Методологические основы бухгалтерского и налогового учета по оплате труда

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с помощью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, объем и содержание отчетности.

Все вышеперечисленное относится к участкам, обеспечивающим расчеты по оплате труда.

Предприятие не может обойтись без привлечения определенного количества работников. Оно может установить с ними трудовые отношения, заключив трудовой договор или контракт, также привлечь работников по гражданско-правовым договорам подряда, которые заключаются, как правило, на небольшой срок (1−3 месяца).

В любом случае, возникнет необходимость учета отработанного времени, а также начисления и выдачи заработной платы и других видов оплат.

После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, обычно сотрудник предоставляет в организацию заявление о принятии на работу.

Заявление сотрудника руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма Т-1) и Личную карточку сотрудника (унифицированная форма Т-2).

Документы сотрудника подшиваются в личное дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании приказа о приеме на работу производится запись в трудовой книжке сотрудника.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. [16, с. 365].

Одновременно с оформлением приказа с сотрудником заключают трудовой договор (контракт), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон.

Заключение

трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.

Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов:

• — заявление о предоставлении стандартного налогового вычета по НДФЛ в размере 400 рублей (если не положено иного);
• — заявление о предоставлении вычета в размере 1400 рублей на каждого ребенка.

Заработная плата работнику будет начисляться исходя из:

• — системы оплаты труда, применяемой на предприятии;
• — сведений об установленных тарифах, окладах, сдельных расценках;
• — сведений о фактически отработанном времени сотрудником или об объеме произведенной продукции. [23, с. 49]

Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу.

Ведение табелей учета рабочего времени должно осуществляться в соответствии с требованиями трудового законодательства всеми предприятиями с использованием отраслевых унифицированных форм. На данный момент по учету труда разработаны унифицированные формы Т-12 и Т-13.

Форма Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяются для ежедневного отражения времени прихода работников на работу и ухода с работы, продолжительности рабочего времени, случаев опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин). Кроме того, в табеле фиксируются часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т. д.

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе начисляется заработная плата.

Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам:

• — отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки);
• — оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, вынужденные простои, временная нетрудоспособность, выполнение государственных и общественных обязанностей, др.);
• — неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания);

Неявки и опоздания на работу по уважительным причинам оформляются различными документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных и общественных обязанностей и другими.

Эти документы после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с работниками.

Заработная плата работников может включаться:

• 1) в состав расходов по обычным видам деятельности, если:
  • а) работники основного, вспомогательного и обслуживающего производств, привлечены к процессу производства продукции (выполнении работ, оказания услуг);
  • б) работники привлечены к процессу реализации готовой продукции или товаров;
  • в) общехозяйственного (управленческого) и общепроизводственного персонала.
• 2) в состав вложений во внеоборотные активы, в случае если работники заняты в процессе:
  • а) создания или покупки основных средств, предназначенных для собственных нужд предприятия;
  • б) создания или покупки нематериальных активов, предназначенных для собственных нужд предприятия;
  • в) доведения основных средств до состояния, пригодного к использованию;
  • г) модернизации или реконструкции основных средств.
• 3) в состав внереализационных или операционных расходов.

Если сотрудники заняты в сфере непроизводственной деятельности (например, работникам детского сада), то при расчете заработной платы она учитывается как внереализационные расходы.

Если сотрудники заняты в процессе получения операционных доходов (например, занимающиеся сдачей имущества предприятия в аренду) их заработная плата включается в состав операционных расходов.

• 4) в состав расходов будущих периодов, если заработная плата сотрудников, трудовая деятельность которых связана с затратами, учитывающимися в составе расходов будущих периодов (например, горноподготовительные работы)
• 5) в состав чрезвычайных расходов в случае, если сотрудники предприятия участвовали в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций таких, как наводнения, землетрясения и др.
• 6) выплачиваться за счет резерва предстоящих расходов.

Для того чтобы равномерно включать затраты в расходы на производство и продажу, создаются резервы предстоящих расходов, например, ваше предприятие может зарезервировать средства:

• а) на предстоящий ремонт основных средств;
• б) на гарантийный ремонт и обслуживание выпускаемой продукции;
• в) на покрытие затрат на подготовительные работы, которые осуществляются в связи с сезонным характером производства;
• г) на покрытие затрат на рекультивацию земель;
• д) на осуществление природоохранных мероприятий и т. д.

Заработная плата сотрудникам предприятия, где были зарезервированы средства для предстоящих затрат, начисляют на счет созданного резерва.

7) выплачиваться за счет чистой прибыли предприятия.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам) предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации. [15, с. 245] В таблице 2 указаны корреспонденции по кредиту сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» со счетами для учета затрат.

Таблица 2. Корреспонденции по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для учета затрат.

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости (унифицированная форма Т-51) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма Т-49).

Удержания из заработной платы могут осуществляться в пользу:

• — бюджета (НДФЛ — сумма начисленного в установленном порядке налога);
• — предприятия, в котором работает работник;
• — третьих лиц (алименты, суммы, предназначенные для возмещения причиненного ущерба, взносы, перечисляемые по заявлению работника в страховые и благотворительные организации, и т. д.).

