Организация бухгалтерского учета движения денежных средств в кассе предприятия и на расчетном счете

Ведение кассовых операций в СПК «Памяти Островского» возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе организации хранятся небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплата мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Лимит остатка средств в кассе составляет 60 000 руб. Лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться в течение года, а также по условиям договора банковского счета. Превышение установленного лимита в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации. Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет.

Помещение кассы в хозяйстве СПК «Памяти Островского» изолировано, двери в кассу во время совершения операций часто открыты, посторонние лица в кассу допускаются. Все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у руководителя организации.

В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяет банк.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Наличные деньги поступают в кассу предприятия и расходуются по целевому назначению в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Положением по ведению кассовых операций запрещено хранить денежные средства и иные ценности, не принадлежащие СПК «Памяти Островского» в кассе, это положение соблюдается.

Для получения денег с расчетного счета учреждение банка выдает предприятию на основе специального заявления чековую книжку, в которой все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждение банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т. д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают на кассира, не допускается выдавать чеки на предъявителя.

Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (ф.№КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. (Приложение 1). Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (ф. №КО-2). (Приложение 2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир не всегда требует от получателя предъявление паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. В большей части расходных кассовых ордеров не заполняется реквизит «Наименование документа, удостоверяющего личность получателя денег». Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все кассовые документы заполняют пастой четко, ясно, без помарок и исправлений. Исправления в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

Все приходные и расходные кассовые ордера до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. №КО-3). Ордера регистрируют в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп: «Получено» на приходных документах и «Оплачено» — на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).

Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Против фамилии лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают подпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, остающейся неполученной и подлежащей депонированию. Ведомость подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу типовой формы (Приложение 4), которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Контроль за правильным ведением кассовой книге возлагается на главного бухгалтера организации.

Для учета кассовых операций предприятие согласно Плана счетов использует активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1 АПК. Дебетовые обороты по этому документу отражают поступление денежных средств, а по кредитовым оборотам можно узнать, сколько денежных средств было израсходовано. Сумма дебетовых оборотов по всем корреспондирующим счетам должна быть равна кредитовому обороту по счету 50 «Касса».

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 — АПК являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в этих регистрах производят итогами за месяц.

Записи в журнале-ордере № 1 делают неаккуратно.

Затем данные из журнала-ордера за месяц переносят в главную книгу.

Из журнала-ордера № 1 в главную книгу переносятся кредитовые обороты, и на основании этого рассчитываются дебетовые остатки.

В конце года на основании заключительных записей по счету 50 «Касса» заполняют бухгалтерский баланс. (Приложение).

Движение наличных денежных средств предприятия отражается бухгалтерскими проводками, представленными в следующей таблице.

Таблица 12 — Хозяйственные операции по движению денежных средств в кассе СПК «Памяти Островского» за декабрь 2008 года

Для контроля за сохранностью и движением денежных средств необходимо периодически проводить инвентаризацию денежной наличности в кассе.

В СПК «Памяти Островского» района ревизии проводят редко, примерно один раз в полгода. Для проведения ревизии руководитель хозяйства назначает комиссию в основном из работников бухгалтерии. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Полностью проверяются наличные деньги, бланки строгой отчетности.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они являются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (ф№ ИНВЛ5).

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации. В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с кассира.

В процессе хозяйственной деятельности организации особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью её активов.

Денежные счета в валюте Российской Федерации — рублях — хранятся на расчетных счетах, открываемых в учреждениях банков. При этом хозяйство самостоятельно выбирает обслуживающий банк.

СПК «Памяти Островского» хранит свободные денежные средства на расчетном счете в банке.

На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию, за выполненные работы и услуги на сторону, свободные денежные средства из кассы, прочие поступления по основной деятельности.

Деньги на расчетный счет зачисляют согласно банковским правилам на основании типовых денежных и расчетных документов. Наличные деньги из кассы хозяйство вносит на расчетный счет на основании объявления на взнос наличных денег. При этом банк выдает квитанцию о приеме денег.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные от других организаций и предприятий товарно-материальные ценности и оказанные услуги, выдача наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды, по обязательствам перед государственным бюджетом, на погашение задолженности по банковским кредитам, прочие, связанные с хозяйственной деятельностью. Все платежи с расчетного счета банк производит по мере поступления документов для оплаты. Но если на счете недостаточно средств для оплаты всех документов, то соблюдается очередность в соответствии с хронологической последовательностью поступления документов к оплате.

Платежи с расчетного счета производятся на основании распорядительных документов и по платежным документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и др. По денежному чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги. По платежному поручению (Приложение 10) банк производит безналичное перечисление средств на счет другой организации.

В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств и вид платежа. Все распорядительные документы выписывает хозяйство и предъявляет их в учреждение банка. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.

Самостоятельно банк снимает со счета предприятия денежные средства и перечисляет их организациям-получателям на основании платежных требований, выставленных организацией-получателем на данное хозяйство. В этих случаях от предприятия особых распорядительных документов не требуется. Следует лишь подтвердить банку необходимость оплаты данного документа.

В бухгалтерию СПК «Памяти Островского» периодически поступают из банка выписки с расчетного счета (Приложение 11). В выписках указывают все суммы поступлений и платежей. К выписке прилагаются соответствующие документы, на основании которых были произведены записи. Практически выписки представляют собой вторые экземпляры соответствующего лицевого счета хозяйства, ведущегося в банке. В выписках текст закодирован, поскольку в банке лицевые счета клиентов обрабатываются на вычислительных машинах.

Синтетический учет операций на расчетном счете предприятия СПК «Памяти Островского» ведет, в соответствии с планом счетов, на активном счете 51 «Расчетный счет».

Дебет счета 51 «Расчетный счет» отражает остаток денежных средств на начало месяца и поступление средств в течение месяца, а по кредиту — расходование денежных средств с расчетного счета.

Хозяйственные операции по движению денежных средств на расчетном счете предприятия представлены в следующей таблице.

Таблица — Хозяйственные операции по движению денежных средств на расчетном в СПК «Памяти Островского» за декабрь 2008 года.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражаются операции по расчетному счету, является журнал-ордер № 2-АПК. Он служит для отражения кредитовых оборотов по счету 51 «Расчетный счет» в разрезе корреспондирующих счетов. В конце журнала-ордера № 2 -АПК в специальном разделе отражаются дебетовые обороты счета 51.

Записи в журнале-ордере № 2 -АПК делают по корреспондирующим счетам на основании выписок банка с приложенными документами за каждый день.

На основании журнала-ордера № 2 -АПК заполняют главную книгу по счету 51, а затем бухгалтерский баланс.