Принципы документооборота. 
Документооборот. 
Документопотоки. 
Регистрация документов

Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документальной информации. В то же время это отражение определенной организационной структуры аппарата. Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Однако в организации документооборота многих учреждений имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в учреждении продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, ряд операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения.

Организация рационального движения документов в учреждении в процессе их подготовки и исполнения — одна из важнейших составляющих документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Именно это позволяет обеспечить оперативное перемещение документов (в ходе которого производятся операции по их приему, рассмотрению, подготовке, отправке и т. д.) по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Для рациональной организации документооборота следует руководствоваться рядом принципов:

• — прямоточность;
• — непрерывность;
• — ритмичность;
• — параллельность;
• — пропорциональность;
• — самостоятельность и ответственность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений.

Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Например, неудобно, если руководство учреждения размещается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руководством интенсивным обменом документов, — в противоположном (канцелярия обычно располагается в середине линейной структуры). Соблюдению принципа прямоточности способствует в т. ч. такое расположение рабочих мест, когда стол сотрудника, осуществляющего предварительное рассмотрение и распределение документов, находится рядом со столом сотрудника, регистрирующего документы.

Работа аппарата управления, как правило, сопровождается сложным потоком документов. Пропускная способность всей цепи определяется пропускной способностью слабейшего звена (инстанции), причем оно может оказаться на любом уровне иерархической системы независимо от назначения инстанции и операций, выполняемых на этом участке работы. Например, задержка потока документов может быть в том случае, если перегружены работой исполнители, машинописное бюро и др. Для укрепления слабейшего звена необходимо предусмотреть один из вариантов его разгрузки: ответвление потока документов от основной цепи, введение дублеров, механизация производимых работ.

Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Данный принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание возникновения таких ситуаций рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип непрерывности предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.

Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Особенность этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение данного требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены.

Одно из общих требований в организации документооборота — экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях — направлении, распределении, согласовании, подписании и др. — необходимо строго руководствоваться функциями организации и ее подразделений, компетенцией работников. Выполнение указанного правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей учреждений от решения второстепенных вопросов.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами так же, как их невыполнение, приводит к созданию излишних документов, прохождению дополнительных инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утверждениям и другим действиям, влияющим на увеличение документооборота.

Значительное воздействие на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов помимо чисто делопроизводственных причин препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.