Документальное оформление и учет расчетов с поставщиками

Расчеты с поставщиками за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги учитывают на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет является пассивным и имеет кредитовое сальдо. На счете 60 учитывают, в частности, расчеты с поставщиками и подрядчиками за:

• — полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т. п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через банк;
• — товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (неотфактурованные поставки);
• — излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
• — полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Счет 60 кредитуется на стоимость фактически поступивших или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и работ в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов товарно-материальных ценностей или затрат. Независимо от оценки товарно-материальных ценностей, указанной на материальных счетах, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на сумму расчетных документов поставщиков (товарно-транспортных накладных, актов приемки выполненных работ, счетов-фактур, платежных требований и д.р.).

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счёту.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в карточке счета 60.

На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитывают также расчеты с подрядными организациями за выполненные ими работы и по другим платежам.

По дебету счета 60 учитывают уплаченные суммы в счет погашения задолженности поставщикам, внесенные организацией в соответствии с условиями договора, предварительные и другие платежи поставщикам.

Следует иметь в виду, что расчеты с поставщиками за выполненные услуги и работы отражают на счете 60 во всех случаях, даже если предъявленный счет оплачен одновременно с получением материальных ценностей или сумма перечислена предварительно.

Основными документами по расчетным взаимоотношениям с поставщиками являются договор, товарная накладная и товарно-транспортная накладная. Эти документы служат основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов (платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков).

Товарно-транспортную накладную (ТТН) выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности при доставке автотранспортным средством. В документе заполняют следующие реквизиты: наименование поставщика, адрес поставщика, станция отправления груза, станция назначения груза, дата отгрузки, способ отгрузки, цель приобретения и др.

В ТН И ТТН (также в этих документах указывается): наименование, количество, цена, сумма налога на добавленную стоимость, общую сумма, на которую отпущены товарно-материальные ценности.

В документах обязательно делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности, и доверенность для их отпуска.

Товарно-транспортные накладные поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, таксировки и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в них, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученного груза данным товарно-транспортных накладных составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику.

Товарно-транспортные накладные и счета-фактуры в книге покупок регистрируются в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров, работ и услуг. В случае использования их в непроизводственной сфере товара, по которому произведен зачет НДС, в книге покупок делается запись, корректирующая эту сумму НДС, т. е. уменьшается НДС, принимаемый к зачету.

Покупатель товаров, материальных ценностей, работ, услуг, согласно инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, может вести специальную книгу покупок, в которой регистрируются товарно-транспортные накладные и счета-фактуры, представляемые поставщиками после их оплаты. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету (возмещению) в соответствии с законом об НДС.

Книга покупок должна быть прошнурована, страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за ведением книги покупок осуществляет руководитель предприятия или уполномоченное им лицо (главный бухгалтер).

Книга покупок включает все реквизиты поступающих документов от поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам с разной ставкой налогообложения, отдельно показываются покупки не облагаемые НДС.

За каждый отчетный период (месяц) в книге покупок выводятся итоги, которые используются для составления расчета (декларации) по зачету НДС для государственной налоговой инстанции.

Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке материальных ценностей (или проверке счета) выявлены расхождения, соответствующую сумму списывают с кредита счета 60 и относят на дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчета 3 «Расчеты по претензиям» .

При наличии разногласий каждая сторона оставляет на своем балансе те суммы, которые вытекают из ее бухгалтерских записей и признаются ею правильными. Заинтересованная сторона немедленно передает разногласия на разрешение суда или арбитража.

Присужденные долги, по которым возвращены исполнительные документы на основании актов о несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, утвержденных народным судьей, списываются в убыток по дебету счета 91, а с него на счет 99 «Прибыли и убытки». Однако такие суммы следует учитывать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на случай, если изменится материальное положение ответчика, которому можно предъявить исполнительные документы. Для забалансового учета суммы долга установлен срок 5 лет с момента списания задолженности на убытки.

Для обращения в судебные органы о принудительном взыскании с организаций числящейся за ними задолженности установлены предельные сроки исковой давности. Отсчет срока исковой давности начинается с момента возникновения права на иск. Окончание срока исковой давности лишает возможности принудительно осуществить взыскание долга (за исключением случаев, когда суд или арбитраж признают, что срок исковой давности пропущен по уважительной причине).

