Учет прямых затрат на содержание и эксплуатацию автотранспорта Аренда машин

Автотранспорт ООО «Грузоперевозчик 18» является имуществом в аренде у физического лица.

Физические лица — которые не являются индивидуальными предпринимателями не являются плательщиками НДС, так же арендодатели обязаны ежегодно представлять в налоговый орган по месту жительства налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства, если такое арендовано без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. В бухгалтерском учете плата за аренду является расходом по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Начисление арендной платы производится ежемесячно (п. 18 ПБУ 10/99).

Операции, связанные с арендой, оформляются следующими проводками:

Дебет 20 Кредит 76 — начислена сумма арендной платы;

Дебет 76 Кредит 68 — при выплате дохода удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 51 — произведена выплата арендной платы (за минусом НДФЛ).

Горюче-смазочные материалы Приобретение ГСМ В настоящее время многие топливные компании осуществляют реализацию топлива с заправочных станций, как за наличный, так и безналичный расчет. Организации с большим парком автотранспортных средств выбирают последний вариант, так как при нем значительно упрощаются документооборот по приобретению ГСМ и расчеты с поставщиками.

ООО «Грузоперевозчик 18» работает с ООО «ЛУКОЙЛ-ПЕРМЬ» по безналичному расчету.

Для начала был заключен контракт на квартал, к нему прилагались карты, карты были поставлены на забаланс, далее карты были распределены по машинам. За каждой машиной закреплен один водитель. Водители по мере необходимости заправляли машины, вписывали собственноручно заправку в путевой лист и прикладывали чек с АЗС.

В ООО «Грузоперевозчик 18» используются лимитированные карты — на карту вносится определенное количество топлива, т.к. карта лимитированная — на день или месяц устанавливаются лимиты расхода. Лимит установленный механиком в ООО «Грузоперевозчик 18» для каждой грузовой машины составляет 150 литров дизельного топлива на день.

Для контроля за заправками, остатком средств на счете, изменениями лимитов карты выдается логин и пароль для личного кабинета. В нем сотрудник с правом доступа (в данном случае механик, главный бухгалтер, бухгалтер) может уменьшить или увеличить лимит топлива. Изменение лимитов распространяется на дальние поездки, в нашем случае на междугородние командировки.

В конце месяца ООО «ЛУКОЙЛ-ПЕРМЬ» высылает на электронную почту товарную накладную и протокол заправок с датами, маркой топлива, с количеством заправленного топлива и росписями водителей.

В учетной политике Общества прописано, что при приобретении топлива по безналичному расчету оприходование топлива в бухгалтерском учете отражается последней датой месяца на основании товарной накладной поставщика ООО «ЛУКОЙЛ-ПЕРМЬ» и протокола заправок, списание топлива осуществляется по итогам месяца на основании правильно заполненных путевых листов.

Если в течение месяца водители пересаживаются на другое транспортное средство Общества, составляется требование-накладная (тем самым передается ГСМ от одного материально-ответственного лица к другому).

Безналичная форма расчетов за топливо имеет ряд преимуществ по сравнению с покупкой ГСМ за наличные:

• 1) Общество не получает из банка денежные средства для работника и не оформляет кассовые документы на их получение и выдачу.
• 2) Безналичная форма расчетов позволяет Обществу контролировать использование средств на приобретение топлива.

Порядок расчетов по топливным картам с поставщиками ГСМ устанавливается в договоре. В договоре поставщик и покупатель определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно или за месяц, размер предоплаты за бензин, даты оплаты и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов и т. д.).

Топливная карта позволяет фиксировать только количество и вид приобретенного топлива. Его стоимость при этом на ней не фиксируется. В основном ООО «Лукойл-Пермь» предоставляют карты бесплатно. Поэтому нет смысла учитывать карты на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», ведь карта выдается водителям не на один раз, пользуются ею постоянно.

В целях контроля и сохранности выданных карт Общество выдает карты водителям под роспись в ведомости учета приема и выдачи топливных карт. В ведомости фиксируются реквизиты топливной карты, пин-код, который понадобиться при его утере, дата ее выдачи и возврата карты, ФИО водителя.

Если за карту взимается плата, то фактические затраты на ее приобретение включаются в стоимость приобретаемых материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 5/01). На практике многие предприятия учитывают такие затраты в составе прочих эксплуатационных расходов, применяя нормы п. п. 5, 7 ПБУ 10/99. Такой поход нарушает общую методологию оценки активов организации, основной принцип которой — достоверная оценка приобретаемого имущества (п. 1 ст. 11 Закона 129-ФЗ). Аналогичный порядок следует применять и при налогообложении прибыли. Так как в ст. 264 НК РФ в числе прочих такие затраты не поименованы, поэтому согласно ст. 254 НК РФ их нужно учитывать в составе материальных расходов.

