Описание и анализ бизнес-процессов ООО «Сафныр ДК»

Под бизнес-процессом имеется в виду набор нескольких видов деятельности, где на старте используется один или несколько видов ресурсов, а на финише генерируется продукт, представляющий значение для потребителя. Применение в организации системы бизнес-процессов и менеджмента процессов, говорит о процессном подходе. Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое поддерживается на стыке отдельно взятых процессов [1].

Перед разработкой информационной системы, надо провести анализ бизнес-процессов. Это требование подчеркивается всеми экспертами в области процессного управления и имеет ясные первопричины — информационные системы опираются на бизнес-процессы фирмы.

Проблема улучшения бизнес-процессов торговых фирм вызвана сильной динамичностью процессов в рыночной экономике. Постоянные и достаточно весомые перемены в технологиях, рынках сбыта и нуждах покупателей стали повсеместным явлением, и торговые фирмы, преследуя цель поддержать свою конкурентоспособность, должны постоянно перестраивать стратегию и тактику.

Особенность бизнес-процессов торговой компании задается функциями, которые отличаются у фирм оптовой и розничной торговли. Предприятия, специализирующиеся на оптовой торговле, имеют во много раз меньше клиентов, нежели фирмы розничной торговли, но на каждого клиента приходится большая доля прибыли.

Сначала, разберем верхнеуровневые процессы. Бизнес-процессы верхнего уровня направлены на реализацию стратегических целей компании и являются весомыми для нее. Такие процессы важны для наиболее полного описания деятельности организации [2].

Первая группа бизнес-процессов — процессы развития (рисунок 2). Главная их задача состоит в получении выгоды в долгосрочной перспективе и установление стратегического превосходства компании.

Рисунок 2 — Процессы развития Вторая группа бизнес-процессов — процессы управления (рисунок 3). Процессы управления считаются обеспечивающими. Другими словами, они не видны со стороны, хотя необходимы для менеджмента фирмы, так как дают возможность руководить фирмой, поддерживая ее жизнеспособность, и продвижение [2].

К данной категории относятся бизнес-процессы:

процессы, которые позволяют компании конкурировать, выживать и регулируют ее текущую деятельность;

процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Рисунок 3 — Процессы управления Третья группа бизнес-процессов — основные (рисунок 4). Они описывают ключевую деятельность предприятия и обеспечивают основную прибыль [2].

Рисунок 4 — Основные процессы Четвертая группа бизнес-процессов — вспомогательные (рисунок 5). Данные процессы не создают добавленной стоимости товара. Их цель состоит в снабжении ресурсами всей работы организации и обеспечении функционирования основных бизнес-процессов [2].

Рисунок 5 — Вспомогательные процессы Произведем декомпозицию некоторых бизнес процессов, относящихся непосредственно к работе с клиентами и с товаром.

Первым бизнес процессом будет поиск клиентов (рисунок 6).

Рисунок 6 — Поиск клиентов Этот процесс предполагает поиск новых покупателей, отправку каталогов продукции возможным покупателям, также работу с текущими покупателями.

На первом шаге «Поиск клиентов» выполняется оценка маркетинговых исследований и текущих клиентов для дальнейшего поиска покупателей. Организуются выставки для привлечения клиентов. Итоги поиска заносятся в «Список потенциальных клиентов» для последующей рассылки им каталогов и информационных материалов о фирме.

Последующим шагом является «Рассылка каталогов», в этом процессе выполняется рассылка каталогов и информационных материалов о фирме. Информацию о возможных покупателях берем из итогов поиска. За этот процесс несет ответственность специалист отдела продаж.

Затем, если клиент не заинтересован в нашей продукции, мы возвращаемся к поискам. В случае если клиент заинтересован, то мы заключаем договор и заносим его в список клиентов. За подписание договоров несет ответственность специалист отдела продаж.

Разберем более детально процесс заключения договора (рисунок 7).

Рисунок 7 — Заключение договора Перед заключением договора одной из сторон направляется оферта. Если предложение заключить договор было принято, то противоположной стороне направляется акцепта. Когда акцепта получена лицом, направившим оферту, происходит факт заключения договора.

На практике заключение договора часто соответствует схеме, описанной ниже.

Поставщик — юридическое лицо, имеющий намерение заключить договор с покупателем — юридическим лицом, составляет в письменном виде проект договора поставки в двух экземплярах, под одним из которых ставит свою подпись и печать, и направляет оба экземпляра покупателю с сопроводительным письмом договора. Очевидно, что предложение заключить договор (оферта) одной стороной другой стороне сделано.

Получив документы для заключения договора, изучив их условия и согласившись с ними, покупатель подписывает оба экземпляра договора, скрепляет их печатью, т. е. принимает предложение о заключении договора (акцептует его), и один экземпляр договора отправляет поставщику.

Тот момент, когда поставщик получит от покупателя подписанный экземпляр договора, и будет, согласно закону, моментом заключения договора.

Первым шагом является создание договора. В данном процессе сотрудник отдела продаж составляет договор с потенциальным клиентом.

Далее договор отправляется клиенту на подписание.

Если клиентом обнаружены какие-то недочёты или пожелания, документ отправляется на корректировку. Операция может продолжаться до полного согласия между нами и клиентом.

Следующим бизнес-процессом является обработка заказа (рисунок 8).

Рисунок 8 — Обработка заказа В первую очередь при поступлении неподтверждённого заказа, кладовщик проверяет товар на наличие его на складе.

Если отсутствует какое-либо наименование, специалистом отдела закупок осуществляет покупка недостающего товара у поставщика.

В заключении, товар собирается на складе.

По итогам исследования бизнес-процессов компании, можно сделать вывод, что существующие процессы требуют улучшения и автоматизации.