Суммы невостребованной кредиторской задолженности по истечении сроков исковой давности в месячный срок подлежат отнесению на счет внереализационных доходов и расходов по кредиту счета 90.

По дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражаются суммы исполнения обязательств (оплата счетов), включая авансы и предварительную оплату. Данный счет корреспондирует со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

При оприходовании поступивших товаров на покупную их стоимость дебетуют счет 41 «Товары» с кредитованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Входной налог на добавленную стоимость, включенный в счет поставщика за поступившие товары, отражается в бухгалтерском учете следующим образом: дебет субсчета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

По дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают уплаченные им суммы с кредитованием счетов 51 «Расчетный счет» или 52 «Валютные счета» (по данным выписок банка и приложенных к ним расчетных и других документов). Сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» может быть дебетовым или кредитовым. Дебетовое сальдо показывает, что платежные требования оплачены, но товары не получены, т. е. находятся в пути. Кредитовое сальдо по этому счету свидетельствует, что товары от поставщиков получены, но не оплачены. Аналитический учет расчетов с поставщиками ведется по каждому платежному требованию линейным способом записи.

По кредиту счет 60 может корреспондировать со следующими синтетическими счетами:

Учет погашения и списания задолженности поставщикам и подрядчикам.

Построение аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должно обеспечить возможность получения необходимых данных о задолженности поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, а также поставщикам по просроченным оплатой векселям.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету (ТТН), а расчетов по плановым платежам — по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

• — поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• — поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам;
• — авансам выданным;
• — поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• — поставщикам по просроченным оплатой векселям;
• — поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Журнал-ордер № 6 — комбинированный регистр, аналитический учет материалов в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. Затем линейно-позиционным способом ведутся записи о каждом документе. Кроме справочных данных (номер счёта, регистрационный номер, наименование поставщика), записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога, на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе (ПРИЛОЖЕНИЯ).

В регистрах журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками учитываются в журнале-ордере № 6 и реестрах операций по расчетам с поставщиками. При наличии с поставщиками разовых операций записи делают непосредственно в журнал-ордер № 6, если же с поставщиками в течение месяца ведутся систематические расчеты по многим операциям, то их предварительно накапливают в реестрах.

Журнал-ордер № 6по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открывают на месяц (можно открывать на квартал, полугодие или год с использованием вкладных листов). Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер.

На основании поступающих первичных документов поставщиков (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов) в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, (задолженности по счету 60), ее оплаты и др. В конце месяца итоговые обороты в разрезе корреспондирующих счетов по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку.

Реестр может применяться также при расчетах в порядке плановых платежей. В этих случаях над таблицей записывают сумму задолженности на начало отчетного периода и наименование поставщика, а по строкам производят записи сумм по плановым платежам и по оприходованию поступивших материальных ценностей. Реестр в этом случае открывают на квартал, полугодие или год с переносом в журнал-ордер за каждый месяц оборотов по плановым платежам (дебет счета 60) и оприходование материальных ценностей (кредит счета 60 и дебет корреспондирующих счетов).

Причитающиеся поставщикам суммы отражают в журнале-ордере № 6 в корреспонденции с дебетом счетов, на которые должны быть отнесены соответствующие материальные ценности или затраты. Суммы оплаты и списаний на соответствующие счета отражают в специальном разделе журнала-ордера «Отметки об оплате, списании». При этом указывают дату оплаты, номер документа и кредитуемый счет.

В конце месяца в журнале-ордере выводят остатки по каждому объекту аналитического учета: по дебету — суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту — суммы, причитающиеся к оплате поставщикам. По каждому корреспондирующему счету подсчитывают итоги и сверяют их с соответствующими данными в других учетных регистрах. Кроме того, по истечении каждого месяца выводят обобщенные сводно-контрольные данные о состоянии расчетов с поставщиками на отдельной странице журнала-ордера. Эти данные необходимы для расшифровки состояния расчетов с поставщиками в бухгалтерском балансе.