В бухгалтерском учете для отражения операций по приобретению ГСМ по топливным картам нет смысла использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», поскольку ни деньги, ни денежные документы водителю не выдаются. Все расчеты по приобретению топлива учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а это сокращает и время и деньги.

Пример. ООО «Грузоперевозчик 18» заключило с топливной компанией соглашение о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты. Для этого предприятие перечислило на счет компании предоплату за ГСМ в размере 20 000 руб. и также приобрело топливные карты в количестве 10 шт., каждая стоимостью 500 руб. (в том числе НДС — 76 руб.). Общество на УСН. По акту топливной компании за месяц с АЗС отпущено:

• — 2 000 литров дизельного топлива стоимостью 33,50 руб. за литр;
• — 300 литров бензина марки Аи-95 стоимостью 33,05 руб. за литр.

Рассчитаем стоимость дизельного топлива и бензина, залитого в баки автотранспортных средств. Количество залитого дизельного топлива за месяц составило 2 000 литров, а его стоимость — 67 000 руб. Количество бензина за месяц составит 300 литров, а его стоимость — 9 915 руб. (2 000 литров х 33,50 руб./л. + 300 литров х 33,05 руб./л.). В бухгалтерском учете бухгалтерия ООО «Грузоперевозчик 18» сделает следующие проводки.

Безналичный расчет избавляет работника от обязанности составления авансового отчета, ему следует уделить внимание отчету о движении топлива (если в путевом листе недостаточно информации о приобретении и расходовании ГСМ). Такой отчет держателя топливной карты будет необходим при проведении сверки расчетов с топливной компанией по фактически отпущенному топливу.

В случае расхождений по вине поставщика необходимо уточнить сумму задолженности организации и отразить ее в учете (обязательство перед топливной компанией показывается исходя из количества топлива, залитого в бак, согласно отчету держателя карты). Если недостача топлива выявлена по вине водителя, то организация вправе взыскать сумму недостачи топлива с виновного лица. Трудовым кодексом установлена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).

Отчет держателя топливной карты и акт о фактическом отпущенном количестве топлива являются теми документами, на основании которых в учете отражается приобретение топлива. Однако, как правило, эти документы представляются только по окончании месяца, когда производится сверка расчетов и выставляется счет на предоплату ГСМ за следующий месяц. Иными словами, данные о ежедневном количестве и стоимости приобретенного топлива к бухгалтеру попадают только по окончании месяца. Возникает вопрос: правомерно ли в этом случае учесть в составе МПЗ все топливо единовременно на отчетную дату? По Закону № 129-ФЗ своевременная регистрация всех хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета — одно из основных требований Закона. Однако реализовать его можно на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Следуя положениям законодательства, можно сделать вывод, что отчет держателя топливной карты и акт об отпущенном количестве ГСМ являются теми оправдательными документами, которые должны содержать информацию о ежедневном движении топлива в количественном и стоимостном выражении. На основании таких сведений бухгалтер должен «восстановить» в учете движение ГСМ по датам в хронологическом порядке за весь прошедший месяц.

Учитывая трудоемкость такого подхода, многие предприятия, приобретающие ГСМ по топливным картам, на практике пренебрегают требованиями Закона № 129-ФЗ, приходуя и списывая топливо двумя операциями по окончании месяца. Особенно такой порядок удобен, когда путевой лист, на основании которого списывается ГСМ, оформляется не ежедневно, а раз в месяц. С учетом последних разъяснений финансового ведомства такой порядок применим, если он позволяет организовать учет отработанного времени водителей и расхода ГСМ (Письмо Минфина России от 16.03.2006 № 03−03−04/2/77).

Однако применим ли он для транспортных предприятий, в которых водители работают в условиях ненормированного рабочего дня и за неделю (смену) могут сменить не один автомобиль? Очевидно, что таким вариантом учета ГСМ могут воспользоваться только небольшие транспортные фирмы. Крупным автохозяйствам следует вести оперативный учет приобретения ГСМ на основании представляемых поставщиком топлива отчетов об отпуске топлива. Только в этом случае предприятие будет обладать всей необходимой информацией о движении топлива.

