Последовательность создания ИС с пояснением разрабатываемых запросов, отчетов и форм

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на инфо о занимающихся.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Занимающиеся», добавляем необходимые поля, выбираем таблицу «Информация о занимающихся», добавляем необходимые поля:

Нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее», теперь задаем имя запроса «Запрос инфо о занимающихся» и нажимаем кнопку «Готово». На наглядно представлен получившийся запрос:

Запрос тренеры и их оценки, Запрос рейтинга тренера по оценкам, Запрос лучших тренеров делается аналогично.

Вернемся к Запросу рейтинга тренера по оценкам. Выделим его и нажмем кнопку Конструктор, расположенную на вкладке Запросы.

Окно, которое появится вслед за этим, называется Окно конструктора запроса. Это основное средство работы с запросами. Оно позволяет не только сформировать новый запрос, но и понять, по какому принципу построен любой из уже существующих.

В верхней половине показаны связи между таблицами. Как видно, программа использовала только часть схемы данных базы данных — ту, которая имеет отношение к запросу. Пользователь может редактировать эту схему, добавляя в нее новые объекты: таблицы или запросы.

Нижняя часть окна — бланк запроса — содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю. Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, которые позволяют определить нужное поле. Их элементы соответствуют размещенной вверху схеме, поэтому пользователь легко может узнать, какие поля ему доступны. Таблица расширяется вправо автоматически, когда пользователь добавляет в запрос новые поля. Заполнив строку Условие отбора, мы сможем произвести выборку из базы данных.

Строка Групповая операция содержит список функций и во многом определяет тип запроса. Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений данного поля при помощи определенной функции. В результате в таблице запроса меняется расположение или количество записей.

Строка Групповая операция появляется после нажатия кнопки с греческой буквой сигма (), расположенной на панели инструментов, или выбора команды Групповые операции меню Вид. Пример представлен на:

Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция:

В поле Оценка тренеров установим значение Avg. Нам необходимо, чтобы после запятой стояло только одно число (например, 3.4 или 4.5). Для этого пало указать формат вывода результатов в запросе. Выполним следующие операции: в строке Групповая операция поля Оценка щелкнем правой клавишей мыши и из раскрывшегося меню выберем команду Свойства. В строке Формат поля окна Свойства поля введем значение Фиксированный, а в поле Число десятичных знаков — число /. Можно также указать подпись поля — Средний балл. Результат представлен на:

Microsoft Access предоставляет пользователю возможность создавать более сложные выражения с помощью построителя выражений. Построитель предоставляет список часто используемых выражений, из которого их можно выбрать.

Для запуска построителя выражений необходимо выполнить следующие действия:

• — открыть Запрос рейтинга тренера по оценкам в режиме конструктора
• — в контекстном меню выбрать команду Построить. Другой вариантнажать кнопку Построить на панели инструментов.

• — В левой части построителя выберем объект Запросы, а из раскрывшегося списка — Запрос рейтинг тренеров
• — В средней части построителя выражений выберем поле, необходимое для построение выражения — Avg_оценки и вставим его в поле выражений;
• — Зададим значение >9,5. Таким образом, мы задали отбор тех тренеров, у которых средний балл больше 9,5
• — Снимем флажок в строке Вывод на экран столбца Avg_оценка, сохраняем под именем «Запрос лучших тренеров».

Формы.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

Создадим эту форму с помощью мастера:

• — выберем вкладку формы окна базы даннях и нажмем кнопку Созжать;
• — в появившемся окне Новая форма заданим создание формы с помощью мастера и нажмем кнопку ОК;
• — в первом диалоговом окне мастера форм выберем в списке Таблицы/Запросы таблицу рейтинга тренера по оценкам, а в списке Доступные поля — поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой («) перенесем поля, необходимые для создания формы в список.
• — нажмем кнопку Далее для перехода во второе диалоговое окно мастера;
• — во втором окне выберем внешний вид формы (Ленточный) и нажмем кнопку Долее;
• — в третьем окне мастера зададим стиль оформления и вновь нажмем кнопку Далее;
• — в последнем окне мастера введем заголовок формы Форма рейтинга тренеров по оценкам и нажмем кнопку Готово.

Аналогичным способом создаём формы: Форма лучших тренеров, Форма Занимающиеся, Логотип форма. Последнюю форму нужно сделать не через Мастер форм, а через Конструктор. Там будет возможность добавить рисунок для оформления.

Отчёты.

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

• — данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• — отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• — обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Создадим Отчёт занимающихся:

• — нажмем кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных;
• — выберем в качестве источника данных таблицы Занимающиеся;
• — запустим мастер отчетов и в первом диалоговом окне мастера перенесем из списка Допустимые поля в список Выбранные поля следующие поля: ФИО, Занимается у тренера, (переместить поле из одного списка в другой позволяет кнопка со стрелкой (>));
• — после того, как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щелкнем на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера;
• — особенность отчетов заключается в возможности группировки данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость;
• — в следующем диалоговом окно мастера зададим способ сортировки данных;

— перейдем в следующее окно мастера, в котором укажем, как данные должны располагаться в отчете.

• — в следующем окне мастера можно выбрать стиль оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов. Выберем, например, стиль Формальным и нажмем кнопку Далее;
• — в поле Задание имени отчета Access по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создавался отчет. В нашем случае присвоим отчету имя Занимющихся.

Заметим, что перемещаться по записям в Форме Занимающиеся (то есть переходить от карточки одного к карточке другого) стандартным способом неудобно. И для нахождения его карточки нам необходимо будет просмотреть лишние записи формы.

Создадим в форме Занимающиеся кнопку, позволяющую переходить к нужной записи.

• — откроем форму в режиме конструктора;
• — активизируем кнопку Мастера на панели инструментов элементов управления;
• — после щелчка на пиктограмме Кнопка на панели инструментов установим указатель в то место формы, где будет расположена кнопка, и нажмем кнопку мыши;
• — на экране появится первое диалоговое окно Создание кнопок (мастер по созданию кнопок), содержащее список событий, с которыми можно связать проектируемую кнопку. Поскольку мы хотим перейти к записи, то из списка Категории выберем элемент Переходы по записям, а из списка Действияэлемент Поиск записи и нажмем кнопку Далее;
• — в следующем окне мастер предложит выбрать элемент для размещения на кнопке — текст или рисунок. Выберем опцию текст и напишем на ней нужное слово. Нажмем кнопку Далее;
• — после нажатия кнопки Готово мастер завершит работу и передаст управление конструктору форм;

Аналогичным способом создаются и другие кнопки, только от зависимости их выполняющих функции нужно подобрать в список событий те действия, которые будут выполняться при нажимании кнопки.

И последнее действие в создание базы данных будет действие, осуществляющее при открытии MS Access автоматическое открытие формы логотипа, для того чтобы с неё при помощи кнопочной формы, получить доступ ко всей базе данных.

• — выберем параметры запуска в меню Сервис;
• — в открывшемся окне в выводе формы выберем Логотип форма;
• — нажимаем кнопку ОК.
• — Запускаем файл БД Фитнес-клуб Э-107 Матвеев, А В. mbd
• — В появившемся окне «Предупреждение системы безопасности» нажимаем открыть.
• — Далее появляется Логотип форма. При помощи кнопочной системы можно попасть в нужный раздел.
• — За Логотип формой расположена форма-навигатор. На ней располагаются вкладки: таблицы запросы, формы, отчеты. Необходимо выбрать ту или иную вкладку, если нужно внести какие-либо изменения.