почта передает не только простые тексты в своих сообщениях, но и вложения: документы с форматированным текстом, звуковую или графическую информацию (изображения, иллюстрации, фотографии), видеоинформацию, т. е. все виды цифровой информации, которые могут обработать компьютерные программы. Вложения помещаются в прикрепленных файлах, или после перекодировки — в основном тексте сообщения (встречаются реже).

Адрес электронной почты записывается по определенной форме и состоит из двух частей: имя_пользователя@имя_сервера Имя пользователя имеет произвольный характер и задается самим пользователем; имя сервера жестко связано с выбором пользователем сервера, на котором он разместил свой почтовый ящик. Пример, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script.

Чтобы отправить электронное письмо, отправитель должен подключиться к Интернету и передать на свой почтовый сервер сообщение. Почтовый сервер сразу же отправит это письмо через систему почтовых серверов Интернет на почтовый сервер получателя, и оно попадет в его почтовый ящик.

Однако получатель получит письмо только после того, как соединится с Интернетом и «скачает» почту из своего почтового ящика на собственный локальный компьютер.

Существует большое разнообразие клиентских почтовых программ. К ним относится, например, программа Microsoft Outlook Express, входящая в состав операционной системы Windows XP как стандартная. Более мощная программа, интегрирующая в себе кроме поддержки электронной почты и другие средства делопроизводства Microsoft Outlook, входит в состав известного пакета Microsoft Office XP. Из специализированных почтовых программ хорошую популярность имеют программы The Bat и Eudora Pro.

Электронная почта не обладает признаками официального документа организации. Она рассматривается как эквивалент частного разговора, который не обязательно отряжает официальную позицию организации. Стороны связываются через электронную почту, чтобы провести предварительное согласование договора или контракта, когда официальное соглашение еще не готово. По официальным вопросам посылают традиционно оформленные документы, письма, контракты.

Хотя электронная почта не обязательно отражает «официальную» позицию организации, она отражает, в известной степени, мнения сотрудников. Поэтому суды и правоохранительные органы рассматривают ее как информацию к сведению.

Электронная почта по оперативности приближается к телефонной связи. Определяющим в электронной переписке становится экономия усилий отправителя и получателя: отправитель заинтересован написать меньше, но быть понятым собеседником. Но все-таки это письма, в которых следует придерживаться этикета, принятого в обычной корреспонденции.

Злоупотреблять служебными сетями для неслужебной переписки не следует. Служащие должны использовать электронную почту как официальное средство организации. Взаимодействие с помощью почты не должно быть неэтичным или содержать конфиденциальную информацию. Почтовые ящики могут выборочно просматриваться администрацией, но если электронную почту обставить строгими ограничениями, которые непросто выполнить, сотрудники будут избегать электронной переписки и предпочитать традиционное общение: телефонные разговоры, личные встречи в ущерб эффективности.

Меньшая навязчивость, чем по телефону. Получатель читает письмо электронной почты и отвечает, когда захочет. Если на запрос ответили, желательно сразу же поблагодарить коротким письмом.

Автор сам набирает на клавиатуре электронное письмо, применяя короткие предположения. Письменная форма связи выражает мысли лучше, чем устная: автор продумывает то, что хочет написать, перечитывает письмо перед отправкой. Но электронную почту не всегда проверяют на сшибки и стиль. Хотя некоторые почтовые программы дают возможность проверки орфографии, в электронном письме этим нередко пренебрегают, спешат быстрее отправить его и перейти к другим делам. Сотрудники в письмах постепенно переходят на разговорный язык, вообще говоря, неприемлемый для формальных письменных документов. Появляется склонность к формулировкам, отражающим личное мнение или убеждение.

Важные слова выделяют прописными буквами (набирать все письмо прописными буквами не рекомендуется). Веселые и грустные эмоции передают шутливыми обозначениями :):-(:-) ;-).

Сокращения слов в электронных письмах допустимы, однако перегрузка сокращениями запутывает и раздражает читателя. То есть сокращ. слов в письмах доп-мы, однако перегрузка сокращ-ми запут. и раздраж. чит-ля.

Настройка почтовой программы позволяет автоматически цитировать письмо, на которое отправляется ответ. Цитирование помогает готовить ответ.

Тема письма — служебное поле, которое рекомендуется заполнять, чтобы адресат мог оценить содержание, а в ответе приставить отметку Re: (ответ на письмо по такой-то теме).

В конце письма необходимо ставить подпись, содержащий имя, отчество и фамилию, должность, звание, место работы, отдел или другую информацию об отправителе.