Независимо от порядка расчетов за топливо организация должна учитывать ГСМ по фактическим затратам на его приобретение (п. 5 ПБУ 5/01). В них включаются суммы, уплачиваемые поставщику ГСМ, а также иные расходы, связанные с его приобретением (например, плата за обслуживание топливной карты, информационное сопровождение). Для целей налогообложения порядок оценки материально-производственных запасов аналогичен вышеизложенным правилам бухгалтерского учета: стоимость ГСМ определяется исходя из цены его приобретения (п. 2 ст. 254 НК РФ). В соответствии с изменениями, внесенными Законом № 58-ФЗ, перечень затрат с 2005 г., которые можно учесть в стоимости ГСМ, является открытым. Иными словами, в стоимости топлива при налогообложении учитываются все затраты, связанные с его приобретением, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во избежание разногласий с налоговиками организации не стоит пренебрегать данными требованиями.

Списание ГСМ Пунктом 1 ст. 9 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Согласно п. 2 ст. 9 вышеуказанного Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. Так, согласно Письмам Минфина России от 01.08.2005 № 03−03−04/1/117 и ФНС России от 03.02.2005 № ИУ-09−22/257 расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевых листах фиксируются водитель управляющий автомобилем, показания спидометра, пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде автомобиля из гаража и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Для автотранспортных организаций формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.

Путевые листы, обязательные для применения автотранспортными организациями, действительны только на один день или на одну смену (см. Указания по применению и заполнению форм, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78), об этом подтверждает дата указанная в шапке путевого листа.

Документальное подтверждение затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Из п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете следует, что ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Вместе с тем поскольку гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ прямо не предусматривает нормирование расходов на горюче-смазочные материалы для целей налогообложения прибыли исходя из норм, утвержденных Минтрансом России, по нашему мнению, организации вправе использовать свои нормы, разработанные ими с учетом специфики своей деятельности исходя из соответствующей технической документации. Главное, чтобы эти нормы были экономически обоснованны.

Организации могут использовать Руководящий документ для целей контроля расхода топлива и его экономии. При принятии решения о применении для целей бухгалтерского учета и налогообложения указанных норм или норм, самостоятельно разработанных организацией на основе данного документа и с учетом технических характеристик и норм эксплуатируемого транспорта, это решение следует зафиксировать в учетной политике организации.

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы — т. е. путевые листы. На основании указанного в путевых листах фактического расхода горючего в бухгалтерском учете оформляется запись:

· Д-т сч. 20 (23, 26, 44) К-т сч. 10 субсчет 3 «Топливо» — списано фактически израсходованное горючее.

В случае если учетной политикой организации предусмотрено использование норм расхода топлива, сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (предыдущая проводка), а сверхнормативный расход топлива включается в состав внереализационных расходов:

· Д-т сч. 91 субсчет 2 «Прочие расходы» К-т сч. 10 субсчет 3 «Топливо» .

В налоговом учете стоимость израсходованных горюче-смазочных материалов учитывается в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 11.01.2006 № 03−03−04/2/1).

Расходы организации на ремонт основных средств вообще и автотранспорта, в частности, отражаются в бухгалтерском учете в зависимости от принятой организацией учетной политики. Возможны следующие варианты.

1. Затраты на ремонт непосредственно включаются в себестоимость продукции (работ, услуг):

Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 10, 60, 76, 70, 69 — списана сумма фактических расходов на ремонт.

2. Затраты на ремонт предварительно учитываются в составе расходов будущих периодов:

Д-т сч. 97 К-т сч. 10, 60, 76, 70, 69 — списана сумма фактических затрат на ремонт Д-т сч. 20, 23 К-т сч. 97 — списана часть расходов на ремонт, включаемая в себестоимость продукции (работ, услуг) в отчетном периоде.

3. Расходы на ремонт резервируются. При образовании резерва в затраты на производство (расходы на продажу) включается сумма отчислений, исчисленная исходя из годовой сметной стоимости ремонта:

Д-т сч. 20 (23, 44) К-т сч. 96 — начислены отчисления в резерв.

По мере выполнения ремонтных работ фактические затраты, связанные с их проведением, списываются следующим образом:

Д-т сч. 96 К-т сч. 10, 23, 60, 76, 70, 69 — отражена сумма фактических затрат на ремонт, списываемых за счет ранее созданного резерва.

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов (п. 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Порядок налогового учета расходов на ремонт основных средств установлен ст. 260 НК РФ. В соответствии с указанной статьей расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.

Для обеспечения в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта основных средств налогоплательщики вправе создавать резервы под предстоящие ремонты основных средств в соответствии с порядком, установленным ст. 324 НК РФ.