Удержания бывают следующие: обязательные; по инициативе предприятия; по заявлению работника; по исполнительным надписям нотариальных контор.

К обязательным удержаниям относятся удержания по исполнительным документам. Такими документами являются:

• — исполнительные листы, выдаваемые судами на основании принимаемых ими решений;
• — судебные приказы;
• — нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов;
• — постановления судебного пристава-исполнителя.

Денежные средства по исполнительным документам удерживаются из заработной платы работников, сумм, приравненных к заработной плате (доплаты, премии, вознаграждения и т. д.), стипендии, гонорары и т. д. [24, с. 96].

Все виды удержаний из заработной платы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3. — Корреспонденции по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

При расчете заработной платы учитываются:

— взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— взносы на обязательное пенсионное страхование и налог на доходы физических лиц.

Сумма начисленной за месяц заработной платы (по итогам месяца) принимается за основу расчета налогооблагаемой базы при расчете следующих налогов:

• — НДФЛ (налога на доходы физических лиц);
• — страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
• — взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Данные налоги исчисляются по итогам начисленной за весь месяц заработной платы, т.e. выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) налогами не облагается.

Данные о начислениях налогов и взносов фиксируются в регистрах специальной формы:

— по НДФЛ — форма 1- НДФЛ — «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» ;

По итогам отчетного периода сведения о начисленных налогах и взносах предоставляются в соответствующие органы.

По налогу на доходы физических лиц:

• — по итогам года в ФНС по месту регистрации организация предоставляет на каждого сотрудника форму 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица»
• — реестр сотрудников, на которых подаются справки.

По страховым взносам на обязательное пенсионное страхование:

• — по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по месту регистрации;
• — «Расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование» ;
• — по итогам года в ФНС по месту регистрации — «Декларацию по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование», один экземпляр данной декларации с отметкой налоговых органов до 1 июля, следующего за отчетным, года организация представляет в ПФ РФ;
• — по итогам года в отделение ПФ РФ по месту регистрации — сведения, необходимые для осуществления Персонифицированного учета.

По взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний:

— по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФСС по месту регистрации организация предоставляет вместе с формой 4-ФСС: «Отчет об использовании страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний». [23, с. 123].

Порядок отражения операций по начислению и уплате «зарплатных» налогов представлен в таблице 4.

Таблица 4. — Корреспонденция счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по начислению и уплате налогов.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном трудовом договоре.

По итогам каждого месяца производят начисление налога на доходы физических лиц и социальных взносов.

Сумма, выданная авансом не может быть больше тарифной ставки (оклада), исчисленной исходя из количества фактически отработанного рабочего времени. При выдаче аванса, размер заработной платы причитающейся к выдаче уменьшается на сумму аванса.

Денежные средства на выплату заработной платы должны быть сняты с расчетного счета в банке по денежному чеку, либо, если предусмотрено в расчете лимита кассы, на выплату заработной платы могут расходоваться денежные средства из выручки организации.

Выплата заработной платы оформляется на усмотрение организации Платежной ведомостью (унифицированная форма Т-53) или Расчетно-Платежной ведомостью (унифицированная форма Т-49). В ведомости сотрудники расписываются в получении денег.

Выплата заработной платы из кассы организации производится в соответствии с кассовой дисциплиной и порядком оформления кассовых операций.

Если сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование — сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.

Выплата заработной платы безналичным переводом осуществляется на основании письменного заявления сотрудника, с обязательным указанием банковских реквизитов.

Порядок отражения операций по выплате зарплаты на счетах бухгалтерского учета представлен в таблице 5. [27, с. 386].

Таблица 5. — Корреспонденция счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по выплате заработной платы.

Трудовой кодекс предусматривает следующие виды отпусков (глава 19 ТК РФ): ежегодный оплачиваемый отпуск; ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный); отпуск без сохранения заработной платы; отпуск по беременности и родам; отпуск по уходу за ребенком.

Порядок бухгалтерского учета отпускных зависит от закрепленного в учетной политике источника выплаты отпускных, т. е. наличия или отсутствия резерва на оплату отпусков.

Если резерв создается, то отпускные начисляют по мере необходимости за счет средств созданного резерва. Если создание резерва не предусмотрено, то суммы начисленных отпускных отражаются ежемесячно в составе затрат (за отработанные месяцы) либо в составе расходов будущих периодов (если часть месяца еще не отработана).

Суммы начисленных отпускных (кроме пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС) облагаются всеми налогами.

Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова из учебного заведения в соответствии с требованиями ТК РФ. [17, с. 425].

К наиболее распространенный пособиям, выплачиваемым за счет средств фонда социального страхования, относятся:

• 1. Пособия по временной нетрудоспособности (больничные)
• 2. Пособия гражданам, имеющим детей ;
• 3. Пособие по беременности и родам;
• 4. Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка;
• 5. Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

Пособия, выплачиваются сотрудникам за счет средств ФСС, но приравниваются к заработной плате, их начисление отражается записью по кредиту счета 70.