Автоматизация учета основных средств

В ОАО «Анапское ПАТП» для ведения и автоматизации бухгалтерского учета основных средств используется программа «Парус». Пользователями программы являются все работники бухгалтерии. В целом система «Парус» представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности ОАО «Анапское ПАТП» и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.

Система «Парус» построена по технологии «файл-сервер», при которой база данных хранится на сервере, а обработка информации происходит на рабочей станции. За счет использования архитектуры «файл-сервер» достигается:

• — снижение затрат на программное окружение по сравнению с архитектурой «клиент-сервер»;
• — меньшие требования к аппаратному окружению;
• — простота администрирования системы (не требуется наличие специализированного администратора);
• — возможность для квалифицированных пользователей напрямую работать с базой данных.

Для учета основных средств из общего набора модулей, представленных системой «Парус» ОАО «Анапское ПАТП» использует модуль «Бухгалтерия», который объединяет в себе возможности бухгалтерской и товарно-складской частей программы с использованием новых прогрессивных технологий.

В ОАО «Анапское ПАТП» используются основные возможности модуля «Бухгалтерия», такие как подготовка платежных банковских и кассовых документов, работа с авансовыми отчетами, учет операций по расчетному счету и прочим счетам, учет кассовых операций, учет взаимных расчетов с подотчетными лицами, с покупателями, поставщиками, учет расчетов по авансам выданным и полученным, ведение учета поступлений, перемещений выбытия основных средств, материалов, подготовка хозяйственных документов, получение оборотных ведомостей в разрезе счетов, материально — ответственных лиц и наименований материальных ценностей в количественном и денежном выражении, книга учета хозяйственных операций, ведомости аналитического учета, главная книга и оборотный баланс, баланс и все формы приложений к балансу, справки о наличии и движении денежных средств и материальных ценностей.

Для каждой единицы основных средств необходимо вести инвентарный учет, состоящий в следующем:

• — необходимо сохранять индивидуальные характеристики, такие как заводские номера и марки;
• — должна быть, предусмотрена возможность снабжения инвентарного объекта списком комплектующих, которые при определенных обстоятельствах могут оказаться самостоятельными материальными ценностями;
• — необходимо регулярно рассчитывать амортизацию и корректировать остаточную стоимость объекта.

Следует протоколировать историю внутренних перемещений, начисления амортизации и других операций с объектом.

При оформлении выбытия основных средств из эксплуатации необходимо учитывать их остаточную стоимость Все это обеспечивает раздел Системы «Инвентарная картотека». Запись из этого учетного регистра называют инвентарной карточкой.

Инвентарная карточка должна быть заведена на каждую единицу материальных ценностей, учитываемую по счету с типовой формой аналитического учета «Основные средства».

Для ввода объекта в эксплуатацию нужно выполнить действие «Ввод в эксплуатацию». Одним вызовом функции можно отработать несколько инвентарных объектов.

При вводе в эксплуатацию курсором выбирается карточка, выбирается пункт контекстного меню «операции над объектам» -> «ввод в эксплуатацию». На экране появляется форма для задания условий ввода объекта в эксплуатацию. В указанную форму вводятся данные даты ввода в эксплуатацию, источник поступления основного средства и данные причастных к операции документов. Установив флажок «Создавать хозяйственную операцию» это действие указывает системе на необходимость регистрации хозяйственной операции оприходования основного средства.

Почти все действия с основными средствами выполняются при работе со списком инвентарных карточек, доступные действия системы «Парус» приведены в таблице 7.

Таблица 7 — доступные действия системы «Парус» при учете основных средств в ОАО «Анапское ПАТП».

При завершении каждого календарного месяца надо рассчитывать сумму амортизации основных средств. Результаты расчета будут вписаны в инвентарные карточки, что приведет к изменению остаточной стоимости. Будет зарегистрирована соответствующая хозяйственная операция.

Начисление амортизации относится к групповым операциям, оно делается сразу для всех инвентарных объектов, удовлетворяющих условиям отбора. Для начисления амортизации Система открывает специальную ведомость, в которой представлены все объекты, имеющие остаточную стоимость.

Амортизацию начисляют в три этапа:

• 1. Для каждой карточки системе известна норма амортизации и дата последнего начисления. Следовательно, можно начислить амортизацию сразу для всех объектов, представленных в ведомости.
• 2. Отдельные объекты, представленные в ведомости, требуют индивидуального подхода. Таковы, например, транспортные средства и оборудование, амортизация которого зависит от произведенной с его помощью продукции. Для некоторых объектов может понадобиться задание коэффициента ускоренной амортизации или суммы дополнительного износа.
• 3. До сих пор суммы износа для каждого объекта оставались локализованными в ведомости. Остается перенести начисленные суммы в учетные регистры.

В инвентарных карточках будут изменены суммы износа и остаточной стоимости, вписан месяц последнего начисления. В журнале учета хозяйственных операций будет сделана запись на общую сумму износа. В истории операций каждой карточки, по которой начислен износ, появиться соответствующая запись. Кроме того, начисление износа Система запротоколирует еще в одном списке — «истории групповых операций», за одной записью которого кроется информация о начислении износа по всем объектам.

Для открытия ведомости начисления амортизации выбирается в контекстном меню инвентарной картотеки пункт «групповые операции» -> «расчет амортизационных начислений». После появления на экране формы для задания периода на конец, которого надо начислить амортизацию, задается период и точность округления начисляемых сумм -> «ОК». На экране появиться окно просмотра ведомости начисления амортизации.

Если параметр настройки модуля «Вид начисления износа» имеет значение «Амортизация», то для каждой инвентарной карточки можно выбрать один из пяти методов расчета амортизационных начислений. Для выбора метода совершается действие «Амортизация» -> «Тип списания».

Амортизация в программе «Парус» может начисляться как автоматически, так и индивидуально.

Для выполнения действий по выбытию единиц основных средств нужно выполнить действие, надо открыть меню инвентарной картотеки «Просмотреть» -> «Состав групповой карточки» -> «Список состава» выбирается нужная запись -> «Выбытие из состава группового объекта» далее Система предложит заполнить форму условий операции. Заполняется форма обстоятельствами выбытия единицы основных средств из состава группы. Это дата операции, данные документа — основания и примечание. Вся эта информация будет сохранена в историях операций карточек.

В программе «Парус» положительно отражена технология связанного документооборота, технология быстрого ввода документов и операций, ведение журнала действий пользователей, детальное распределение прав доступа к разделам и функциям. Возможность создания специализированных отчетов пользователем.