Амортизация автотранспорта ПБУ 6/01 «Учет основных средств» предоставляет организациям право выбора одного из четырех способов начисления амортизации в отношении каждой группы однородных объектов основных средств.

Пунктом 18 ПБУ 6/01 установлено, что начисление амортизации производится одним из следующих способов:

— линейный способ;

Выбранный налогоплательщиком метод начисления амортизации применяется в отношении объекта имущества, входящего в состав соответствующей амортизационной группы, и не может быть изменен в течение всего периода начисления амортизации по этому объекту.

Аренда гаража.

Организация может арендовать либо отдельно стоящее здание гаража, либо боксы в гаражах, которые принадлежат другим организациям.

Арендные отношения регулируются ГК РФ. Аренда зданий и сооружений рассматривается как отдельный вид договора аренды и регулируется параграфом 4 гл. 34 ГК РФ.

Рассмотрим особенности заключения договора аренды гаража как отдельно стоящего здания или отдельного помещения в здании.

По договору аренды здания арендодатель обязуется передать арендатору здание во временное владение и пользование или во временное пользование (п. 1 ст. 650 ГК РФ). Причем в договоре обязательно должен быть прописан размер арендной платы.

Пример 1. Водитель представил в бухгалтерию чеки, накладные и счета-фактуры на оплату ГСМ и запчастей для автомобиля, принадлежащего организации и используемого в процессе производства. Согласно этим документам на ГСМ израсходовано 11 092 руб., на запчасти — 16 048 руб., всего на сумму 27 140 руб., в том числе НДС — 4140 руб. Стоимость запчастей, использованных при ремонте, составила 12 000 руб. с НДС.

В бухгалтерском учете организации делаются проводки:

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — 27 140 руб. — оплачены подотчетным лицом ГСМ и запчасти;

Д 10 — К 60 — 23 000 руб. — отражена стоимость приобретенных ГСМ и запчастей;

Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — К 60 — 4140 руб. — учтена сумма НДС, предъявленная поставщиками;

Д 20 «Основное производство» — К 10 — 12 000 руб. — списана стоимость запчастей, использованных на ремонт;

Д 20 — К 10 — 9400 руб. — списана стоимость ГСМ;

Д 19 — К 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» — 4140 руб. — принят к вычету НДС.

Учет ремонта автотранспортных средств.

Восстановление свойств основных средств производится посредством ремонта (текущего, среднего, капитального), а также посредством реконструкции или модернизации.

В соответствии с действующим законодательством капитальным ремонтом автотранспортных средств считается такой вид ремонта, при котором производится разборка тех или иных агрегатов, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые, сборка, регулировка и испытание агрегатов.

Отметим, что при капитальном ремонте не происходит улучшения технических характеристик автомобиля.

Пример 3.

Организация имеет на своем балансе автомобиль. В ходе капитального ремонта автомобиля были израсходованы запасные части на сумму 94 400 руб. Ремонт производился хозяйственным способом. Заработная плата рабочих, производивших ремонт, налоги, связанные с зарплатой, и другие расходы составили 5000 руб.

В бухгалтерском учете операции, связанные с капитальным ремонтом автомобиля, отражены следующими записями:

Д-т 10 «Материалы» К-т 60 — 94 400 руб. — оприходованы новые запасные части к автомобилю;

Д-т 60 К-т 51 — 94 400 руб. — отражены суммы, уплаченные поставщику за новые запасные части;

Д-т 20, 69 К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — 5000 руб. — отражена зарплата и взносы в бюджет с начисленной заработной платы;.

Перечень прямых и косвенных расходов по статьям затрат, а также порядок их отнесения на себестоимость каждая организация определяет самостоятельно, исходя из особенностей организации производства.

Общехозяйственные расходы автотранспортного предприятия входят в себестоимость транспортных услуг и включают:

• — заработную плату административно-управленческого персонала, вспомогательных рабочих и ремонтных рабочих;
• — затраты на содержание производственных зданий и оборудования (амортизация, текущий ремонт);
• — стоимость электроэнергии, тепловой энергии, плату за воду;
• — налоги и сборы (на землю, на природопользование);
• — страховые платежи;
• — почтово-телеграфные и телефонные расходы;
• — канцелярские расходы, бланки;
• — затраты на рекламу;
• — стоимость инструмента и мелкого инвентаря;
• — расходы по сертификации и лицензированию;
• — расходы на охрану труда, спецодежду, технику безопасности, противопожарные мероприятия;