Нормативное регулирование операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. 
Документальное оформление товарных операций

На основании пункта 2 статьи 513 Гражданского кодекса Российской Федерации покупатель обязан проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами, договором.

«Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденные письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года № 1−794/32−5, устанавливают правила документального оформления приема, хранения, отпуска товаров и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли при завершении ревизии хранятся три года.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в Журнале поступления товаров, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Оформление и учет реализации товаров в торговой организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету.

На мясо, мясопродукты (кроме колбас, топленых жиров и консервов) всех видов животных, яйца, яичную продукцию, молоко и молочные продукты (за исключением готовой продукции молочных заводов) должно быть, кроме сертификата Государственной отраслевой инспекции по качеству или удостоверения о качестве, выданного отправителем, датированного днем погрузки, ветеринарное свидетельство, выданное Государственной транспортной ветеринарно-санитарной инспекцией. Эти документы прикладывают к транспортной накладной.

В документе о качестве указывают: наименование, качественное состояние, транспортабельность груза (в сутках): для охлажденных и мороженых грузов — температуру при погрузке (для мяса охлажденного и остывшего, кроме того, дату убоя), режим перевозки (с охлаждением, отоплением), вид транспортных средств (крытые вагоны, вагоны-ледники) и другие данные, обеспечивающие сохранность груза в пути, например, влажность (caхаpa, соли), засоренность вредителями (муки, крупы).

Ветеринарное свидетельство действительно пять суток со дня выдачи его в пункте отправления. При утере его в пути, а также при следовании груза более пяти суток составляется акт общей формы, прилагаемый к накладной. Выдача груза в этом случае в пункте назначения производится только после согласования с транспортным Госветнадзором.

Товарные накладные составляют по унифицированной форме №ТОРГ12. Документом, сопровождающим поступление на торговое предприятие крупной партии товара автомобильным транспортом, является «Товарно-транспортная накладная» по форме № 1-Т (торговля).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной (номер и дата оформления которой обязательно указываются в счете), а в случае предоплаты — до отпуска товара и также является основанием для оплаты товара.

Согласно части 3 пункта 14 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22 октября 1997 года № 18 порядок приемки товаров по количеству и качеству. Установленный «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», может применяться покупателем только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара.

Один из необходимых документов — доверенность, которая используется при получении товара вне склада покупателя и подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Доверенность оформляется по типовой форме № М-2 или М-2а. Существуют небольшие отличия в учете доверенностей как бланков строгой отчетности: форма № М-2 учитывается по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о получении и использовании доверенности, а учет доверенностей по форме № М-2а (в этой форме корешок отсутствует) ведется в «Книге доверенностей» или журнале регистрации.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

• а) номер и дата выдачи;
• б) срок действия (срок определяется возможностями получения и вывоза товара);
• в) наименования и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика: должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность;
• г) номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Приводятся также наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).

Подпись получателя в доверенности должна быть удостоверена руководителем торгового предприятия и главным бухгалтером и заверена круглой печатью предприятия.

После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой — принял).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется «Акт о приемке товаров» (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию. Акт по форме №ТОРГ-1 составляют, когда:

• а) расхождений с документами поставщика нет, но оформление акта предусмотрено графиком документооборота организации;
• б) обнаружены расхождения с документами продавца, но товар поступил без предварительной оплаты или после аванса, который не превышает стоимости фактически поступившей продукции.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

• а) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;
• б) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обстоятельства, которые служат основанием для материальной ответственности органов транспорта, отправителя и получателя, удостоверяются актами — коммерческим общей формы или техническим — отметками на транспортных накладных.

Коммерческие акты составляются:

• а) при несоответствии веса, наименования, количества мест груза данным транспортных документов;
• б) порче, повреждении груза;
• в) обнаружении груза без документов, и наоборот;
• г) при возвращении органам транспорта похищенного груза или багажа;
• д) задержке железной дорогой подачи груза на подъездной путь более 24 часов после оформления выдачи документов в товарной кассе;
• е) установлении недостачи или порчи сверх указанных в коммерческом акте, составленном в пути.

Органы транспорта обязаны составить коммерческий акт, если обнаружено одно из перечисленных обстоятельств. Требование о составлении коммерческого акта должно быть заявлено до выгрузки или вывоза груза с пункта назначения.

В актах на скрытые дефекты, в том числе по товарам с гарантийным сроком годности, указывают, почему дефекты не могли быть обнаружены при приемке товаров, а также условия хранения, предусмотренные для этих товаров ГОСТами, техническими условиями, санитарными правилами для продовольственных магазинов.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров Постановлением № 132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Если в договоре поставки не установить, кто, в какие сроки и каким транспортом будет доставлять товар, то поставщик может определить условия доставки по своему усмотрению.

Договор поставки один из наиболее распространенных в сфере предпринимательской деятельности. Он опосредует возмездное перемещение материальных благ в народном хозяйстве, без которого немыслимо нормальное функционирование экономики.

Как один из наиболее распространенных в деловом обороте договоров, договор поставки достаточно урегулирован Гражданским кодексом Российской Федерации, учтены особенности нескольких видов договора поставки, в основном, связанные с объектом и целями договоров, с составом их участников.

Многие положения таких ранее действовавших актов, как положения о поставках продукции и товаров, инструкции о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству, особые условия поставки многих отдельных видов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления и других нельзя применить как нормативы. Но воспользоваться приемлемыми положениями этих документов в части, не противоречащей действующему законодательству, применить их в условиях конкретного договора, решением сторон, распространив действие названных документов или их части на условия отношений сторон по договору, могут участники договорного процесса.

Легальное определение договора поставки дается в статье 506 Гражданского кодекса Российской Федерации, в соответствии с которой, под поставкой признается такой договор купли-продажи, по которому продавец (поставщик), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор поставки в соответствии со статьями 432 и 455 Гражданского кодекса Российской Федерации считается заключенным, если поставщик и покупатель достигли соглашения о товаре, поставляемом по договору (о его наименовании и количестве), а также о других условиях договора, на урегулировании которых настаивала хотя бы одна из сторон. Эти условия являются существенными условиями договора поставки.

Согласно статье 161 Гражданского кодекса Российской Федерации сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме. Но при этом в обязательном порядке не требуется совершение договора поставки на бланке определенной формы, а также скрепление его печатью. На основании статьи 23 Гражданского кодекса Российской Федерации это правило распространяется и на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Покупатель может не согласиться с отдельными пунктами договора или с предложениями по ассортименту. Тогда в 10-дневный срок он подписывает договор и спецификацию и составляет протокол разногласий, о чем делает отметку в обоих экземплярах договора и спецификации перед подписью («Подписан с протоколом разногласий»). Поставщику направляется по одному экземпляру договора и спецификации и по два протокола разногласий.

Срок подписания и отсылки договора имеет большое значение, поэтому необходимо регистрировать дату поступления договора и спецификации, сохранять конверты, в которых они поступили, квитанцию на отсылку их поставщику заказным письмом или расписку о вручении. Эти документы должны храниться в деле договора.